ĐIều gì Ngưng các tập tin của công ty QuickBooks Do? - núm vú

Bạn có thể đã nhận thấy lệnh Condense cho tệp dữ liệu QuickBooks. Nó làm gì? Câu hỏi hay. Quá trình ngưng tụ tập tin QuickBooks làm hai việc:

• Câu lệnh QuickBooks Condense tạo ra một bản sao vĩnh viễn của tệp dữ liệu QuickBooks. (Bản sao này được gọi là bản sao lưu trữ của tệp tin). Bản sao lưu trữ của tệp công ty là số liệu nhanh của tệp công ty vì nó tồn tại tại một thời điểm cụ thể. Nếu ai đó sau đó có câu hỏi - có lẽ kế toán viên của bạn, hoặc kiểm toán viên của liên bang hoặc tiểu bang - bạn có thể sử dụng bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu để hiển thị hồ sơ của công ty như thế nào tại một thời điểm cụ thể. Quá trình ngưng tụ tập tin làm cho tệp dữ liệu nhỏ hơn bằng cách tóm tắt nhiều giao dịch chi tiết đóng cũ, sử dụng các mục nhật ký quái vật.

Vì việc ngưng tụ và lưu trữ này có thể gây nhầm lẫn một chút, chúng ta hãy tóm tắt chính xác điều gì sẽ xảy ra khi bạn ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks. Đây là những gì mà QuickBooks thường làm trong quá trình:

Tiết kiệm bản sao lưu trữ các tệp công ty của bạn:

• Khi bạn ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks, QuickBooks lưu bản sao lưu của tệp đó. Xóa các giao dịch đóng cửa:
• Là một phần của quá trình ngưng tụ, QuickBooks cung cấp cho bạn cơ hội xóa các giao dịch cũ và đóng từ phiên bản hiện tại, làm việc của tệp công ty QuickBooks. Hãy nhớ rằng lưu trữ tạo ra một bản lưu trữ của tập tin công ty QuickBooks. Tuy nhiên, bạn vẫn có phiên bản làm việc của tệp công ty QuickBooks và đó là phiên bản hiện tại, làm việc của tệp công ty QuickBooks được làm sạch hoặc ngưng tụ bằng cách xóa các giao dịch cũ và đóng.

Các giao dịch đóng

là các giao dịch mà QuickBooks không cần phải theo dõi chi tiết. Hóa đơn khách hàng cũ - sau khi đã thanh toán - là một giao dịch khép kín. Một tờ séc cũ viết cho một số nhà cung cấp - sau khi đã thanh toán ngân hàng - là một giao dịch khép kín. Tóm tắt các giao dịch khép kín:

• Bởi vì các giao dịch cũ, đóng cửa được lấy ra khỏi tệp dữ liệu QuickBooks, việc ngưng kết thường tạo ra các mục nhật ký tóm tắt hàng tháng cho các giao dịch cũ, đóng và đặt các giao dịch tóm tắt này trong phiên bản hiện tại, Tập tin dữ liệu QuickBooks. Những nhật ký tóm tắt hàng tháng cho phép bạn tiếp tục chuẩn bị báo cáo tài chính hàng tháng. Mặc dù việc lưu trữ sẽ xóa tất cả các giao dịch cũ, đóng cửa kể từ tháng 1 năm 2011, bạn vẫn có thể đưa ra các báo cáo tài chính cho tháng 1 năm 2011 vào năm 2017.Để tạo báo cáo tài chính hàng tháng cho tháng 1 năm 2011, QuickBooks sử dụng các mục nhật ký tóm tắt hàng tháng. Xóa đường mòn kiểm toán:
• QuickBooks duy trì một đường mòn kiểm toán cho thấy ai đã nhập những giao dịch nào. Một hiệu ứng gần như ẩn của việc dọn dẹp các tập tin dữ liệu QuickBooks liên quan đến đường mòn kiểm toán. Nếu bạn làm sạch một tệp công ty và chỉ ra rằng tệp công ty nên được ngưng tụ, QuickBooks sẽ xóa dấu vết kiểm toán trước khi "xóa các giao dịch đã đóng trong hoặc trước ngày". Nói cách khác, trong khoảng thời gian mà QuickBooks loại bỏ các giao dịch cũ, đóng, nó cũng loại bỏ các dấu vết kiểm toán của những giao dịch đó.

Quá trình tập trung thường có nghĩa là tạo một bản sao của tập tin dữ liệu QuickBooks mà bạn đặt ở đâu đó và sau đó tạo ra một phiên bản được thu nhỏ của tệp công ty của công ty. Lệnh mà bạn sử dụng để ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks, tuy nhiên, cũng cho phép bạn tạo các tệp công ty gần như trống rỗng. Hầu hết mọi người không bao giờ phải sử dụng tùy chọn này.

Có thể chỉ có một loại người dùng QuickBooks có thể muốn tạo các tệp công ty gần như trống rỗng: CPA và chuyên gia tư vấn (những người muốn sử dụng lại tệp công ty cho một đơn vị kinh doanh hoặc khách hàng khác) có thể muốn sử dụng lệnh này để tạo ra công ty tập tin dữ liệu có nhiều danh sách được thiết lập.