Bằng cách sử dụng Phiên bản Cài đặt trong SharePoint 2016 - núm vú

Vùng Phiên bản Cài đặt trong SharePoint 2016 chứa một số cài đặt được tìm kiếm nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Cài đặt phiên bản bao gồm hầu hết các lựa chọn quản lý tài liệu hoặc quản lý nội dung. Vì vậy, thần chú quản lý tài liệu / nội dung mới của bạn là phê duyệt, phiên bản, và kiểm tra. Bạn có thể nói nó trong giấc ngủ. Theo mặc định, cài đặt Yêu cầu phê duyệt, Lập phiên bản hoặc Yêu cầu Yêu cầu Ra khỏi không phải được bật trong trang web nhóm.

Lý do phiên bản được tắt theo mặc định là nó chiếm một lượng lớn không gian trong cơ sở dữ liệu. Mỗi lần một phiên bản mới được tạo ra, cơ sở dữ liệu sẽ phát triển. Tuy nhiên, phiên bản là rất quan trọng cho bất kỳ công việc thực tế, vì vậy bạn nên bật nó lên.

Nếu bạn muốn bật các tùy chọn này khi trang web của bạn được định cấu hình, hãy xem xét sử dụng trang xuất bản thay thế.

Trước khi chọn các tùy chọn này, đảm bảo bạn biết các quy trình nghiệp vụ của nhóm của bạn. Nếu tài liệu được kiểm tra kỹ lưỡng và được chấp thuận bên ngoài quy trình SharePoint, bạn có thể không muốn hoặc cần Cài đặt phê duyệt hoặc Kiểm tra thực thi. Nếu tài liệu của bạn là hình ảnh, bạn có thể hoặc không muốn áp dụng phiên bản nếu các phiên bản không quan trọng đối với bạn và bạn sẽ không cần phải trở lại phiên bản cũ hơn.

Xem xét việc sử dụng nhiều ứng dụng Thư viện Tài liệu và áp dụng các cài đặt khác nhau dựa trên nhu cầu. Ví dụ: nếu bạn có 100 tài liệu trong ứng dụng Thư viện và thực sự chỉ cần phiên bản và chấp thuận trên 5 trong số những tài liệu đó, có lẽ chúng có thể được đặt trong ứng dụng Thư viện có cấu hình thêm.

Phiên bản có thể là một trong những tính năng hiểu nhầm nhất của quản lý tài liệu SharePoint. Phiên bản là một cơ chế bảo vệ hữu ích vì bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản trước của tài liệu nếu cần. Phiên bản trong SharePoint là bản sao của cùng một tài liệu ở các khoảng khác nhau trong quá trình chỉnh sửa.

Bạn có thể muốn thêm cột Phiên bản vào chế độ xem của bạn để người dùng có thể nhanh chóng xem phiên bản của tài liệu. Nếu không, bạn kết thúc với việc người dùng thêm thông tin phiên bản vào tên hoặc tiêu đề của tài liệu, chẳng hạn như Sổ tay Nhân viên v1. 0, Sổ tay Nhân viên v2. 0, hoặc cái này, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-ĐĂNG KÝ-OFF-FINAL_FINAL.

Thực hiện theo các bước sau để áp dụng hoặc sửa đổi cài đặt Phiên bản:

1. Nhấp vào liên kết Cài đặt Lập Phiên bản trong trang Cài đặt Thư viện hoặc Cài đặt Danh sách.

   Các phần của trang Cài đặt Lập Phiên bản bao gồm Chấp nhận Nội dung, Lịch sử Phiên bản Tài liệu, Bảo mật Mục Hàng dự thảo và Yêu cầu Kiểm tra (chỉ ứng dụng Thư viện).

2. Tiếp theo, bạn cần chọn xem bạn có muốn yêu cầu chấp nhận nội dung cho các mục đã gửi. Bạn thực hiện lựa chọn này bằng cách chọn nút radio Có hoặc Không trên trang Phiên bản Cài đặt (truy cập trong Bước 1).

   Nếu bạn đã chọn Có trong câu trả lời để Yêu cầu Chấp nhận Nội dung cho Mặt hàng Đã Gửi?, cá nhân có quyền Approve Items luôn có thể xem các mục dự thảo.

   Các mục chưa được chấp thuận (có nghĩa là chúng là phiên bản nháp) không hiển thị đối với các thành viên trang web hoặc khách truy cập. Bạn có thể chỉ định người mà bạn muốn xem bản nháp trong phần Bảo mật Bản Dự thảo.

3. Trong phần Lịch sử Phiên bản Tài liệu, chọn một nút radio để cho biết có nên sử dụng Phiên bản Không Phiên bản, Tạo Phiên bản Chính, Tạo Các Phiên bản Chính và Nhỏ (Bản nháp) hoặc (tùy chọn) chỉ định Số Phiên bản để giữ bằng cách nhập một số.

   Mặc định cho một ứng dụng List hoặc Library là No Versioning. Bạn có thể chọn Các phiên bản chính (1. 0, 2. 0., 3. 0, v.v.) hoặc Phiên bản Chính và Các Phiên bản Nhỏ (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0, v.v.). Chọn một trong hai tùy chọn cuối cùng cho phép bạn chỉ định một giới hạn cho số phiên bản của mỗi loại bằng cách nhập một số lên đến 10 000.

4. Chọn những người có thể xem các mục dự thảo bằng cách chọn nút radio của Bản nháp tiết mục an toàn trong Mục Mục an ninh.

   Phần này bị vô hiệu hóa trừ khi bạn cho phép các phiên bản nhỏ (dự thảo) hoặc yêu cầu phê duyệt nội dung các tài liệu hoặc các mục trong danh sách của bạn. Dưới đây là ba tùy chọn cho những người có thể xem các mục dự thảo - Bất kỳ Người dùng nào có thể Đọc Mục, Chỉ những Người dùng Có thể Chỉnh sửa Mục hoặc Chỉ những Người dùng Có thể Chấp nhận (và Tác giả).

5. Xác định yêu cầu kiểm tra đối với người dùng chỉnh sửa tài liệu bằng cách chọn nút radio Có hoặc Không.

   Mặc dù đôi khi nó là một rắc rối đòi hỏi kiểm tra là một cơ chế an toàn tốt khác làm cho người dùng khác không thấy một tài liệu ở giữa sửa đổi hoặc có nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một lúc (lần lưu cuối cùng thắng).

   Xem xét việc thêm cột Đã kiểm tra ra vào chế độ xem của bạn để người dùng có thể nhanh chóng xem những người đã kiểm tra mục nào.

6. Nhấp vào OK hoặc Hủy.

Nếu bạn nhấp OK, cài đặt Phiên bản của bạn sẽ được áp dụng. Đi thử chúng!

Khi xem tài liệu trong ứng dụng Thư viện, bạn có thể nhấp vào dấu chấm lửng để xem trình đơn ngữ cảnh. Trình đơn này cho phép trình soạn thảo tài liệu kiểm tra / kiểm tra trong tài liệu, phê duyệt, đặt ra quy trình công việc, v.v. Bởi vì menu là theo bối cảnh, nếu không được chấp thuận trên thư viện hoặc danh sách, ví dụ, Phê duyệt không xuất hiện trên trình đơn. Nếu một tài liệu được kiểm tra ra, tùy chọn để Hủy bỏ Kiểm tra xuất hiện.

Trình đơn ngữ cảnh của tài liệu.

Trong phần lớn trường hợp, các thành viên trong nhóm sẽ điều hướng đến trang web sử dụng trình duyệt để làm việc với các ứng dụng danh sách. Tuy nhiên, hãy nghĩ đến cách nhóm của bạn tương tác với các tài liệu. Họ có thể đang điều hướng đến một ứng dụng sử dụng trình duyệt nhưng họ cũng có thể liên kết từ một dấu trang hoặc mở tài liệu trực tiếp từ ứng dụng chỉnh sửa (như Word, Excel hoặc PowerPoint). Mặc dù các phiên bản Office hiện tại hỗ trợ và tương tác với cài đặt ứng dụng Thư viện SharePoint, người dùng có thể không biết phải tìm các lệnh ở đâu.

Tránh sự thất vọng bằng cách dành ít thời gian để xem xét các cài đặt và lựa chọn với đội của bạn. Đào tạo về các tùy chọn quản lý tài liệu này là một trong những đề xuất số một cho sự thành công trong cộng tác SharePoint, đặc biệt đối với các nhóm có nhiều thành viên hoặc cộng tác viên.