Truy cập 2010 All-In-One For Dummies Cheat Sheet - núm vú

Tác giả: Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman Truy cập năm 2010 giúp quản lý dữ liệu dễ dàng, với sức mạnh của một cơ sở dữ liệu quan hệ. Tìm hiểu cách tổ chức dữ liệu vào các bảng, mẫu thiết kế và báo cáo để chỉnh sửa và trình bày thông tin và tạo các truy vấn để lựa chọn và kết hợp thông tin. Các bước tiếp theo là viết macro và tập lệnh VBA để làm cho cơ sở dữ liệu của bạn thông minh và xuất bản dữ liệu lên Web bằng SharePoint.

Xác định dữ liệu của bạn

Tạo một danh sách các trường có thể (các thông tin), bao gồm văn bản, số, ngày tháng, đúng / sai và các loại dữ liệu khác.

Loại bỏ các trường thừa. Không lưu trữ cùng một thông tin ở nhiều nơi. Nếu bạn có thể tính toán một lĩnh vực từ một lĩnh vực khác, lưu trữ chỉ có một. (Ví dụ: ngày sinh của cửa hàng hoặc độ tuổi, nhưng không phải cả hai).

Tổ chức các trường vào các bảng.
Nhóm các lĩnh vực của bạn theo những gì họ mô tả, vì vậy mỗi nhóm trở thành một bảng. Ví dụ: cơ sở dữ liệu mục nhập lệnh cho một cửa hàng có thể có một bảng cho khách hàng, một cho các sản phẩm và một cho các đơn đặt hàng.
Thêm bảng mã và chữ viết tắt.
Kế hoạch bao gồm bảng tên tiểu bang và mã hai chữ cái, và một bảng các mã hoặc chữ viết tắt khác mà bạn định sử dụng trong cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng các bảng này để tạo danh sách thả xuống các giá trị bạn có thể chọn khi nhập các bản ghi.
Chọn một khóa chính cho mỗi bảng.
Khóa chính là trường chỉ định duy nhất cho từng bản ghi trong bảng. Bạn có thể cho phép Access chỉ định một số ID duy nhất cho mỗi bản ghi bằng cách sử dụng một trường AutoNumber.

Liên kết các bảng.
Xem bảng nào chứa các trường khớp với các trường trong các bảng khác. Trong một cơ sở dữ liệu nhập đơn đặt hàng, bảng Orders phải chứa một trường để xác định khách hàng đã đặt lệnh - một trường để khớp với trường khoá chính trong bảng Customers. Hầu hết các mối quan hệ là một-nhiều, trong đó một bản ghi trong một bảng có thể khớp nhiều hơn một bản ghi (hoặc không) trong một bảng khác.

Các mẹo chọn các loại trường trong Access 2010
Khi bạn thiết kế một cơ sở dữ liệu trong Access 2010, bạn sẽ quyết định loại trường nào sẽ được. Dưới đây là các mẹo khi nào sử dụng loại trường nào.

Loại trường

Nội dung giữ

Văn bản

Văn bản có độ dài tối đa 255 ký tự (bao gồm dấu cách và	dấu chấm câu). Sử dụng trường Văn bản, không phải trường Số, cho mã số
- chẳng hạn như số điện thoại, mã bưu điện và các mã bưu điện khác	- ngay cả khi chúng trông giống như số. Ghi nhớ Giống như trường Văn bản, nhưng nhiều hơn - lên đến 65, 536 ký tự. Một trường ghi nhớ có thể chứa văn bản phong phú, và bạn
có thể đặt nó vào Thêm Chỉ, để nó có thể tích lũy các ghi chú văn bản,	mà không cho phép người dùng xoá những gì đã có ở đó. Số Chỉ có số. Bạn có thể sử dụng + hoặc - trước số, và dấu thập phân. Nếu bạn định làm toán bằng một trường, hãy sử dụng trường Số tiền hoặc
Currency.	Tiền tệ Số có ký hiệu tiền tệ ở phía trước họ ($, & yen; và như vậy ngày).
AutoNumber	Số duy nhất cho mỗi bản ghi và được chỉ định bởi Truy cập khi bạn thêm hồ sơ, bắt đầu từ 1. Sử dụng trường AutoNumber làm trường chính 999 cho hầu hết các bảng.
Ngày / Giờ	Ngày, giờ, hoặc cả hai. Đối tượng OLE Liên kết và nhúng đối tượng. Không sử dụng nó khi tạo
một cơ sở dữ liệu mới; sử dụng loại Tệp đính kèm mới vì nó	lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn.
Liên kết	Chuỗi văn bản này được định dạng dưới dạng một siêu liên kết. (Nếu bạn nhấp vào liên kết , nó sẽ đưa bạn đến trang này) Điều này đặc biệt hữu ích nếu có thông tin liên quan trên Web.
Có / Không	Có hoặc không (một điều kiện đặc biệt là, hoặc không, trong hiệu lực) - hoặc các bộ từ hai từ khác, chẳng hạn như True / False, On / Off, hoặc Male / Giống cái. Sử dụng trường Có / Không nếu bạn muốn hiển thị trường như một hộp kiểm trên các mẫu
.	Tệp đính kèm Bạn có thể lưu trữ một hoặc nhiều tệp tin - hình ảnh, âm thanh, tài liệu Word, thậm chí video - trong một trường đính kèm .
Tính	Bạn nhập một công thức mà Access sử dụng để tính giá trị của trường này dựa trên các trường khác trong bảng. Sử dụng trường Tính khi một giá trị được tính sẽ được sử dụng trong nhiều truy vấn, biểu mẫu,
và báo cáo.	Phím tắt Handy Access 2010 Các phím tắt này đặc biệt hữu ích trong Access 2010. Một số phím bấm hoạt động ở bất cứ đâu trong Access 2010, trong khi các phím khác chỉ hoạt động trong các chế độ xem cụ thể, như đã lưu ý. Phím hoặc kết hợp Hành động

F1

Hiển thị cửa sổ Trợ giúp.

Ctrl + F1	Ẩn hoặc hiển thị Ribbon.
F5	Đi tới bản ghi có số bản ghi mà bạn nhập.
F6	Chuyển trọng tâm sang một khu vực khác của cửa sổ.
F7	Kiểm tra chính tả trong đối tượng được chọn.
F11	Ẩn hoặc hiển thị ngăn Điều hướng.
Xóa	Xóa đối tượng được chọn.
Alt + Enter	Trong khung nhìn Design, hiển thị các thuộc tính của đối tượng
đã chọn.	Ctrl + C
Sao chép văn bản hoặc đối tượng đã chọn vào Clipboard.	Ctrl + F Tìm văn bản (với tùy chọn để thay thế) trong bảng mở, truy vấn
, hoặc biểu mẫu.	Ctrl + N
Bắt đầu một cơ sở dữ liệu mới.	Ctrl + O Mở một cơ sở dữ liệu.
Ctrl + P	In đối tượng đã chọn.
Ctrl + S	Lưu đối tượng đã chọn.
Ctrl + V	Nén nội dung của Clipboard vào cửa sổ đang hoạt động.
Ctrl + X	Xóa văn bản hoặc đối tượng đã chọn và lưu nó vào
Clipboard.	Ctrl + Z
Hủy thao tác cuối cùng mà bạn có thể hoàn tác (tất cả thời gian của chúng tôi	yêu thích!). Ctrl +;
Loại ngày hôm nay.	Ctrl + " Trùng lặp mục nhập từ cùng một trường trong bản ghi
trước đó.	Esc
Loại bỏ những gì bạn đang gõ.	Bí mật của Truy cập 2010 Thiết kế Cơ sở dữ liệu Dưới đây là năm Lệnh thiết kế cơ sở dữ liệu, cho dù bạn sử dụng Access 2010 hoặc một chương trình cơ sở dữ liệu khác. Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt giúp duy trì dữ liệu của bạn dễ dàng hơn.
Lưu trữ thông tin ở đâu, chứ không phải nơi xuất hiện.	Nơi bạn lưu trữ thông tin không liên quan đến nơi nó xuất hiện. Trong bảng tính, bạn nhập thông tin vào nơi bạn muốn nó xuất hiện khi bạn in bảng tính, nhưng cơ sở dữ liệu hoạt động khác. Trong cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ thông tin trong các bảng dựa trên cấu trúc của thông tin. Một mẩu thông tin có thể xuất hiện trong rất nhiều báo cáo khác nhau, nhưng bạn lưu trữ nó chỉ trong một trường trong một bảng.

Lưu trữ thông tin như nó thực sự tồn tại, không phải như bạn muốn nó xuất hiện trong một báo cáo cụ thể.

Đây là một hệ quả của quy tắc đầu tiên. Nếu bạn muốn sách xuất hiện ở tất cả các chữ hoa (vốn) trong đơn đặt hàng của bạn, Access có thể sử dụng các tiêu đề cho bạn. Lưu trữ các tiêu đề sách với cách viết hoa chính xác để bạn không bị mắc kẹt với tất cả các chữ trên mỗi báo cáo. Truy cập có nhiều chức năng được tích hợp sẵn có thể điều chỉnh cách văn bản, số và ngày được định dạng.

Rác thải, rác thải (GIGO). Nếu bạn không bận tâm để tạo ra một thiết kế tốt, hợp lý cho cơ sở dữ liệu của bạn - và nếu bạn không cẩn thận để nhập chính xác, dữ liệu sạch - cơ sở dữ liệu của bạn sẽ kết thúc đầy rác.
Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt dễ duy trì hơn so với thiết kế đã được thiết kế tồi bởi mỗi phần thông tin được lưu trữ chỉ một lần, trong một trường có tên rõ ràng trong một bảng có tên rõ ràng, với các quy tắc xác nhận thích hợp tại chỗ. Vâng, có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng việc dọn dẹp cơ sở dữ liệu của 10 000 bản ghi không chính xác là (tha thứ cho việc nói) thậm chí làm việc nhiều hơn. Phân tách dữ liệu của bạn khỏi các chương trình của bạn.
Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu để chia sẻ với (hoặc phân phối cho) người khác, lưu tất cả các bảng trong một cơ sở dữ liệu ( back end)
và tất cả các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu khác phía trước ) . Sau đó, bạn có thể liên kết hai cơ sở dữ liệu với nhau để làm cho mọi thứ hoạt động. Tách các bảng khỏi mọi thứ khác hợp lý hóa toàn bộ nội dung của việc cập nhật truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, hoặc các công cụ khác mà không làm phiền các dữ liệu trong các bảng. Sao lưu sớm và thường xuyên. Được rồi, mẹo này không phải về thiết kế, nhưng quá quan trọng để bỏ qua: Thực hiện sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn mỗi ngày. Với vận may, văn phòng của bạn đã có một hệ thống sao lưu thường xuyên (có thể là ban đêm) bao gồm cơ sở dữ liệu của bạn.Nếu không, hãy sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn một cách thường xuyên và chắc chắn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào. Giữ một số sao lưu, không chỉ là bản sao gần đây nhất, trong trường hợp phải mất một thời gian để phát hiện ra vấn đề. Làm thế nào để Giữ Garbage Out of Access của bạn Cơ sở dữ liệu Nếu dữ liệu đi vào cơ sở dữ liệu của bạn thông qua các bảng biểu và các hình thức là rác thải, sau đó bất kỳ đầu ra hoặc phân tích bạn làm với truy vấn và báo cáo sẽ cung cấp cho bạn rác quá. May mắn thay, Access cung cấp rất nhiều công cụ để giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu đi vào từng lĩnh vực là dữ liệu được cho là đi trong lĩnh vực đó. Bạn có thể tìm thấy nhiều công cụ để giữ rác trong khung nhìn Table Design:
Kiểu dữ liệu :

Sử dụng đúng kiểu dữ liệu để ngăn không cho nhập dữ liệu sai kiểu.

Kích thước trường: Giới hạn số ký tự. Ví dụ: nếu bạn biết rằng trường không bao giờ vượt quá bốn ký tự, hãy đặt kích thước trường là 4 ký tự.

Định dạng: Làm cho dữ liệu nhìn đúng. Ví dụ: bạn có thể thay đổi văn bản thành tất cả các chữ hoa hoặc chữ thường. Nhập khẩu mặt nạ, ví dụ, làm việc với các lĩnh vực định dạng bất động sản. Nhập Mask :
An
mask đầu vào
giới hạn thông tin được cho phép trong một trường bằng cách chỉ định những ký tự nào bạn có thể nhập. Sử dụng mặt nạ nhập liệu khi bạn biết dạng dữ liệu cần lấy - ví dụ: nếu một số thứ tự gồm hai chữ cái và bốn chữ số. Số điện thoại và mã ZIP là những ví dụ khác của các trường nơi các mặt nạ nhập liệu là hữu ích. Giá trị Mặc định : Định nghĩa một giá trị xuất hiện theo mặc định nếu không nhập giá trị nào khác. Giá trị mặc định xuất hiện trong trường cho đến khi nhập một giá trị khác. Quy tắc xác nhận trường hoặc hồ sơ
: Quy tắc mà dữ liệu phải vượt qua trước khi nhập. Thuộc tính này hoạt động với quy tắc thuộc tính Xác nhận Văn bản. Bắt buộc
: Chỉ định trường phải có giá trị để bạn lưu bản ghi. Khi không nhập giá trị, Access không tạo ra một bản ghi mới khi Tab hoặc Enter được nhấn và nút New Record sẽ chuyển sang màu xám. Cho phép Độ dài Zero
: Chỉ định cho phép một mục nhập có độ dài bằng không như "" (dấu ngoặc kép không có dấu cách giữa chúng) (chỉ cho các trường Văn bản, Ghi nhớ và Liên kết). Trường không chiều dài cho phép bạn phân biệt giữa thông tin không tồn tại và giá trị rỗng (trống) chưa được biết hoặc chưa được nhập. Khi tùy chọn này được thiết lập, nó cho phép chuỗi không chiều dài trong một trường bắt buộc. Bạn có thể muốn sử dụng một mặt nạ đầu vào để tạo một trường có chiều dài bằng không khác với một giá trị null khi cả hai đều được cho phép. Chỉ mục: Khi bạn chọn chỉ mục một trường, bạn có thể chỉ định rằng không có giá trị nhân bản được cho phép trong trường. Thuộc tính này cũng có thể truy cập từ khung nhìn Datasheet - nó là một hộp kiểm trên tab Datasheet của Ribbon.
Các trường tra cứu : Cho phép người dùng chọn một giá trị cho trường được lưu trữ trong trường khác. Điều này giúp loại bỏ nhiều lỗi chính tả và chuẩn hóa các tùy chọn cho trường. Sử dụng Thuật sỹ Tra cứu để tạo ra một trường tra cứu.
Sử dụng VBA hiệu quả trong Access 2010
Khi tự động hóa ứng dụng cơ sở dữ liệu Access 2010 bằng VBA, bạn có thể bị mất với một trang trắng để bắt đầu viết mã. Bạn bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một vài hướng dẫn đơn giản để làm theo đó sẽ có bạn viết mã VBA như một pro: Nhận trợ giúp. Vâng, bài viết này liệt kê một số cách để tăng cường sử dụng VBA trong Access, nhưng bấm F1 vào bất kỳ lúc nào để bắt đầu Trợ giúp Microsoft Office Access, nơi bạn có thể tìm hiểu và xem ví dụ về mã VBA.

Sử dụng trình duyệt đối tượng.

Trình duyệt đối tượng cho phép bạn khám phá các thuộc tính và phương pháp khác nhau của các đối tượng trong VBA. Từ cửa sổ soạn thảo VBA, chọn View → Object Browser - hoặc chỉ cần nhấn F2.

Nhận thêm trợ giúp. Chắc chắn, những công cụ trợ giúp bên trong Access 2010 VBA thật là tuyệt vời, nhưng bạn cũng có thể sử dụng trình duyệt yêu thích của bạn để tìm kiếm trên Internet để được trợ giúp về nhiều chủ đề về cách viết mã VBA. Bạn thậm chí có thể tìm thấy những ví dụ mà bạn có thể ăn cắp - hoặc mượn - cho dự án của bạn.
Xử lý lỗi của bạn. Ngay cả những lập trình viên hoàn hảo nhất không thể ngăn chặn lỗi xảy ra, nhưng họ có thể ngăn chặn họ từ đưa một chương trình để dừng mài. Sử dụng xử lý lỗi tích hợp của VBA với câu lệnh On Error Goto and Resume để bẫy lỗi và thay đổi luồng chương trình để các ứng dụng của bạn không làm người dùng sử dụng chúng.
Sử dụng chức năng và quy trình phụ. Sử dụng các hàm và các thủ tục phụ để xử lý các tác vụ sẽ được thực hiện bởi các khu vực khác nhau trong chương trình của bạn. Theo nguyên tắc chung, nếu bạn thấy mình sao chép và dán mã từ một khu vực của một chương trình khác, bạn có thể muốn đặt mã đó theo thủ tục riêng của nó.
Chuyển đổi macro thành mã VBA. Thiết kế Macro trong Access 2010 cho phép bạn nhấp và chọn từ danh sách các tác vụ được xác định trước để tự động hoá ứng dụng của bạn. Xây dựng một macro mà làm những gì bạn muốn, và sau đó chuyển đổi rằng vĩ mô để VBA mã để bạn có thể thấy nó như thế nào nếu bạn gõ nó từ đầu.
Chia sẻ dữ liệu với các chương trình khác trong Access 2010 Truy cập 2010 là một ứng dụng cơ sở dữ liệu tuyệt vời của riêng nó, nhưng nó cũng có hiệu quả với những người khác. Bạn có thể hiển thị và truy xuất dữ liệu từ một số chương trình khác nhau. Nếu một chương trình hỗ trợ VBA, sau đó bạn có thể kiểm soát nó từ Access. Dưới đây là danh sách ngắn các ứng dụng của Microsoft mà bạn có thể kiểm soát và chia sẻ dữ liệu với:
Excel: Nhiều người dùng Excel cuối cùng tham gia vào Access vì họ cần nhiều cấu trúc hơn để lưu trữ dữ liệu của họ. Tuy nhiên, một số trong số những người này không, vì vậy vẫn có một sự kết nối mạnh mẽ giữa Access và Excel. Bạn có thể sử dụng bảng tính Excel làm bảng trong Access hoặc hoàn toàn kiểm soát ứng dụng Excel từ Access VBA.

SQL Server:

SQL Server giống như Access trên steroid - ít nhất là từ bảng và quan điểm truy vấn. Bạn có thể di chuyển dữ liệu từ Access to SQL Server để cải thiện tốc độ và hiệu năng khi sử dụng một lượng lớn dữ liệu. Một khi dữ liệu đã có trong SQL Server, bạn có thể tạo các Access forms, reports, macros và modules để sử dụng dữ liệu từ SQL Server.

Từ: Hầu hết những người sử dụng Access cũng sử dụng Word. Cho dù bạn đang viết một lá thư hoặc làm một danh sách các nhiệm vụ để làm, Word là nơi mà nhiều người trong chúng ta quay lại. Bạn cũng có thể sử dụng Word làm công cụ báo cáo nơi bạn có thể tạo dấu trang để đặt dữ liệu từ Truy cập để bạn có thể có người không quen với Access thay đổi dữ liệu tĩnh trong báo cáo.
SharePoint: SharePoint là tầm nhìn của Microsoft về chia sẻ và cộng tác với dữ liệu trên Web, và từ Access 2010, bạn có thể chia sẻ dữ liệu với SharePoint Server. Bạn thậm chí có thể tạo các biểu mẫu và báo cáo trong Access và xuất bản chúng lên một trang SharePoint để người dùng có thể sử dụng chúng từ trong các trình duyệt của họ - tất cả mà không cần phải cài đặt Access 2010.
Outlook: Outlook không chỉ là một công cụ e-mail; nó cũng là một hệ thống quản lý liên lạc. Sử dụng Access 2010, bạn có thể gửi e-mail và thu thập dữ liệu trực tiếp từ các e-mail nhận được. Bạn cũng có thể chia sẻ thông tin liên lạc, lịch và công việc với ứng dụng Truy cập của bạn để bạn phải nhập dữ liệu này chỉ ở một nơi.