Phiên bản Cài đặt trong SharePoint 2010 - núm vú

Vùng Phiên bản Cài đặt trong SharePoint 2010 có lẽ là một trong số các cài đặt sau khi tìm trong bất kỳ thư viện hoặc danh sách nào. Cài đặt phiên bản bao gồm hầu hết các lựa chọn quản lý tài liệu hoặc quản lý nội dung. Vì vậy, thần chú quản lý tài liệu / nội dung mới của bạn là phê duyệt, phiên bản, và kiểm tra. Theo mặc định, các thiết lập yêu cầu Chấp nhận, Phiên bản, hoặc Yêu cầu Xóa là không phải được bật trong một nhóm.

Nếu bạn muốn bật các tùy chọn này khi trang web của bạn được định cấu hình, hãy xem xét sử dụng một trang xuất bản để thay thế.

Trước khi chọn các tùy chọn này, đảm bảo bạn biết các quy trình nghiệp vụ của nhóm của bạn. Nếu tài liệu được kiểm tra kỹ lưỡng và được chấp thuận bên ngoài quy trình SharePoint, bạn có thể không muốn hoặc cần Cài đặt phê duyệt hoặc Kiểm tra thực thi. Nếu tài liệu của bạn là hình ảnh, bạn có thể hoặc không muốn áp dụng phiên bản nếu các phiên bản không quan trọng đối với bạn và bạn sẽ không cần phải trở lại phiên bản cũ hơn.

Xem xét việc sử dụng nhiều thư viện tài liệu và áp dụng các cài đặt khác nhau dựa trên nhu cầu. Ví dụ: nếu bạn có 100 tài liệu trong thư viện và thực sự chỉ cần phiên bản và phê duyệt trên 5 trong số các tài liệu đó, có lẽ chúng có thể được đặt trong một thư viện với cấu hình bổ sung.

Phiên bản có thể là một trong những tính năng hiểu nhầm nhất của quản lý tài liệu SharePoint. Phiên bản là một cơ chế bảo vệ hữu ích vì bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản trước của tài liệu, nếu cần.

Phiên bản trong SharePoint là các bản sao của cùng một tài liệu ở các khoảng khác nhau trong quá trình chỉnh sửa. Nếu bạn yêu cầu người dùng xem các phiên bản khác nhau của một tài liệu, có thể để lựa chọn giữa hai, bạn cần phải bao gồm một cái tên trong tên (ví dụ như v1.0 trong ví dụ trước đó) hoặc một cột Siêu dữ liệu bổ sung.

Thực hiện theo các bước sau để áp dụng hoặc sửa đổi cài đặt Phiên bản:

1. Nhấp vào liên kết Cài đặt Lập Phiên bản trong Trang Cài đặt Thư viện / Danh sách.

   Các phần của trang Cài đặt Lập Phiên bản bao gồm Chấp nhận Nội dung, Lịch sử Phiên bản Tài liệu, Bảo mật Mục Dự thảo và Yêu cầu Kiểm tra (chỉ các thư viện).

2. Chọn yêu cầu phê duyệt mục trong phần Chấp nhận Nội dung bằng cách chọn nút radio Có hoặc Không.

   Nếu bạn chọn Có để trả lời "Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi" thì những cá nhân có quyền Approve Items luôn có thể xem các mục dự thảo.

   Các mục chưa được chấp thuận không hiển thị đối với các thành viên trang web hoặc khách truy cập.Bạn có thể chỉ định người mà bạn muốn xem bản nháp trong phần Bảo mật Bản Dự thảo.

3. Trong phần Lịch sử Phiên bản Tài liệu, hãy chọn một nút radio để cho biết có nên sử dụng Phiên bản Không Phiên bản, Tạo Phiên bản Chính, Tạo Các Phiên bản Chính và Nhỏ (Bản nháp) và (tùy chọn) chỉ định Số Phiên bản để giữ bằng cách chọn đúng hộp kiểm tra và nhập một số.

   Mặc định cho một danh sách / thư viện là No Versioning. Bạn có thể chọn Các phiên bản chính (1. 0, 2. 0. 3. 0, v.v.) hoặc Phiên bản Chính và Các Phiên bản Nhỏ (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0, v.v.). Chọn một trong hai tùy chọn cuối cùng cho phép bạn chỉ định một giới hạn cho số phiên bản của mỗi loại bằng cách nhập một số lên đến 10 000.

4. Chọn những người có thể xem các mục dự thảo bằng cách chọn nút radio của Bản nháp tiết mục an toàn trong Mục Mục an ninh.

   Phần này bị vô hiệu hóa trừ khi bạn cho phép phiên bản nhỏ (dự thảo) của tài liệu hoặc các mục trong danh sách của bạn. Dưới đây là ba tùy chọn cho những người có thể xem các mục dự thảo - Bất kỳ Người dùng nào có thể Đọc Mục, Chỉ những Người dùng Có thể Chỉnh sửa Mục hoặc Chỉ những Người dùng Có thể Chấp nhận (và Tác giả).

5. Xác định yêu cầu kiểm tra đối với người dùng chỉnh sửa tài liệu bằng cách chọn nút radio Có hoặc Không.

   Mặc dù đôi khi có thể là một rắc rối, nhưng đòi hỏi kiểm tra là một cơ chế an toàn tốt khác để đảm bảo rằng người dùng khác không nhìn thấy tài liệu ở giữa sửa đổi hoặc có nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc (lưu lần cuối cùng).

   Xem xét việc thêm cột Đã kiểm tra ra vào chế độ xem của bạn để người dùng có thể nhanh chóng xem những người đã kiểm tra mục nào.

6. Nhấp vào OK hoặc Hủy.

   Nếu bạn nhấp OK, cài đặt Phiên bản của bạn sẽ được áp dụng. Đi thử chúng!