Xây dựng các bảng Excel Pivot để dự báo doanh số bán hàng - những con báo

Giả sử rằng bạn có một đường cơ sở dữ liệu bán hàng và đã sẵn sàng để tạo một bảng xoay Excel và nhóm các trường ngày để dự đoán doanh số của bạn. Bây giờ thì sao?

Giả sử bảng của bạn giống như hình dưới đây.

Bảng cho thấy doanh số bán hàng theo ngày và nhân viên bán hàng.

Vấn đề là bạn không cần phải dự báo doanh số bán hàng bởi đại diện bán hàng. Và bạn không cần phải dự báo doanh thu theo ngày. Trong trường hợp này, toàn bộ ý tưởng là dự báo doanh thu theo tháng. Công ty không thể quan tâm đến người bán hàng, hoặc vào ngày nào. Họ không muốn biết George Smith đã bán bao nhiêu vào ngày 24 tháng 2. Họ muốn bạn cho họ biết số lượng nhân viên bán hàng của bạn sẽ bán vào tháng 1 năm 2017. Vì vậy, bạn không cần dữ liệu bán hàng hàng ngày và bạn không cần dữ liệu nhân viên bán hàng.

Bạn cần biết tổng số hàng tháng. Với thông tin đó, bạn có thể tạo ra một dự báo hợp lý và đáng tin cậy. Bạn sẽ nhận được tổng số hàng tháng, nhưng trước tiên bạn cần phải xây dựng bảng pivot.

1. Nhấp vào một trong các ô trong bảng của bạn.

   Khi Excel tạo bảng pivot, nó cần biết vị trí tìm bảng có chứa dữ liệu thô. Nếu bạn bắt đầu bằng cách chọn một ô trong bảng đó, Excel sẽ định vị các ranh giới của nó cho bạn.

2. Đi tới tab Chèn của Ribbon và nhấp vào biểu tượng Pivot Table trong nhóm Tables.

   Hộp thoại xuất hiện ở đây xuất hiện.

   

   Đây là nơi bạn cho Excel biết cách tìm dữ liệu cơ bản. Trong trường hợp này, dữ liệu của bạn đã có trên bảng tính, dưới dạng một bảng Excel.
3. Chọn nút tùy chọn Biểu mẫu Hiện tại nếu bạn muốn bảng xoay xuất hiện trên cùng bảng tính với bảng.

   Đặc biệt trong quá trình phát triển ban đầu, rất hữu ích để giữ nguyên dữ liệu và bảng pivot trên cùng một bảng tính.

4. Nhấp vào hộp soạn thảo Tham chiếu Địa điểm và sau đó nhấp vào một ô của bảng tính ở bên phải hoặc bên dưới bảng. Nhấp OK. Bảng tính của bạn sẽ giống với bảng dưới đây.

   

   Kết thúc xác định bảng pivot với ô PivotTable Fields.

   Khi Excel tạo bảng pivot, nó sẽ xây dựng nó ở bên phải và xuống từ ô mà bạn chọn. Nếu bạn khởi động bảng xoay ở bên trái hoặc phía trên danh sách, Excel sẽ hỏi bạn có thực sự muốn ghi đè các ô đó hay không.

5. Nhấp và kéo trường Bán hàng từ phần Trường đến hàng Rows.

   Tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang chạy, Excel có thể thêm một tháng trường cùng với Ngày bán hàng cho các hàng. Nếu có, bạn sẽ thấy tháng bán hàng trên bảng tính làm trường hàng của bảng xoay mới.

6. Nhấp và kéo trường Doanh thu bán hàng từ phần Trường đến khu vực Giá trị Σ.

Giờ đây, bạn có một bảng tổng kết doanh thu bán hàng theo ngày bán hàng. Nó trông giống như bảng xoay được hiển thị ở đây.

Bạn có thể hiển thị từng ngày bằng cách nhấp vào hộp mở rộng bên cạnh bất kỳ tên tháng nào.

Excel có thể tự động đặt Month vào các hàng của bảng trụ. Nếu bạn không muốn nó ở đó, chỉ cần nhấp vào Tháng trong ô Khối PivotTable Fields và kéo Month trở lại phần Fields.

Trong thời gian chờ đợi, tốt nhất bạn nên định dạng trường Giá trị đúng. Ở đây, sử dụng định dạng Tiền tệ. Dưới đây là các bước:

1. Với bảng PivotTable Fields có thể nhìn thấy được, nhấp chuột vào mũi tên thả xuống bên cạnh Sum of Revenue Revenue trong khu vực giá trị Σ.
2. Chọn Cài đặt Trường Giá trị từ trình đơn phím tắt.
3. Nhấp vào nút Định dạng Số.
4. Chọn định dạng tiền tệ.
5. Điều chỉnh số vị trí thập phân.
6. Nhấn OK để trở về hộp thoại Value Field Settings, và nhấn OK lần nữa để trở lại trang tính.

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2016 cung cấp tự động phân nhóm thời gian, bảng xoay vòng sẽ xuất hiện như được hiển thị ở đây. Nếu không, các hàng sẽ phản ánh các khoảng thời gian được sử dụng trong nguồn dữ liệu của bảng trụ. Ví dụ: nếu bạn vẫn thấy các ngày riêng lẻ, thay vì hàng tháng, hãy tham khảo phần tiếp theo để biết thông tin về sắp xếp các ngày riêng lẻ thành các khoảng thời gian dài hơn.

Trường Thu Doanh thu bây giờ được định dạng là Đơn vị tiền tệ.