Sharepoint 2013 Đối với người mới bắt đầu Cheat Sheet - những con cần có

Bởi Ken Withee

Microsoft SharePoint Server 2013 cung cấp web- dựa trên nền tảng cho phép tổ chức của bạn năng suất và cạnh tranh hơn. Với SharePoint 2013, bạn có thể quản lý nội dung, xuất bản thông tin, quy trình theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh tổng thể của mình. Ngoài ra, SharePoint 2013 còn cung cấp các tính năng xã hội như tiểu blog, nguồn cấp dữ liệu, sở thích, đề cập đến và thẻ bắt đầu bằng thẻ nhớ để mọi người trong tổ chức của bạn trên cùng một trang và giao tiếp hiệu quả.

Các SharePoint 2013 Công nghệ Trộn

SharePoint 2013 là một sản phẩm lớn và phức tạp. SharePoint không chỉ phức tạp mà còn dựa vào một loạt các công nghệ khác để làm cho kỳ diệu xảy ra.

Ngăn xếp công nghệ SharePoint 2013 bao gồm

• Máy chủ máy tính: Ở gốc của bất kỳ hệ thống phần mềm nào là một thiết bị vật lý được gọi là server . Máy chủ không khác gì máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc thậm chí là điện thoại. Tất cả đều sử dụng chip máy tính vật lý để làm cho mọi thứ xảy ra trong thế giới kỹ thuật số. Một máy chủ SharePoint chỉ được thiết kế đặc biệt cho phần mềm loại doanh nghiệp nặng.

• Hệ thống điều hành: Một máy tính vật lý không nhiều hơn trọng lượng giấy mà không có phần mềm để làm cho nó hoạt động. Phần mềm được thiết kế để làm cho máy tính làm công cụ được gọi là hệ điều hành . Trong thế giới Microsoft, hệ điều hành được thiết kế dành cho các máy chủ được gọi là đúng, Windows Server.

• Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu được cài đặt vào hệ điều hành và được thiết kế và tối ưu hoá để lưu trữ và thao tác dữ liệu. Sản phẩm cơ sở dữ liệu của Microsoft được gọi là SQL Server. SharePoint tận dụng các khả năng nâng cao của SQL Server để cung cấp các tính năng mà người dùng cần.

• Máy chủ Web: SharePoint là phần mềm mà bạn tương tác sử dụng trình duyệt web của bạn. Một sản phẩm phần mềm đặc biệt được gọi là máy chủ web là công cụ cung cấp các trang web cho trình duyệt web của bạn. Máy chủ web Microsoft được gọi là Internet Information Services (IIS).

Bạn có một vài lựa chọn khác nhau khi lựa chọn SharePoint 2013:

• SharePoint Foundation 2013: Hợp tác cơ bản bằng cách sử dụng các trang web nhóm, blog và ứng dụng

• SharePoint Server 2013, giấy phép chuẩn: Intranet, portals, các mạng nội bộ, tìm kiếm và trang web Mạng xã hội của tôi

• SharePoint Server 2013, giấy phép doanh nghiệp: Các kịch bản nâng cao về thông tin kinh doanh, tích hợp ứng dụng và các dịch vụ Office 2013

• SharePoint Online: của SharePoint 2013, được cung cấp dưới dạng một sản phẩm độc lập hoặc đi kèm với Office 365, bao gồm một số tùy chọn gói khác nhau kết hợp các tính năng SharePoint Foundation và SharePoint Server.

Common SharePoint 2013 Site Templates

Mẫu trang web là những gì bạn sử dụng khi tạo một trang SharePoint mới. Nó cung cấp cho bạn một thiết lập bắt đầu cho SharePoint. Một số mẫu trang web có sẵn trong SharePoint 2013. Mẫu trang web được nhóm thành các loại như Hợp tác, Doanh nghiệp và Xuất bản.

Lưu ý: Mẫu trang web nào có sẵn cho bạn tùy thuộc vào phiên bản SharePoint 2013 bạn đang sử dụng, cũng như các tính năng được kích hoạt. Ví dụ: mẫu Trung tâm Thông minh Doanh nghiệp chỉ khả dụng với giấy phép Enterprise.

Mẫu trang web bạn nên làm quen với

• Team Site: Cho phép các nhóm hợp tác, chia sẻ tài liệu, và đồng bộ hóa.

• Blog: Sản xuất một trang blog.

• Địa điểm dự án: Cho phép các nhóm quản lý và cộng tác trên một dự án cụ thể.

• Trang web cộng đồng: Cho phép các thành viên cộng đồng tụ họp và thảo luận các mối quan tâm chung.

• Trung tâm Tài liệu: Cho phép quản lý các tài liệu phổ biến ở vị trí trung tâm.

• Trung tâm Hồ sơ: Quản lý hồ sơ của công ty.

• Business Intelligence Center: Cung cấp tất cả các chức năng cần thiết cho doanh nghiệp thông minh trong SharePoint.

• Trung tâm Tìm kiếm Doanh nghiệp: Cho phép tìm kiếm và bao gồm một số trang kết quả tìm kiếm cho các truy vấn chuyên biệt, chẳng hạn như tìm kiếm người, cuộc trò chuyện, video và nói chung.

• Trung tâm Tìm kiếm Cơ bản: Cung cấp trang web trung tâm tìm kiếm chung Cơ bản không có nhiều trang kết quả của trung tâm tìm kiếm doanh nghiệp.

• Kho Repository Quy trình Visio: Lưu trữ quy trình kinh doanh theo định dạng Microsoft Office Visio.

• Trang xuất bản: Tạo ra một trang xuất bản trống. Một trang xuất bản được sử dụng để xuất bản các trang web để tiêu dùng đại chúng.

• Trang xuất bản với luồng công việc: Cung cấp khả năng của khuôn mẫu Nhà xuất bản và cũng bao gồm các luồng công việc được phê duyệt.

• Enterprise Wiki: Thu thập và lưu trữ thông tin từ tập thể nhóm.

Ứng dụng phổ biến trong SharePoint 2013

Khi bạn tạo một ứng dụng trong SharePoint 2013, bạn chọn kiểu mẫu cần sử dụng. Điều có thể gây nhầm lẫn là ứng dụng thường được đặt tên giống như mẫu của họ. (Ví dụ: ứng dụng được gọi là Thư viện Tài liệu dựa trên mẫu ứng dụng Thư viện Tài liệu)

Lưu ý: Các ứng dụng bạn có sẵn tùy thuộc vào phiên bản SharePoint 2013 mà bạn sử dụng cũng như các tính năng được kích hoạt. Ví dụ: ứng dụng Thư viện Báo cáo chỉ khả dụng với giấy phép Doanh nghiệp.

Sau đây là một số ứng dụng SharePoint 2013 thường gặp:

• Thư viện Tài liệu: Giữ tài liệu.

• Thư viện Mẫu: Giữ các mẫu đơn kinh doanh. Thư viện này yêu cầu một trình soạn thảo tương thích như InfoPath.

• Thư viện trang Wiki: Lưu các trang wiki.

• Thư viện ảnh: Lưu trữ hình ảnh.

• Liên kết: Chứa các liên kết HTML.

• Thông báo: Tạo và gửi thông báo.

• Danh bạ: Lưu trữ số liên lạc.

• Lịch: Tạo lịch.

• Hội đồng thảo luận: Cho phép người dùng thảo luận chủ đề trong một diễn đàn luồng.

• Liên kết được quảng cáo: Tạo ra một nơi để lưu trữ liên kết đến các hành động cụ thể sử dụng cách bố trí dựa trên ngói trực quan.

• Nhiệm vụ: Lưu trữ các nhiệm vụ.

• Theo dõi vấn đề: Sự cố bài hát.

• Danh sách Tùy chỉnh: Tạo một ứng dụng trống dựa trên một danh sách.

• Danh sách tùy chỉnh trong Datasheet View: Cung cấp một giao diện bảng dữ liệu (tương tự như mẫu danh sách tùy chỉnh).

• Danh sách bên ngoài: Kết nối với dữ liệu bên ngoài.

• Khảo sát: Tiến hành khảo sát.

• Thư viện Tài sản: Lưu trữ nội dung trang web như hình ảnh, âm thanh và tệp video.

• Thư viện Kết nối Dữ liệu: Lưu trữ kết nối dữ liệu.

• Thư viện Báo cáo: Lưu trữ báo cáo.

• Truy cập ứng dụng: Cung cấp ứng dụng dựa trên web trên Office Access.

• Nhập Bảng tính: Nhập bảng tính và dữ liệu của nó.

Web Parts

Các thành phần Web là các thành phần tái sử dụng được hiển thị nội dung trên các trang web trong SharePoint 2013. Web Parts là một thành phần cơ bản trong việc xây dựng các trang SharePoint. Một số Web Parts xuất phát ngay trong hộp với các phiên bản SharePoint khác nhau, và bạn cũng có thể mua Phụ tùng Web của bên thứ ba.

Lưu ý: Các Web Parts bạn có sẵn phụ thuộc vào phiên bản SharePoint 2013 nào mà bạn sử dụng cũng như các tính năng được kích hoạt. Ví dụ, các Web Parts của PerformancePoint chỉ có sẵn với giấy phép Enterprise và chỉ khi tính năng PerformancePoint Services được kích hoạt.

Dưới đây là danh sách các loại Web Part phổ biến:

• Ứng dụng: Mỗi cá thể ứng dụng mà bạn đã thêm vào trang web của bạn có một Web Part có liên quan. Phần Web của ứng dụng cho phép bạn thêm chế độ xem vào dữ liệu trong ứng dụng của bạn tới các trang web của bạn.

• Blog: Cung cấp Web Parts cho một trang blog.

• Dữ liệu doanh nghiệp: Một nhóm Web Phụ tùng thể hiện thông tin doanh nghiệp, chẳng hạn như trạng thái, các chỉ số và các dữ liệu kinh doanh khác. Nhóm này cũng bao gồm Web Parts để nhúng các tài liệu Excel và Visio và hiển thị dữ liệu từ Dịch vụ Kết nối Kinh doanh (BCS), một thành phần của SharePoint cho phép bạn kết nối với dữ liệu được lưu trữ bên ngoài SharePoint.

• Community: Một nhóm các Web Parts cho các tính năng cộng đồng của SharePoint, chẳng hạn như thành viên, gia nhập cộng đồng và thông tin về cộng đồng. Ngoài ra, còn có các công cụ cho quản trị viên cộng đồng.

• Cuộn nội dung: Bao gồm các Phần Web được sử dụng để cuộn lên (tổng hợp) nội dung, chẳng hạn như kết quả tìm kiếm kết hợp, cung cấp tóm tắt dự án, hiển thị thời hạn và hiển thị các tài liệu có liên quan từ khắp trang.

• Bộ Tài liệu: Web Parts được thiết kế đặc biệt để làm việc với bộ tài liệu.

• Bộ lọc: Bộ phận Web có thể được sử dụng để lọc thông tin. Các Web Parts này được thiết kế để kết nối với các Web Parts khác để cung cấp một cơ chế lọc hữu ích. Ví dụ: bạn có thể có một danh sách nội dung và muốn người dùng có thể lọc dựa trên các tiêu chí nhất định. Bạn có thể sử dụng các Web Parts để cung cấp cơ chế lọc.

• Biểu mẫu: Các Phần Web cho phép bạn nhúng các biểu mẫu HTML hoặc InfoPath trong một trang.

• Phương tiện và Nội dung: Bộ phận Web hiển thị phương tiện, chẳng hạn như hình ảnh, video và trang. Ngoài ra, còn có một phần Web để hiển thị các ứng dụng Silverlight.

• PerformancePoint: Các bộ phận Web được thiết kế đặc biệt cho các dịch vụ PerformancePoint.

• Dự án Web Dự án: Các bộ phận Web được thiết kế đặc biệt cho Máy chủ Dự án. Các bộ phận Web này bao gồm chức năng hiển thị thông tin về một dự án, chẳng hạn như các vấn đề, nhiệm vụ, bảng tính giờ và trạng thái.

• Tìm kiếm: Cung cấp các bộ phận Web cho chức năng tìm kiếm, chẳng hạn như hộp tìm kiếm để nhập truy vấn, kết quả tìm kiếm và sàng lọc các kết quả.

• Nội dung dựa trên Tìm kiếm: Cung cấp Bộ phận Web hiển thị nội dung dựa trên tìm kiếm. Ví dụ: Web Phần hiển thị các mục khớp với một thẻ nhất định, các trang dựa trên truy vấn tìm kiếm và các mục đã thay đổi gần đây.

• Hợp tác xã hội: Các bộ phận Web được thiết kế cho các thành phần xã hội của SharePoint, chẳng hạn như chi tiết liên lạc của người dùng, bảng ghi chú chia sẻ, các đám mây tag và các tác vụ người dùng.

Các loại trang của SharePoint 2013

trang web là tài liệu được hiển thị trong trình duyệt web của bạn. Sự khác biệt duy nhất giữa trang web và tài liệu văn bản thông thường là một trang web có đánh dấu đặc biệt cho trình duyệt web biết cách hiển thị nó. SharePoint lấy các chi tiết của các đánh dấu đặc biệt và ném nó đằng sau hậu trường. Những gì bạn còn lại là một vài loại trang khác nhau mà bạn có thể thêm vào các trang SharePoint của bạn:

• Trang Wiki: Còn được gọi là trang nội dung . Bạn có thể thêm nội dung vào trang wiki bằng cách gõ và định dạng văn bản. Ngoài ra, bạn có thể chèn hình ảnh và Web Parts. Thêm nội dung vào một trang wiki giống như làm việc với Microsoft Word trong đó tất cả các khả năng định dạng nội dung được chứa ở đầu trang trong Ribbon. Và như tên của nó, một trang wiki xử lý tất cả các lệnh wiki, chẳng hạn như các ký tự [và].

• Trang Web Part: Một trang Web Part được thiết kế đặc biệt cho Web Parts. Một trang Web Part bao gồm các vùng Web Part nơi bạn có thể thêm Web Parts. Sử dụng một trang Web Part, bạn có thể kéo Web Parts giữa các vùng và kết nối chúng với nhau. Bạn có thể chọn từ nhiều bố cục vùng Web Part khi tạo một trang Web Part.

• Trang xuất bản: Trang xuất bản được sử dụng khi bạn cần tạo sự tách biệt giữa việc xuất bản nội dung và cách bố trí nội dung trên trang. Trang xuất bản cho phép bạn tạo bố cục trang chuẩn và sau đó cho phép nhiều người dùng nhập nội dung bằng cách sử dụng bố cục trang. Điều này cho phép người dùng quen thuộc với nội dung của họ chứ không phải với bố cục của SharePoint để xuất bản lên trang web trong khi vẫn duy trì giao diện thống nhất.