7 Mẹo để làm việc với các công thức Excel - núm vú

Một vài yếu tố có thể giúp bạn làm việc hiệu quả nhất khi viết và sửa các công thức Excel. Bạn có thể xem tất cả các công thức của bạn cùng một lúc và sửa từng lỗi một. Bạn có thể sử dụng trình bổ sung để giúp viết các chức năng.

Sự ưu tiên của trình điều khiển tổng thể

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc viết các công thức là làm cho các toán tử điều chỉnh chính xác, và tôi không có nghĩa là các toán tử của công ty điện thoại. Điều này liên quan đến các toán tử toán học - bạn biết, các chi tiết nhỏ như các dấu cộng, các dấu nhân, và các dấu ngoặc đơn. Độ ưu tiên của trình điều khiển - thứ tự hoạt động được thực hiện - có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong kết quả. Bạn có một cách dễ dàng để giữ ưu tiên điều hành của bạn theo thứ tự. Tất cả bạn phải nhớ là "Xin hãy tha thứ cho dì Sally của tôi. "

Cụm từ này là một sự ghi nhớ cho những điều sau:

Dấu ngoặc
Số mũ
Nhân Phòng
Bổ sung
Trừ
Như vậy, dấu ngoặc đơn có thứ nhất (cao nhất), và phép trừ có mức ưu tiên cao nhất. Vâng, phải trung thực, phép nhân có cùng độ ưu tiên như phân chia và bổ sung có cùng độ ưu tiên như phép trừ, nhưng bạn có được ý tưởng!

Ví dụ, công thức = 1 + 2 x 15 bằng 31. Nếu bạn nghĩ rằng nó bằng 45, bạn nên đi thăm cô của bạn! Câu trả lời bằng 45 nếu bạn bao gồm dấu ngoặc đơn, như sau: = (1 + 2) × 15.

Nhận được thứ tự của các toán tử chính xác là rất quan trọng đối với phúc lợi của bảng tính của bạn. Excel tạo ra một lỗi khi số ngoặc mở và đóng không khớp, nhưng nếu bạn muốn thêm hai con số trước khi nhân, Excel không biết rằng bạn chỉ cần để lại dấu ngoặc đơn!

Một vài phút làm mới bộ nhớ của bạn theo lệnh của người vận hành có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều nhức đầu xuống đường.

Hiển thị các công thức

Trong trường hợp bạn không nhận thấy, rất khó để xem công thức của bạn mà không phải vô tình chỉnh sửa chúng. Đó là bởi vì bất cứ khi nào bạn ở trong chế độ "edit" và ô hoạt động có một công thức, công thức có thể kết hợp địa chỉ của bất kỳ ô nào khác mà bạn nhấp vào. Điều này hoàn toàn làm rối tung lên.

Sẽ không dễ dàng nếu bạn chỉ có

nhìn ở tất cả các công thức của bạn? Có một cách! Nó đơn giản. Nhấp vào Tệp ở phía trên bên trái của không gian làm việc của Excel, nhấp vào Tùy chọn, nhấp vào tab Nâng cao, và cuộn xuống các tùy chọn Hiển thị cho phần bảng tính này. Tùy chọn cài đặt.

Chú ý hiển thị công thức trong ô thay vì hộp kiểm kết quả tính toán của chúng.Hộp này cho Excel biết rằng đối với bất kỳ ô nào có công thức để hiển thị công thức thay vì kết quả tính toán. Hình dưới đây cho thấy một bảng tính hiển thị các công thức. Để trở lại chế độ xem thông thường, hãy lặp lại các bước này và bỏ chọn tùy chọn. Tùy chọn này giúp bạn dễ dàng nhìn thấy tất cả các công thức!

Xem công thức một cách dễ dàng.

Bạn có thể vô tình chỉnh sửa các chức năng ngay cả khi bạn đã chọn tùy chọn View Formulas. Hãy cẩn thận nhấp vào xung quanh bảng tính.

Fix Formulas

Giả sử rằng bảng tính của bạn có một số lỗi. Đừng hoảng sợ! Nó xảy ra cho cả những người sử dụng nhàn nhã, và Excel có thể giúp bạn tìm ra những gì đang xảy ra sai. Trên tab Công thức trong phần Kiểm tra Công thức là nút Kiểm tra Lỗi. Nhấp vào nút hiển thị hộp thoại Kiểm tra Lỗi, được hiển thị ở đây. Tức là, hộp thoại sẽ xuất hiện nếu bảng tính của bạn có lỗi. Nếu không, nó chỉ bật lên một thông báo rằng việc kiểm tra lỗi hoàn tất. Đó là thông minh!

Kiểm tra lỗi.

Khi có lỗi

, hộp thoại xuất hiện và xung quanh trong khi bạn làm việc với từng lỗi. Các nút Next và Previous cho phép bạn di chuyển qua tất cả các lỗi trước khi hộp thoại kết thúc. Đối với mỗi lỗi mà nó tìm thấy, bạn chọn hành động cần thực hiện: Trợ giúp về Lỗi này:

Điều này dẫn tới hệ thống Trợ giúp và hiển thị chủ đề cho một loại lỗi cụ thể. Hiển thị các bước tính toán:
Hộp thoại Công thức Đánh giá sẽ mở ra, và bạn có thể xem từng bước công thức được tính như thế nào. Điều này cho phép bạn xác định bước cụ thể gây ra lỗi. Bỏ qua lỗi:
Có thể Excel là sai. Bỏ qua lỗi. Chỉnh sửa trong thanh công thức:
Đây là một cách nhanh chóng để tự khắc phục công thức nếu bạn không cần bất kỳ sự trợ giúp nào khác. Hộp kiểm Error Checking cũng có một nút Tuỳ chọn. Nhấp vào nút sẽ mở tab Công thức của hộp thoại Tùy chọn Excel. Trên tab Công thức, bạn có thể chọn cài đặt và quy tắc để biết lỗi và kích hoạt lỗi.

Sử dụng tài liệu tham khảo tuyệt đối

Nếu bạn định sử dụng cùng một công thức cho một bó các tế bào, chẳng hạn như các cột đi xuống, cách tốt nhất là viết công thức một lần và kéo nó xuống các ô khác bằng cách sử dụng các điền vào xử lý. Vấn đề là khi bạn kéo công thức tới các vị trí mới, bất kỳ tham chiếu tương đối nào cũng thay đổi.

Thông thường, là ý định. Khi có một cột dữ liệu và một cột liền kề các công thức, thông thường, mỗi ô trong cột công thức đề cập đến hàng xóm của nó trong cột dữ liệu. Nhưng nếu các công thức tham chiếu đến một ô không liền kề, ý định thường là cho tất cả các tế bào công thức tham chiếu đến một tham chiếu ô không thay đổi. Làm việc này hoạt động chính xác bằng cách sử dụng một tham chiếu tuyệt đối tới ô. Để sử dụng tham chiếu tuyệt đối đến một ô, hãy sử dụng ký hiệu đô la ($) trước số hàng, trước cột chữ cái, hoặc trước cả hai. Làm điều này khi bạn viết công thức đầu tiên, trước khi kéo nó vào các ô khác, hoặc bạn sẽ phải cập nhật tất cả các công thức.

Ví dụ, đừng viết cái này:

= A4 x (B4 + A2)

Viết theo cách này thay vì:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

Bằng cách này, tất cả các công thức A2 mặc dù bạn sao chép chúng, thay vì tham chiếu của nó chuyển thành A3, và A4, và như vậy.

Sử dụng kiểm toán công thức

Có tiền lệ và người phụ thuộc. Có những tài liệu tham khảo bên ngoài. Có sự tương tác ở khắp mọi nơi. Làm thế nào bạn có thể theo dõi nơi mà tài liệu tham khảo công thức đến từ và đi đến?

Sử dụng các công cụ kiểm tra công thức, đó là cách! Trên tab Công thức là phần Kiểm toán Công thức. Trong phần này có nhiều nút điều khiển tầm nhìn của mũi tên theo dõi kiểm toán.

Công thức kiểm toán.

Thanh công cụ kiểm tra công thức có một số tính năng cho phép bạn lướt qua các công thức của bạn. Bên cạnh việc hiển thị mũi tên truy tìm, thanh công cụ cũng cho phép bạn kiểm tra lỗi, đánh giá công thức, kiểm tra dữ liệu không hợp lệ và thêm nhận xét vào các bảng tính.

Sử dụng định dạng có điều kiện

Giống như hàm IF trả về một giá trị nhất định khi điều kiện đối số đầu tiên đúng và một giá trị khác khi nó sai, định dạng có điều kiện cho phép bạn áp dụng một định dạng nào đó vào ô khi điều kiện là đúng. Trên tab Trang chủ trong phần Kiểu là một trình đơn thả xuống với nhiều tùy chọn định dạng có điều kiện.

Hình này cho thấy một số giá trị đã được xử lý với định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện cho phép bạn đặt điều kiện và chọn định dạng được áp dụng khi điều kiện được đáp ứng. Ví dụ, bạn có thể chỉ định rằng ô được hiển thị bằng chữ nghiêng khi giá trị nó chứa lớn hơn 100.

Áp dụng định dạng khi điều kiện được đáp ứng.

Các điều kiện được thiết lập như là các quy tắc. Các loại Rule là

Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

Chỉ định dạng ô có chứa
Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng.
Chỉ định dạng các giá trị ở trên hoặc dưới mức trung bình.
Chỉ định dạng giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.
Sử dụng một công thức để xác định ô nào cần định dạng.
Khi điều kiện là đúng, định dạng có thể kiểm soát những điều sau:

Biên giới

Cài đặt phông chữ (kiểu, màu, đậm, nghiêng, vân vân)
Điền (màu nền hoặc hình nền của tế bào)
Các ô cũng có thể được định dạng bằng các lược đồ màu hoặc hình ảnh biểu tượng đặt trong tế bào.

Sử dụng xác nhận dữ liệu

Trên tab Dữ liệu, trong phần Công cụ dữ liệu, là Xác nhận Dữ liệu. Xác nhận dữ liệu cho phép bạn áp dụng một quy tắc cho một ô (hoặc ô) sao cho mục nhập phải tuân thủ quy tắc. Ví dụ, một ô có thể được thiết lập để chỉ chấp nhận một mục nhập số nguyên từ 50 đến 100.

Thiết lập xác nhận dữ liệu.

Khi mục nhập không vượt qua được quy tắc, một thông báo sẽ được hiển thị.

Bị mắc kẹt khi nhập cảnh.

Thông báo lỗi có thể được tùy chỉnh. Ví dụ: nếu ai đó nhập sai số, thông báo lỗi hiển thị có thể nói là Noodlehead - hãy học cách đếm! Chỉ cần không để các ông chủ thấy điều đó.