10 Mẹo để phân tích và trình bày trực quan dữ liệu trong Excel - núm vú

Dưới đây là một số gợi ý cụ thể về cách bạn có thể sử dụng thành công các biểu đồ như các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel và làm thế nào bạn có thể sử dụng biểu đồ để truyền đạt hiệu quả hơn các kết quả phân tích số liệu bạn thực hiện.

Sử dụng đúng loại biểu đồ

Điều mà nhiều người không nhận ra là bạn chỉ có thể thực hiện năm so sánh dữ liệu trong các biểu đồ Excel.

So sánh	Mô tả	Ví dụ
Toàn bộ	So sánh các giá trị riêng lẻ với tổng các giá trị đó.	So sánh doanh số bán hàng được tạo ra bởi từng sản phẩm với tổng doanh thu được hưởng bởi một công ty.
Toàn bộ	So sánh các giá trị dữ liệu cá nhân và tập hợp các giá trị dữ liệu (hoặc những gì Excel gọi dữ liệu series ) với nhau.	So sánh doanh số bán hàng của các công ty khác nhau trong ngành của bạn.
Chuỗi thời gian	Cho thấy giá trị thay đổi theo thời gian như thế nào.	Biểu đồ thể hiện doanh thu bán hàng trong 5 năm qua hoặc lợi nhuận trong 12 tháng qua.
Tương quan	Nhìn vào các chuỗi dữ liệu khác nhau trong nỗ lực để khám phá mối tương quan , hoặc sự kết hợp, giữa các chuỗi dữ liệu.	So sánh thông tin về số trẻ em độ tuổi đi học với việc bán đồ chơi.
Địa lý	Nhìn vào giá trị dữ liệu bằng cách sử dụng một bản đồ địa lý.	Xem xét bán hàng theo quốc gia sử dụng bản đồ của thế giới.

Vỏ, bánh rán hoặc khu vực:

Sử dụng cho > so sánh dữ liệu một phần . Thanh, hình trụ, hình nón hoặc hình chóp: Sử dụng cho so sánh dữ liệu

toàn bộ . Dòng hoặc cột: Sử dụng cho so sánh dữ liệu

time-series . Sự tán xạ hoặc bong bóng: Sử dụng cho so sánh dữ liệu

correlation trong Excel.
Mặt:
Sử dụng để so sánh dữ liệu

địa lý . Sử dụng thông điệp biểu đồ của bạn làm tiêu đề biểu đồ Tiêu đề của biểu đồ thường được sử dụng để xác định tổ chức mà bạn đang trình bày thông tin hoặc có thể xác định chuỗi dữ liệu quan trọng mà bạn đang áp dụng trong một biểu đồ. Một cách tốt hơn và hiệu quả hơn để sử dụng tiêu đề biểu đồ là làm cho nó vào một bản tóm tắt ngắn gọn của tin nhắn mà bạn muốn biểu đồ của bạn để giao tiếp.

Hãy coi chừng các biểu đồ tròn
Biểu đồ hình tròn là những công cụ kém hơn để hiểu được dữ liệu và giao tiếp trực quan thông tin định lượng.

Hầu như luôn luôn, thông tin xuất hiện trong biểu đồ hình tròn sẽ được hiển thị tốt hơn trong một bảng đơn giản.

Biểu đồ hình bánh có nhiều điểm yếu suy nhược:

Bạn chỉ được làm việc với một bộ số rất nhỏ.

Biểu đồ hình tròn không chính xác trực quan.

Với biểu đồ hình tròn, bạn giới hạn trong một chuỗi dữ liệu đơn.

Xem xét việc sử dụng sơ đồ trang cho các bộ dữ liệu nhỏ

Đối với bộ dữ liệu nhỏ, biểu đồ xoay có thể hoạt động rất tốt. Điều cơ bản cần nhớ là một biểu đồ trục, thực tế nói, cho phép bạn chỉ vẽ một vài hàng dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu bạn tạo một bảng chéo chỉ hiển thị một vài hàng dữ liệu, hãy thử một biểu đồ pivot. Dưới đây là bảng tính chéo trong một mẫu

bảng

trục. Dưới đây là bảng xếp hạng chéo trong biểu mẫu biểu đồ

trục. Đối với nhiều người, trình bày đồ họa ở đây cho thấy các xu hướng trong dữ liệu cơ bản nhanh hơn, thuận tiện hơn và hiệu quả hơn. Tránh các biểu đồ 3-D Vấn đề với 3-là chiều rộng, hoặc ảo ảnh, chiều sâu làm giảm độ chính xác hình ảnh của biểu đồ. Với biểu đồ 3-D, bạn không thể đánh giá hoặc đánh giá chính xác dữ liệu đã được vẽ một cách dễ dàng hoặc chính xác.

Đây là một biểu đồ cột đơn giản.

Đây là thông tin tương tự trong biểu đồ cột 3-D. Nếu bạn nhìn kỹ hai bảng xếp hạng này, bạn có thể thấy rằng rất khó để so sánh chính xác hai chuỗi dữ liệu trong biểu đồ 3-D và thực sự thấy các giá trị dữ liệu cơ bản đang được vẽ ra.

Các biểu đồ thường dễ bị lộn xộn với thông tin không liên quan và gây nhầm lẫn.

Không bao giờ sử dụng biểu đồ tròn 3-D

Biểu đồ hình tròn là công cụ thực sự yếu để hiển thị, phân tích và thông tin liên lạc trực quan. Thêm một chiều thứ ba vào một biểu đồ làm giảm độ chính xác và tính hữu dụng của nó. Khi bạn kết hợp điểm yếu của một biểu đồ hình tròn với độ không chính xác và không chính xác của ba chiều, bạn sẽ có được một cái gì đó thường gây hiểu nhầm.

Lưu ý điểm đánh dấu số liệu ma

A

điểm đánh dấu ảo

là một số yếu tố hình ảnh bổ sung trên một biểu đồ phóng đại hoặc gây hiểu nhầm cho người xem biểu đồ. Dưới đây là biểu đồ cột nhỏ ngớ ngẩn đã được tạo ra để sản xuất táo ở tiểu bang Washington. Lưu ý rằng biểu tượng biểu đồ, xuất hiện phía bên phải vùng lô, giống như một điểm đánh dấu dữ liệu khác. Về cơ bản nó là một điểm đánh dấu số liệu ảo mà nó phóng đại xu hướng sản xuất táo. Sử dụng quy mô logarithmic

Với quy mô lôgarít của trục giá trị của bạn, bạn có thể so sánh sự thay đổi tương đối trong các giá trị của chuỗi dữ liệu. Biểu đồ đường này không sử dụng thang tỉ lệ logarithmic của trục giá trị.

Đây là cùng một thông tin trong cùng loại biểu đồ và loại phụ, nhưng việc thay đổi tỷ lệ của trục giá trị đã được thay đổi để sử dụng thang tỷ lệ logarithmic.

Để nói với Excel rằng bạn muốn sử dụng thang tỉ lệ logarit của trục giá trị, hãy làm theo các bước sau:

Nhấp chuột phải vào trục giá trị (Y) và sau đó chọn lệnh Format Axis từ trình đơn phím tắt xuất hiện.

Khi hộp thoại Axis định dạng xuất hiện, chọn mục Axis Options từ hộp danh sách.

Để nói với Excel sử dụng quy mô lôgarít của trục giá trị (Y), chỉ cần chọn hộp kiểm Quy mô Logarithmic và sau đó nhấn OK.

Đừng quên thử nghiệm

Các đề xuất bạn tài trợ ở đây là những hướng dẫn thực sự tốt để sử dụng.Nhưng bạn phải thử nghiệm với các bài thuyết trình trực quan của bạn về dữ liệu. Đôi khi bằng cách nhìn vào dữ liệu theo cách trực quan, tò mò, trực quan, bạn sẽ có được những hiểu biết sâu sắc mà bạn sẽ bỏ lỡ.

Nếu bạn thường xuyên sử dụng các biểu đồ và đồ thị để phân tích thông tin hoặc nếu bạn thường xuyên trình bày những thông tin đó cho những người khác trong tổ chức của bạn, đọc một hoặc nhiều cuốn sách này sẽ mang lại lợi ích cho bạn.