Thực hiện Shortcuts với Macros trong Office 2003 - núm vú

Nhiều người mơ ước trong ngày họ có thể đưa ra lệnh cho máy tính bằng cách nói chuyện với nó; thực tế hiện tại là bạn vẫn phải gõ vào một bàn phím nếu bạn hy vọng sử dụng máy tính của bạn ở tất cả. Bởi vì hầu hết mọi người muốn tránh gõ, Microsoft Office 2003 cung cấp một giải pháp một phần - macro.

Macros không loại bỏ hoàn toàn việc nhập, nhưng chúng có thể giảm số lượng các phím mà bạn phải bấm để hoàn thành công việc. A macro là một chương trình nhỏ ghi lại các phím bấm của bạn khi bạn gõ. Sau khi bạn ghi lại các tổ hợp phím trong macro, bất cứ khi nào bạn cần sử dụng cùng một cú nhấn phím chính xác nữa, bạn có thể cho Microsoft Office 2003 biết "phát lại" các bấm phím đã ghi lại của bạn.

Ví dụ, giả sử bạn thấy mình nhập tên của công ty bạn, Tập đoàn Mudflat Mississippi, lặp đi lặp lại. Thay vào đó, bạn có thể gõ một lần và lưu nó dưới dạng macro. Sau đó, khi bạn muốn tên công ty xuất hiện trong tài liệu của bạn, Office 2003 có thể tự động nhập The Mississippi Mudflat Corporation cho bạn.

Bạn có thể tạo và chạy các macro bên trong Word, Excel và PowerPoint.

Ghi macro trong Word

Để ghi macro trong Word, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Tools -> Macro -> Record New Macro.

Một hộp thoại Record Macro xuất hiện, như thể hiện trong hình 1.

Hộp thoại Record Macro là nơi bạn có thể đặt tên vĩ mô và gán một phím tắt để chạy nó sau.

2. Nhập tên cho macro của bạn vào hộp văn bản tên macro. 3. Nhấp vào nút Bàn phím.

Một hộp thoại Tuỳ chỉnh Bàn phím xuất hiện, như thể hiện trong hình 2; đó là nơi mà bạn gán một kết hợp phím tắt để vĩ mô của bạn.

Hình 2:

Hộp thoại Customize Keyboard.

4. Nhấn phím tắt mà bạn muốn đại diện cho macro của bạn (như Alt + F12). Bạn có thể lặp lại bước này để gán nhiều tổ hợp phím cho cùng một macro nếu bạn muốn.

5. Nhấp vào nút Chỉ định.

6. Nhấp vào nút Đóng.

Con trỏ chuột chuyển thành một mũi tên có biểu tượng thính giác; thanh công cụ Stop Recording xuất hiện, như thể hiện trong hình 3, bạn có thể sử dụng để tạm dừng hoặc ngừng ghi macro.

Hình 3:

Thanh công cụ Stop Recording.

7. Nhấn tổ hợp phím mà bạn muốn ghi lại trong macro của bạn. Nếu bạn nhấp vào nút Tạm dừng Ghi, bạn có thể tạm dừng ghi macro của bạn.

8. Nhấp vào nút Stop Recording khi bạn kết thúc việc ghi lại các phím bấm.

Để chạy macro của bạn, nhấn phím kết hợp phím mà bạn đã chọn ở bước 4.

Các macro ghi trong Excel

Để ghi macro trong Excel, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Tools -> Macro -> Record New Macro.

Một hộp thoại Record Macro xuất hiện.

2. Nhập tên cho macro của bạn vào hộp văn bản tên macro.

3. Nhấp vào hộp phím Phím tắt (phím có Ctrl + ở bên trái) và gõ một chữ cái.

Ví dụ: nếu bạn muốn phát lại macro bằng cách nhấn Ctrl + W, gõ W trong hộp phím tắt.

4. Nhấp OK.

Một thanh công cụ Stop Recording xuất hiện.

5. Nhấn tổ hợp phím mà bạn muốn ghi lại trong macro của bạn.

6. Nhấp vào nút Stop Recording khi bạn kết thúc việc ghi lại các phím bấm.

Để chạy macro, nhấn phím kết hợp phím mà bạn đã chọn ở Bước 3.

Ghi macro trong PowerPoint

Để ghi macro trong PowerPoint, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Tools -> Macro -> Record New Macro.

Một hộp thoại Record Macro xuất hiện.

2. Nhập tên cho macro của bạn vào hộp văn bản tên macro và nhấp vào OK.

Một thanh công cụ Stop Recording xuất hiện.

3. Nhấn tổ hợp phím mà bạn muốn ghi lại trong macro của bạn.

4. Nhấp vào nút Stop Recording khi bạn kết thúc việc ghi lại các phím bấm.

Để chạy macro trong PowerPoint, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Tools -> Macro -> Macros (hoặc nhấn Alt + F8).

Một hộp thoại vĩ mô xuất hiện.

2. Nhấp vào tên của macro mà bạn muốn chạy.

3. Nhấp vào Chạy.