Truy cập vào 2013 Tất cả trong một dành cho người mới bắt đầu Cheat Sheet - những con voi

Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Truy cập 2013 giúp quản lý dữ liệu dễ dàng, một giao diện trực quan với sức mạnh của một cơ sở dữ liệu quan hệ. Khám phá cách sắp xếp dữ liệu vào các bảng biểu, mẫu thiết kế và báo cáo để chỉnh sửa và trình bày thông tin và tạo các truy vấn để lựa chọn và kết hợp thông tin. Các bước tiếp theo là viết macro và Visual Basic cho các ứng dụng (VBA) script để làm cho cơ sở dữ liệu của bạn thông minh và sử dụng SharePoint để xuất bản dữ liệu lên web.

Xác định dữ liệu của bạn.

Tạo một danh sách các trường có thể (các thông tin), bao gồm văn bản, số, ngày tháng, đúng / sai và các loại dữ liệu khác.

1. Loại bỏ các trường thừa.

   Không lưu trữ cùng một thông tin ở nhiều nơi. Nếu bạn có thể tính toán một lĩnh vực từ một lĩnh vực khác, lưu trữ chỉ có một. (Lưu trữ ngày sinh hoặc tuổi tác, nhưng không phải cả hai, ví dụ.)

2. Tổ chức các trường vào các bảng.

3. Nhóm các trường của bạn theo những gì họ mô tả để mỗi nhóm trở thành một bảng. Một cơ sở dữ liệu nhập lệnh cho một cửa hàng có thể có một bảng cho khách hàng, một cho các sản phẩm và một cho các đơn hàng.

   Thêm bảng mã và chữ viết tắt.

   Kế hoạch bao gồm bảng tên tiểu bang và mã hai chữ, và một bảng các mã hoặc chữ viết tắt khác mà bạn định sử dụng trong cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng các bảng này để tạo ra các trình đơn thả xuống của các giá trị bạn có thể chọn khi nhập các bản ghi.

4. Chọn một khóa chính cho mỗi bảng.

   Khóa chính là trường chỉ định duy nhất cho từng bản ghi trong bảng. Bạn có thể cho phép Access chỉ định một số ID duy nhất cho mỗi bản ghi bằng cách sử dụng một trường AutoNumber.

5. Liên kết các bảng.

   Xem bảng nào chứa các trường khớp với các trường trong các bảng khác. Trong cơ sở dữ liệu nhập đơn đặt hàng, bảng Orders phải chứa một trường xác định khách hàng đã đặt lệnh - một trường phù hợp với trường khoá chính trong bảng Customers. Hầu hết các mối quan hệ là

6. từ một đến nhiều, , trong đó một bản ghi trong một bảng có thể khớp nhiều bản ghi (hoặc không) trong một bảng khác. Các mẹo chọn các loại trường trong truy cập 2013 Khi bạn thiết kế một cơ sở dữ liệu trong Access 2013, bạn quyết định loại trường nào sẽ là. Access cung cấp 12 loại trường cho bạn lựa chọn. Chọn loại trường mô tả tốt nhất dữ liệu bạn muốn lưu trữ trong trường và làm việc cho loại phân tích mà bạn cần sử dụng trường. Dưới đây là những lời khuyên về khi nào sử dụng kiểu trường đó.

Loại trường

Điều gì giữ

Văn bản Ngắn	Văn bản có độ dài tối đa 255 ký tự (bao gồm dấu cách và
dấu chấm câu). Sử dụng trường Văn bản, chứ không phải trường Số, cho mã số ngay cả	nếu chúng trông giống như số, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip và mã bưu điện khác. Long Text Văn bản lên đến 65, 536 ký tự. Một trường Long Text có thể chứa
Rich Text (văn bản định dạng), và bạn có thể đặt nó là Append Only để	để nó có thể tích lũy các ghi chú văn bản mà không cho phép người dùng xóa những gì đã có. Số Chỉ có số. Bạn có thể sử dụng + hoặc - trước số, như là
cũng như một điểm thập phân. Nếu bạn định làm toán bằng một trường, hãy sử dụng trường	Số hoặc Tiền tệ. Tiền tệ Số có ký hiệu tiền tệ ở phía trước họ ($, & yen; và như vậy
ngày).	AutoNumber Số duy nhất cho mỗi bản ghi và được chỉ định bởi Truy cập khi bạn thêm
hồ sơ, bắt đầu từ 1. Sử dụng trường AutoNumber làm trường chính 999 cho hầu hết các bảng.	Ngày / Giờ Ngày, giờ, hoặc cả hai. Liên kết
Chuỗi văn bản được định dạng dưới dạng một siêu liên kết. (Nếu bạn nhấp vào liên kết,	nó sẽ đưa bạn đến trang.) Loại trường này đặc biệt hữu ích nếu
thông tin liên quan có sẵn trên web.	Có / Không Có hoặc không (một điều kiện đặc biệt là, hoặc không có trong có hiệu lực) - hoặc các bộ từ hai từ khác, chẳng hạn như Đúng / Sai, Bật / Tắt,
và Nam / Nữ. Sử dụng trường Có / Không nếu bạn muốn hiển thị trường	làm hộp kiểm trên các biểu mẫu. Tệp đính kèm Lưu trữ một hoặc nhiều tệp tin - hình ảnh, âm thanh, tài liệu Word , thậm chí video - trong một trường đính kèm.
Tính toán	Dữ liệu được tạo bằng công thức. Sử dụng trường Tính toán khi một giá trị được tính sẽ được sử dụng trong nhiều truy vấn, biểu mẫu và báo cáo
.	Phím tắt bàn phím tiện dụng Access 2013 Một số người thích sử dụng bàn phím hơn con chuột, và Access 2013 có nhiều phím tắt cho những người đó. Các phím tắt sau đây đặc biệt hữu ích trong Access 2013. Một số phím bấm hoạt động ở bất cứ đâu trong Access 2013; những người khác chỉ làm việc trong các quan điểm cụ thể, như đã nêu. Kết hợp phím

Hành động

F1

Hiển thị cửa sổ Trợ giúp	Ctrl + F1
Ẩn hoặc hiện Ribbon	F5
Đi tới bản ghi với số bản ghi bạn gõ	F6
Chuyển trọng tâm sang một vùng khác của cửa sổ	F7
Kiểm tra chính tả trong đối tượng đã chọn	F11
Ẩn hoặc hiển thị ô Điều hướng	Del > Xóa đối tượng đã chọn
Alt + Enter	Trong khung nhìn Design, hiển thị các thuộc tính của đối tượng
	Ctrl + C
Sao chép văn bản hoặc đối tượng được chọn vào khay nhớ	+ F Tìm văn bản (với tùy chọn để thay thế) trong bảng mở, truy vấn
, hoặc tạo mẫu	Ctrl + N
Khởi động cơ sở dữ liệu mới	Ctrl + O Mở
Ctrl + P	Lưu các đối tượng đã chọn
Ctrl + V	Dán nội dung của clipboard vào cửa sổ đang hoạt động
Ctrl + Ctrl + X	Xoá văn bản hoặc đối tượng đã chọn và lưu nó vào
clipboard	Ctrl + Z
Hủy tác vụ cuối cùng có thể hoàn tác (l-thời gian	yêu thích!)
Ctrl +;	Các loại ngày hôm nay Ctrl + "
Duplicates entry từ cùng một trường trong	record trước
Esc	Hủy bỏ những gì bạn gõ.
Bí mật truy cập 2013 Thiết kế cơ sở dữ liệu	Dưới đây là năm bộ lệnh thiết kế cơ sở dữ liệu, cho dù bạn sử dụng Access 2013 hoặc một chương trình cơ sở dữ liệu khác. Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt giúp duy trì dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Lưu trữ thông tin ở đâu, chứ không phải nơi xuất hiện.
Nơi bạn lưu trữ thông tin không liên quan đến nơi nó xuất hiện. Trong bảng tính, bạn nhập thông tin vào nơi bạn muốn nó xuất hiện khi bạn in bảng tính, nhưng cơ sở dữ liệu hoạt động khác. Trong cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ thông tin trong các bảng dựa trên cấu trúc của thông tin. Một mẩu thông tin có thể xuất hiện trong rất nhiều báo cáo, nhưng bạn lưu trữ nó chỉ trong một trường trong một bảng.	Lưu trữ thông tin như nó thực sự tồn tại, không phải như bạn muốn nó xuất hiện trong một báo cáo cụ thể.

Quy tắc này là kết quả của quy tắc đầu tiên. Nếu bạn muốn sách xuất hiện ở tất cả các chữ hoa (vốn) trong đơn đặt hàng của bạn, Access có thể sử dụng các tiêu đề cho bạn. Lưu trữ các tiêu đề sách với cách viết hoa chính xác để bạn không bị mắc kẹt với việc có tất cả các chữ trên mỗi báo cáo. Truy cập có nhiều chức năng được tích hợp sẵn có thể điều chỉnh cách văn bản, số và ngày được định dạng.

Tránh rác thải, rác thải (GIGO).

• Nếu bạn không bận tâm để tạo ra một thiết kế tốt, hợp lý cho cơ sở dữ liệu của bạn - và nếu bạn không cẩn thận để nhập chính xác, dữ liệu sạch - cơ sở dữ liệu của bạn sẽ kết thúc đầy rác. Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt dễ duy trì hơn so với thiết kế đã được thiết kế tồi bởi vì mỗi phần thông tin chỉ được lưu trữ một lần trong một trường có tên rõ ràng trong một bảng được đặt tên rõ ràng, với các quy tắc xác nhận phù hợp tại chỗ. Vâng, có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng việc dọn dẹp cơ sở dữ liệu của 10 000 bản ghi không chính xác là (tha thứ cho việc nói) thậm chí làm việc nhiều hơn. Phân tách dữ liệu của bạn khỏi các chương trình của bạn.

• Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu để chia sẻ với hoặc phân phối cho người khác, lưu trữ tất cả các bảng trong một cơ sở dữ liệu (phía sau) và tất cả các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu khác (phía trước). Sau đó, bạn có thể liên kết hai cơ sở dữ liệu này để làm cho mọi thứ hoạt động. Tách các bảng khỏi mọi thứ khác hợp lý hóa toàn bộ nội dung của việc cập nhật truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các công cụ khác mà không làm phiền các dữ liệu trong các bảng. Sao lưu sớm và thường xuyên.

• Được rồi, mẹo này không phải về thiết kế, nhưng quá quan trọng để bỏ qua: Thực hiện sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn mỗi ngày. Với vận may, văn phòng của bạn đã có một hệ thống sao lưu thường xuyên (có thể là ban đêm) bao gồm cơ sở dữ liệu của bạn. Nếu không, hãy sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn một cách thường xuyên và chắc chắn tạo một bản sao lưu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào. Giữ một số sao lưu, không chỉ là bản sao gần đây nhất, trong trường hợp phải mất một thời gian để phát hiện ra vấn đề. Tìm công cụ truy cập phải năm 2013 để Giữ rác

• Nếu dữ liệu đi vào cơ sở dữ liệu của bạn thông qua bảng biểu và biểu mẫu là rác, bất kỳ đầu ra hoặc phân tích nào bạn làm với các truy vấn và báo cáo cũng sẽ cung cấp cho bạn rác.May mắn thay, Access cung cấp rất nhiều công cụ để giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu đi vào từng lĩnh vực là dữ liệu được cho là đi trong lĩnh vực đó. Bạn có thể tìm thấy nhiều công cụ để giữ rác trong khung nhìn Table Design: Kiểu dữ liệu:

• Sử dụng đúng kiểu dữ liệu để ngăn không cho nhập dữ liệu sai kiểu. Kích thước trường:

Thuộc tính này giới hạn số ký tự. Nếu bạn biết trường đó không bao giờ vượt quá bốn ký tự, ví dụ đặt Trường Kích thước là 4.

Định dạng:

• Thuộc tính này làm cho dữ liệu đúng. Ví dụ: bạn có thể thay đổi văn bản thành chữ hoa hoặc toàn chữ thường. Nhập Mask:

• An mask đầu vào

• giới hạn thông tin được cho phép trong một trường bằng cách chỉ định những ký tự nào bạn có thể nhập. Sử dụng mặt nạ đầu vào khi bạn biết dạng dữ liệu nên dùng - ví dụ: một số thứ tự có hai chữ cái theo sau bởi bốn chữ số. Số điện thoại và mã zip là ví dụ khác của các trường trong đó mặt nạ nhập liệu là hữu ích. Mặt nạ nhập dữ liệu làm việc với thuộc tính của trường Định dạng. Giá trị mặc định:

• Thuộc tính này định nghĩa một giá trị xuất hiện theo mặc định nếu không nhập giá trị nào khác. Giá trị mặc định xuất hiện trong trường cho đến khi nhập một giá trị khác. Trường hoặc Ghi Quy tắc xác thực: Dữ liệu phải vượt qua quy tắc này trước khi nó được nhập. Thuộc tính này hoạt động với quy tắc thuộc tính Xác nhận Văn bản.

• Bắt buộc: Thuộc tính này quy định trường phải có giá trị để bạn lưu bản ghi. Khi không nhập giá trị, Access không tạo ra một bản ghi mới khi Tab hoặc Enter được nhấn và nút New Record sẽ chuyển sang màu xám.

• Cho phép Không Độ dài Zero: Thuộc tính này chỉ định cho phép phép nhập mục có độ dài bằng không như "" (dấu ngoặc kép không có dấu cách giữa chúng) (chỉ đối với trường Văn bản, Văn bản dài và Liên kết). Trường không chiều dài cho phép bạn phân biệt giữa thông tin không tồn tại và một giá trị null (trống) chưa được biết hoặc chưa được nhập. Khi tùy chọn này được thiết lập, nó cho phép chuỗi không chiều dài trong một trường bắt buộc. Bạn có thể muốn sử dụng một mặt nạ đầu vào để tạo một trường có chiều dài bằng không khác với một giá trị null khi cả hai đều được cho phép. Chỉ mục:

• Khi bạn chọn lập chỉ mục một trường, bạn có thể chỉ định rằng không có giá trị nhân bản nào được phép trong trường. Tài sản này cũng có thể truy cập từ khung nhìn Datasheet; đó là một hộp kiểm trên tab Datasheet của Ribbon. Các trường tra cứu:

• Thuộc tính này cho phép người dùng chọn một giá trị cho trường được lưu trữ trong trường khác, do đó loại bỏ nhiều lỗi chính tả và chuẩn hóa các tùy chọn cho trường. Sử dụng Thuật sỹ Tra cứu để tạo một trường tra cứu. Sử dụng Visual Basic cho các ứng dụng hiệu quả trong truy cập 2013

• Khi bạn tự động hóa ứng dụng cơ sở dữ liệu Access 2013 bằng cách sử dụng Visual Basic for Applications (VBA), bạn có thể bị mất với một trang trắng để bắt đầu viết mã. Bạn bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một vài hướng dẫn đơn giản để làm theo đó sẽ có bạn viết mã VBA như một pro: Nhận trợ giúp.

• Nhấn F1 vào bất kỳ lúc nào để bắt đầu trợ giúp Microsoft Access, ở đây bạn có thể xem ví dụ về mã VBA. Sử dụng trình duyệt đối tượng.

Trình duyệt đối tượng cho phép bạn khám phá các thuộc tính và phương pháp của các đối tượng trong VBA. Trong Visual Basic Editor, chọn View, sau đó là Object Browser hoặc chỉ cần nhấn F2.

Nhận thêm trợ giúp.

1. Chắc chắn, các công cụ trợ giúp được xây dựng bên trong VBA thật tuyệt vời, nhưng bạn cũng có thể sử dụng trình duyệt yêu thích của bạn để tìm kiếm trên Internet để được giúp đỡ về cách viết mã VBA. Bạn thậm chí có thể tìm thấy những ví dụ mà bạn có thể ăn cắp - hoặc mượn - cho dự án của bạn.

   Xử lý lỗi của bạn.

2. Ngay cả những lập trình viên hoàn hảo nhất không thể ngăn chặn lỗi xảy ra, nhưng họ có thể ngăn chặn họ từ đưa một chương trình để dừng mài. Sử dụng xử lý lỗi tích hợp của VBA với câu lệnh On Error Goto and Resume để bẫy lỗi và thay đổi luồng chương trình để ứng dụng của bạn không làm người dùng sử dụng chúng hết sức.

   Sử dụng chức năng và quy trình phụ.

3. Sử dụng các hàm và các thủ tục phụ để xử lý các nhiệm vụ sẽ được thực hiện bởi các khu vực khác nhau trong chương trình của bạn. Theo nguyên tắc chung, nếu bạn thấy mình sao chép và dán mã từ một khu vực của một chương trình khác, bạn có thể muốn đặt mã đó theo thủ tục riêng của nó.

   Chuyển đổi macro thành mã VBA.

4. Nhà thiết kế vĩ mô trong Access 2013 cho phép bạn chọn giữa các danh sách các tác vụ được xác định trước để tự động hoá ứng dụng của bạn. Xây dựng một macro mà không những gì bạn muốn và sau đó chuyển đổi rằng vĩ mô để mã VBA để bạn có thể nhìn thấy nó sẽ như thế nào nếu bạn đã gõ nó từ đầu.

   Chia sẻ dữ liệu với các chương trình khác trong Access 2013

5. Truy cập năm 2013 là một ứng dụng cơ sở dữ liệu tuyệt vời nhưng nó cũng tương thích với các ứng dụng khác, cho phép bạn hiển thị và truy xuất dữ liệu từ một số chương trình khác. Nếu một chương trình hỗ trợ Visual Basic for Applications (VBA), bạn có thể kiểm soát nó từ Access. Dưới đây là danh sách ngắn các ứng dụng mà bạn có thể kiểm soát và chia sẻ dữ liệu với:

   Microsoft Excel:

6. Nhiều người dùng của Excel cuối cùng tham gia vào Access vì họ cần nhiều cấu trúc hơn để lưu trữ dữ liệu của họ. Một số người trong số những người này không thực hiện bước nhảy vọt tới Access, tuy nhiên, vì vậy vẫn có một ràng buộc mạnh mẽ giữa Access và Excel. Bạn có thể sử dụng một bảng tính Excel như một bảng trong Access hoặc hoàn toàn kiểm soát một ứng dụng Excel từ VBA.

   Microsoft SQL Server:

SQL Server giống như Truy cập trên steroid - ít nhất là từ bảng và quan điểm truy vấn. Bạn có thể di chuyển dữ liệu từ Truy cập vào SQL Server để cải thiện tốc độ và hiệu suất khi bạn đang sử dụng một lượng lớn dữ liệu. Sau khi dữ liệu có trong SQL Server, bạn có thể tạo các Access forms, report, macros và modules để sử dụng dữ liệu từ SQL Server.

Microsoft Word:

• Hầu hết những người sử dụng Access cũng sử dụng Word. Cho dù bạn đang viết một bức thư hoặc làm một danh sách các nhiệm vụ để làm, Word là nơi bạn có thể được sử dụng để chuyển. Bạn cũng có thể sử dụng Word làm công cụ báo cáo, nơi bạn có thể tạo dấu trang để đặt dữ liệu từ Truy cập và ai đó - những người có thể không quen với Access - có thể chỉnh sửa các thông tin khác trong tài liệu Word. Microsoft SharePoint:

• SharePoint là tầm nhìn của Microsoft để chia sẻ và cộng tác với dữ liệu trên web.Từ Access 2013, bạn có thể chia sẻ dữ liệu với một máy chủ SharePoint. Thậm chí bạn có thể tạo một ứng dụng web tùy chỉnh để lưu trữ các bảng truy cập, các truy vấn, các hình thức (như các chế độ xem) và macro trên một máy chủ SharePoint 2013 và cho phép bạn hoặc bất kỳ ai khác truy cập các biểu mẫu trên web - tất cả mà không cần phải cài đặt Access 2013. Microsoft Outlook:

• Outlook không chỉ là một công cụ e-mail; nó cũng là một hệ thống quản lý liên lạc. Bạn có thể chia sẻ thông tin liên lạc, lịch và công việc với ứng dụng Truy cập của bạn để bạn phải nhập nó chỉ ở một nơi.