SharePoint 2016 Đối với người mới bắt đầu Cheat Sheet - núm vú

Bởi Ken Withee, Rosemarie Withee

Microsoft SharePoint Server 2016 cung cấp một web- dựa trên nền tảng mà tổ chức của bạn có thể tận dụng để năng suất và cạnh tranh hơn. Với SharePoint 2016, bạn có thể quản lý nội dung, xuất bản thông tin, quy trình theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh tổng thể của bạn. Ngoài ra, SharePoint 2016 cung cấp các tính năng xã hội như tiểu blog, nguồn cấp dữ liệu, sở thích, đề cập đến và thẻ băm để giúp mọi người trong tổ chức của bạn trên cùng một trang và giao tiếp hiệu quả.

Hiểu biết về SharePoint 2016 Technology Mix

SharePoint 2016 là một sản phẩm khổng lồ và phức tạp. SharePoint không chỉ phức tạp mà còn dựa trên một loạt các công nghệ khác để làm cho kỳ diệu xảy ra.

ngăn xếp công nghệ SharePoint 2016 bao gồm:

Máy chủ máy tính: Ở gốc của bất kỳ hệ thống phần mềm nào là một thiết bị vật lý được gọi là máy chủ. Máy chủ không khác gì máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc thậm chí là điện thoại. Tất cả đều sử dụng chip máy tính vật lý để làm cho mọi thứ xảy ra trong thế giới kỹ thuật số. Một máy chủ chỉ được thiết kế đặc biệt cho phần mềm loại doanh nghiệp nặng.
Hệ điều hành: Một máy tính vật lý không nhiều hơn trọng lượng giấy hoặc cửa ngăn mà không có phần mềm để làm cho nó hoạt động. Phần mềm được thiết kế để làm cho máy tính làm công cụ được gọi là một hệ điều hành. Trong thế giới của Microsoft, hệ điều hành được thiết kế dành cho các máy chủ được gọi là aptly enough, Windows Server.
Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu được cài đặt vào hệ điều hành và được thiết kế và tối ưu hoá để lưu trữ và thao tác dữ liệu. Sản phẩm cơ sở dữ liệu của Microsoft được gọi là SQL Server. SharePoint nâng cao khả năng tiên tiến của SQL Server để cung cấp các tính năng được khám phá trong suốt cuốn sách.
Máy chủ Web: SharePoint là phần mềm mà bạn tương tác sử dụng trình duyệt web của bạn. Một sản phẩm phần mềm đặc biệt được gọi là máy chủ web là công cụ cung cấp các trang web cho trình duyệt web của bạn. Máy chủ web Microsoft được gọi là Internet Information Services (IIS).

Phải mất toàn bộ công nghệ này để làm cho SharePoint có thể. Bạn thậm chí có thể nói nó cần một làng phần mềm. Khi phần mềm này được cài sẵn, nhóm CNTT của bạn có thể cài đặt SharePoint. Khi nhóm CNTT của bạn cài đặt SharePoint trên cơ sở địa phương của bạn, nó được gọi là SharePoint On Premise. Khi bạn mua SharePoint như một dịch vụ từ Microsoft và truy cập nó qua Internet, nó được gọi là SharePoint Online.Với SharePoint Online, phần mềm được cài đặt trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft và họ thực hiện các công việc như cài đặt, quản lý, sao lưu và bảo vệ tất cả.

Để Microsoft cung cấp cơ sở hạ tầng SharePoint cho phép tổ chức của bạn tập trung vào doanh nghiệp của bạn. Cụ thể, bạn có thể tập trung vào việc tận dụng SharePoint để tăng giá trị kinh doanh của bạn thay vì lo lắng về các đèn nhấp nháy của các máy chủ và những sự phức tạp của tất cả các phần mềm tạo thành stack.

Bạn có một vài lựa chọn khác nhau khi lựa chọn SharePoint 2016. Các tùy chọn này bao gồm:

SharePoint Server 2016, Giấy phép chuẩn: Intranet, cổng thông tin, mạng không dây, mạng tìm kiếm và My Site.
SharePoint Server 2016, Giấy phép doanh nghiệp: Các kịch bản nâng cao cho sự thông minh kinh doanh, tích hợp ứng dụng và dịch vụ Office 2016.
SharePoint Online: Phiên bản SharePoint dựa trên đám mây. Cung cấp dưới dạng một sản phẩm độc lập hoặc đi kèm với Office 365. SharePoint Online bao gồm một số tùy chọn gói khác nhau, là sự kết hợp của các tính năng của SharePoint Server. Ngoài ra, kể từ bây giờ Microsoft sẽ bổ sung các tính năng mới nhất và mới nhất cho SharePoint Online. Tại một số điểm trong tương lai (có thể là SharePoint 2019?), Họ sẽ thực hiện tất cả những công việc đó với SharePoint Online và tạo một phiên bản SharePoint mới khác. Nếu bạn muốn ở lại với các mới nhất và lớn nhất, sau đó SharePoint Online là lựa chọn tốt nhất của bạn.

Các mẫu trang web phổ biến trong SharePoint 2016

Một mẫu trang web là những gì bạn sử dụng khi tạo một trang SharePoint mới. Mẫu trang web chỉ cung cấp cho bạn một thiết lập bắt đầu cho SharePoint. Ví dụ: nếu bạn chọn mẫu Team Site thì trang web bạn tạo sẽ bao gồm các thành phần của SharePoint được thiết kế cho một nhóm. Những thứ như ứng dụng Tài liệu, Ứng dụng Lịch, Ứng dụng công việc và hình ảnh hóa thời gian.

Có một số mẫu trang web có sẵn trong SharePoint 2016. Mẫu trang web được nhóm lại thành các danh mục như Hợp tác, Doanh nghiệp và Xuất bản.

Các mẫu trang web mà bạn có sẵn tùy thuộc vào phiên bản SharePoint mà bạn đang sử dụng cũng như các tính năng mà bạn đã kích hoạt. Ví dụ: mẫu Trung tâm Thông minh Doanh nghiệp chỉ có sẵn với giấy phép Doanh nghiệp. Và các trang Xuất bản chỉ có sẵn khi bạn kích hoạt cơ sở hạ tầng xuất bản SharePoint Server.

Các mẫu trang web bạn nên quen thuộc với:

Trang web Nhóm: Mẫu được thiết kế cho các nhóm cộng tác, chia sẻ tài liệu và đồng bộ hóa.
Blog: Một mẫu tạo ra một trang blog.
Trang web dự án: Một mẫu tạo ra một trang web để quản lý và cộng tác trên một dự án cụ thể.
Trang web cộng đồng: Mẫu được thiết kế để tạo ra một trang web cho phép các thành viên cộng đồng tụ họp và thảo luận các mối quan tâm chung.
Trung tâm Tài liệu: Một mẫu được thiết kế để quản lý các tài liệu phổ biến ở trung tâm
Trung tâm Hồ sơ: Một mẫu tạo một trang web để quản lý hồ sơ của công ty.
Trung tâm Thông minh Kinh doanh: Mẫu có tất cả các chức năng cần thiết cho Business Intelligence trong SharePoint.
Trung tâm Tìm kiếm Doanh nghiệp: Mẫu được sử dụng để tạo trang web cho tìm kiếm. Bao gồm một số trang kết quả tìm kiếm cho các câu hỏi chuyên biệt như tìm kiếm người, cuộc trò chuyện, video và nói chung.
Trung tâm Tìm kiếm cơ bản: Mẫu được sử dụng để tạo trang web trung tâm tìm kiếm chung. Cơ bản không có nhiều trang kết quả của trung tâm tìm kiếm doanh nghiệp.
Kho Repository Quy trình Visio: Một mẫu mà bạn có thể chọn khi tạo một trang web để lưu trữ các quy trình nghiệp vụ trong định dạng Microsoft Office Visio.
Trang xuất bản: Một mẫu tạo ra một trang xuất bản trống. Một trang xuất bản được sử dụng để xuất bản các trang web để tiêu dùng đại chúng.
Trang xuất bản với luồng công việc: Một mẫu cung cấp khả năng của khuôn mẫu Nhà xuất bản và cũng bao gồm các luồng công việc được phê duyệt.
Enterprise Wiki: Mẫu để tạo trang web để thu thập và lưu trữ thông tin từ tập thể nhóm.

Ứng dụng phổ biến trong SharePoint 2016

Một ứng dụng là một thành phần trong SharePoint thực hiện một số nhiệm vụ. Một ứng dụng có thể được tạo để lưu trữ tài liệu kế toán hoặc theo dõi địa chỉ liên hệ của khách hàng. Nếu bạn đã quen thuộc với ý tưởng về danh sách và thư viện thì bạn đã quen với các ứng dụng.

Khi bạn tạo một ứng dụng bạn chọn kiểu mẫu mà nó nên sử dụng. Có những mẫu cho những thứ như thư viện, danh sách, lịch, nhiệm vụ và bảng thảo luận. Khi bạn thêm một ứng dụng vào trang web của bạn, bạn đặt tên đó. Ví dụ: bạn có thể thêm ứng dụng Lịch và gọi nó là Ngày lễ của Công ty.

Điều có thể gây nhầm lẫn là các ứng dụng thường được đặt tên giống như mẫu của họ. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng một trang web có ứng dụng được gọi là Thư viện Tài liệu dựa trên mẫu ứng dụng Thư viện Tài liệu thì việc hiểu các ứng dụng sẽ rất khó hiểu. Nếu bạn tạo ứng dụng của riêng bạn có tên là My Documents App và sau đó chọn mẫu Thư viện Tài liệu thì sự khác biệt dễ nhận thấy. Bạn có thể thấy rằng bạn có thể tạo Ứng dụng Tài liệu của tôi 1, Ứng dụng Tài liệu của tôi 2 và Ứng dụng Tài liệu của tôi 3, tất cả đều có thể sử dụng cùng một mẫu: Thư viện Tài liệu.

Các ứng dụng mà bạn có sẵn tùy thuộc vào phiên bản SharePoint 2016 mà bạn đang sử dụng cũng như các tính năng bạn đã kích hoạt. Ví dụ: ứng dụng Thư viện Báo cáo chỉ có sẵn với giấy phép Doanh nghiệp.

Sau đây là các ứng dụng phổ biến mà bạn nên biết.

Thư viện Tài liệu: Được sử dụng để tạo các ứng dụng chứa tài liệu.
Thư viện Mẫu: Tạo một ứng dụng giữ các mẫu đơn kinh doanh. Thư viện này yêu cầu một trình soạn thảo tương thích như InfoPath.
Thư viện trang Wiki: Được sử dụng để tạo các ứng dụng lưu các trang wiki.
Thư viện Ảnh: Sử dụng mẫu này bạn tạo các ứng dụng để lưu trữ hình ảnh.
Liên kết: Tạo một ứng dụng có chứa liên kết HTML.
Thông báo: Kết quả trong ứng dụng có thể được sử dụng cho thông báo.
Danh bạ: Tạo một ứng dụng để lưu trữ số liên lạc.
Lịch: Mẫu được sử dụng để tạo các ứng dụng lịch.
Hội đồng thảo luận: Tạo một ứng dụng nơi người dùng có thể thảo luận các chủ đề trong một diễn đàn có luồng.
Liên kết được quảng cáo: Mẫu ứng dụng tạo nơi lưu các liên kết đến các hành động cụ thể sử dụng cách bố trí dựa trên ngói trực quan. Khi bạn tạo một Trang web Nhóm mới, nó sẽ bao gồm một ứng dụng dựa trên mẫu Liên kết được Quảng bá. Khi bạn di chuyển con chuột qua một ngói, thông tin sẽ xuất hiện để mô tả điều gì sẽ xảy ra khi liên kết được nhấp.
Nhiệm vụ: Mẫu được sử dụng để tạo ứng dụng để lưu trữ các tác vụ.
Theo dõi vấn đề: Được sử dụng để tạo một ứng dụng để theo dõi các vấn đề.
Danh sách Tùy chỉnh: Một mẫu tạo một ứng dụng trống dựa trên một danh sách.
Danh sách Tùy chỉnh trong Datasheet View: Mẫu này tương tự như mẫu Danh sách Tùy chỉnh nhưng cung cấp một giao diện Datasheet theo mặc định.
Danh sách bên ngoài: Được sử dụng để tạo một ứng dụng kết nối với dữ liệu bên ngoài.
Khảo sát: Tạo một ứng dụng được sử dụng để tiến hành khảo sát.
Thư viện nội dung: Mẫu được sử dụng để tạo ứng dụng lưu trữ nội dung trang web chẳng hạn như hình ảnh, âm thanh và tệp video.
Thư viện Kết nối Dữ liệu: Tạo một ứng dụng chứa các kết nối dữ liệu.
Thư viện Báo cáo: Được sử dụng để tạo một ứng dụng để lưu trữ các báo cáo.
Truy cập ứng dụng: Mẫu được sử dụng để tạo ứng dụng là ứng dụng dựa trên web Truy cập Office.
Nhập Bảng tính: Mẫu được sử dụng để nhập bảng tính. Kết quả là một ứng dụng chứa dữ liệu trong bảng tính. Tương đương có thể được thực hiện bằng tay bằng cách tạo ứng dụng bằng cách sử dụng mẫu Danh sách Tùy chỉnh, thêm tất cả các cột trong bảng tính và sau đó gõ tất cả dữ liệu.

Web Parts

Web Parts là các thành phần tái sử dụng được hiển thị nội dung trên các trang web trong SharePoint 2016. Web Parts là một thành phần cơ bản trong việc xây dựng các trang SharePoint. Có một số Bộ phận Web được gửi ngay ra khỏi hộp với các phiên bản SharePoint khác nhau và bạn cũng có thể mua Phụ tùng Web của bên thứ ba cắm ngay vào môi trường SharePoint của bạn.

Các bộ phận Web mà bạn có sẵn tùy thuộc vào phiên bản SharePoint 2016 mà bạn đang sử dụng cũng như các tính năng bạn đã kích hoạt. Ví dụ, PerformancePoint Web Parts chỉ có sẵn với giấy phép Enterprise và khi tính năng PerformancePoint Services được kích hoạt. Và Phần Web Web của Dự án Web Web chỉ có sẵn khi bạn đã cài đặt Máy chủ Dự án.

Dưới đây là danh sách các loại Web Part phổ biến mà bạn nên làm quen với:

Ứng dụng: Mỗi cá thể App mà bạn đã thêm vào trang web của bạn có một phần web liên quan. Phần Web App cho phép bạn thêm chế độ xem vào dữ liệu trong ứng dụng của bạn tới các trang web của bạn.
Blog: Cung cấp Web Parts cho một trang blog.
Dữ liệu doanh nghiệp: Nhóm các Bộ phận Web được thiết kế để hiển thị thông tin doanh nghiệp như trạng thái, chỉ số và các dữ liệu kinh doanh khác. Nhóm này cũng bao gồm Web Parts để nhúng các tài liệu Excel và Visio và để hiển thị dữ liệu từ Business Connectivity Services (BCS).BCS là một thành phần của SharePoint cho phép bạn kết nối với dữ liệu được lưu trữ bên ngoài SharePoint.
Cộng đồng: Nhóm cộng đồng chứa Web Parts cho các tính năng cộng đồng của SharePoint. Điều này bao gồm những thứ như thành viên, gia nhập cộng đồng, và thông tin về cộng đồng. Ngoài ra, còn có các công cụ cho quản trị viên cộng đồng.
Content Rollup: Bao gồm các bộ phận Web được sử dụng để tổng hợp (rollback) nội dung. Có Web Parts để kết quả tìm kiếm, cung cấp tóm tắt dự án, hiển thị thời hạn và hiển thị các tài liệu có liên quan từ khắp trang.
Bộ Tài liệu: Web Parts được thiết kế đặc biệt để làm việc với bộ tài liệu.
Bộ lọc: Bộ phận Web có thể được sử dụng để lọc thông tin. Các Web Parts này được thiết kế để kết nối với các Web Parts khác để cung cấp một cơ chế lọc hữu ích. Ví dụ: bạn có thể có một danh sách nội dung và muốn người dùng có thể lọc dựa trên các tiêu chí nhất định. Bạn có thể sử dụng các Web Parts để cung cấp cơ chế lọc.
Biểu mẫu: Các Phần Web cho phép bạn nhúng các biểu mẫu HTML hoặc InfoPath trong một trang.
Phương tiện và Nội dung: Danh mục này cung cấp Web Parts hiển thị phương tiện truyền thông như hình ảnh, video và trang. Ngoài ra, còn có một phần Web để hiển thị các ứng dụng Silverlight.
PerformancePoint: Các bộ phận Web được thiết kế đặc biệt cho các dịch vụ PerformancePoint.
Dự án Web Dự án: Các bộ phận Web được thiết kế đặc biệt cho Máy chủ Dự án. Các Web Parts này bao gồm các chức năng hiển thị thông tin về một dự án như các vấn đề, nhiệm vụ, bảng tính giờ và trạng thái.
Tìm kiếm: Cung cấp các bộ phận Web cho chức năng tìm kiếm như hộp tìm kiếm để nhập truy vấn, kết quả tìm kiếm và sàng lọc các kết quả.
Nội dung dựa trên Tìm kiếm: Cung cấp Bộ phận Web hiển thị nội dung dựa trên tìm kiếm. Ví dụ: có Web Parts để hiển thị các mục khớp với một thẻ nhất định, các trang dựa trên truy vấn tìm kiếm và các mục đã thay đổi gần đây.
Hợp tác xã hội: Danh mục này chứa các phần Web được thiết kế cho các thành phần xã hội của SharePoint như chi tiết liên lạc của người dùng, bảng ghi chú chia sẻ, các đám mây tag và các tác vụ người dùng.

Các loại trang SharePoint 2016

Có một vài điều bạn nên biết về các loại trang của SharePoint 2016. Một trang web là một tài liệu được hiển thị trong trình duyệt web của bạn. Sự khác biệt duy nhất giữa trang web và tài liệu văn bản thông thường là một trang web có đánh dấu đặc biệt cho trình duyệt web biết cách hiển thị nó.

SharePoint lấy các chi tiết của đánh dấu đặc biệt và ném nó đằng sau hậu trường. Những gì bạn còn lại là một vài loại trang khác nhau mà bạn có thể thêm vào các trang SharePoint của bạn.

Chúng bao gồm:

Trang Wiki: Một trang wiki còn được gọi là trang nội dung. Bạn có thể thêm nội dung vào chúng bằng cách gõ và định dạng văn bản. Ngoài ra, bạn có thể chèn hình ảnh và Web Parts. Thêm nội dung vào một trang wiki giống như làm việc với Office Word trong đó tất cả các khả năng định dạng nội dung được chứa ở đầu trang trong Ribbon.Và như tên của nó, một trang wiki sẽ xử lý tất cả các lệnh wiki như các ký tự [và].
Trang Web Part: Một trang Web Part được thiết kế đặc biệt cho Web Parts. Một trang Web Part bao gồm các vùng Web Part nơi bạn có thể thêm Web Parts. Sử dụng một trang Web Part bạn có thể kéo Web Parts giữa các vùng và kết nối chúng với nhau. Có nhiều bố cục vùng Web Part bạn có thể chọn từ khi tạo một trang Web Part.
Trang xuất bản: Trang xuất bản được sử dụng khi bạn cần tạo sự tách biệt giữa việc xuất bản nội dung và cách bố trí nội dung trên trang. Trang xuất bản cho phép bạn tạo bố cục trang chuẩn và sau đó cho phép nhiều người dùng nhập nội dung bằng cách sử dụng bố cục trang. Điều này cho phép bạn có người dùng quen thuộc với nội dung của chúng, nhưng không phải là bố cục của SharePoint, xuất bản lên trang web trong khi vẫn duy trì giao diện.