Chạy Báo cáo trong ACT! 2005 - núm vú

Các bước sau áp dụng cho tất cả các ACT! báo cáo. Hộp thoại tương tự cho tất cả các báo cáo. Tùy thuộc vào báo cáo mà bạn đang chạy, tuy nhiên, một số tùy chọn có thể không khả dụng và do đó xuất hiện màu xám.

Để chạy ACT!, chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Thực hiện tra cứu hoặc hiển thị hồ sơ liên lạc hoặc hồ sơ mà bạn muốn đưa vào báo cáo.

Tất cả các con đường trong ACT! dẫn - hoặc ít nhất là vượt qua - tra cứu. Trước khi chạy báo cáo, hãy quyết định dữ liệu của liên hệ hoặc nhóm nào bạn muốn đưa vào báo cáo của mình. Ví dụ: bạn có thể chạy Báo cáo tóm lược lịch sử cho một số liên lạc hoặc Báo cáo liên hệ cho tất cả các địa chỉ liên hệ trong tiểu bang hoặc khu vực. Bạn có thể bao gồm dữ liệu từ liên hệ hiện tại hoặc hồ sơ nhóm, liên hệ hiện tại hoặc tra cứu nhóm, hoặc từ tất cả các địa chỉ liên hệ hoặc nhóm.

2. Sắp xếp các địa chỉ liên hệ trước khi chạy báo cáo nếu bạn muốn địa chỉ liên hệ trong báo cáo xuất hiện theo thứ tự cụ thể.

Bạn có muốn các địa chỉ liên hệ xuất hiện theo bảng chữ cái theo tên công ty hoặc theo tên? Nếu bạn có nhiều liên hệ với họ Smith, bạn có muốn sắp xếp chúng theo công ty hoặc tiểu bang không? Bạn phải đưa ra những quyết định này trước khi điều hành ACT! bài báo cáo.

Sắp xếp địa chỉ liên lạc của bạn theo một trong hai cách: Sắp xếp tối đa ba tiêu chuẩn bằng cách chọn Chỉnh sửa -> Sắp xếp, hoặc sắp xếp địa chỉ liên hệ của bạn theo tiêu chí bằng cách nhấp vào tiêu đề liên lạc thích hợp trong Danh sách Liên hệ.

3. Chọn menu Báo cáo và sau đó chọn tên của báo cáo bạn muốn chạy. (Để chạy báo cáo không xuất hiện trong trình đơn, hãy chọn Báo cáo -> Các Báo cáo Liên hệ Khác và chọn báo cáo thích hợp.)

Hộp thoại Xác định bộ lọc sẽ mở ra. Tab General giống với bất kỳ và tất cả ACT! báo cáo rằng bạn tạo ra.

4. Trong danh sách thả xuống Send the Report Output (Gửi báo cáo kết quả ra), chọn đầu ra cho báo cáo:

• Xem trước: Chọn tùy chọn Xem trước nếu bạn hoàn toàn do dự về khả năng báo cáo của mình. Bản xem trước của báo cáo xuất hiện trên màn hình. Sau khi xem trước báo cáo, hãy in hoặc chạy lại nếu không tìm đúng cách mà bạn đã định xem.

• Rich-Text File: Lưu báo cáo dưới dạng tệp tin RTF, bạn có thể mở trong Word.

• HTML File: Lưu báo cáo dưới dạng tệp HTML. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng báo cáo trên trang Web của mình.

• Tệp PDF: Lưu báo cáo dưới dạng tệp PDF có thể đọc được trong Adobe reader.

• Tệp tin văn bản: Lưu báo cáo dưới dạng tệp TXT, bạn có thể đọc với nhiều phần mềm, bao gồm Excel.

• Máy in: Nếu bạn hoàn toàn tin tưởng rằng báo cáo của bạn sẽ in chính xác lần đầu tiên, hãy sử dụng nó!Tùy chọn này gửi báo cáo trực tiếp tới máy in mặc định của bạn.

• Email: Gửi báo cáo đã lưu dưới dạng tệp đính kèm vào thư e-mail. Tập tin đính kèm có một. rpt và chỉ có thể được đọc bởi người nhận có ACT! cài đặt trên máy tính của họ.

5. Trong phần Tạo báo cáo cho, hãy chỉ định địa chỉ liên hệ để đưa vào báo cáo.

Sự lựa chọn là tự giải thích. Bạn sẽ chạy báo cáo cho địa chỉ liên hệ hiện tại, tra cứu hiện tại hoặc tất cả các địa chỉ liên hệ.

Nếu bạn sắp xếp các số liên lạc, chọn nút radio Current Lookup, ngay cả khi bạn muốn bao gồm tất cả các địa chỉ liên lạc trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không chọn tùy chọn này, các liên hệ trong báo cáo không xuất hiện theo thứ tự sắp xếp mà bạn đã chỉ định.

6. Chọn hộp kiểm Loại trừ 'Bản ghi của tôi' để loại trừ thông tin khỏi Hồ sơ của tôi trong báo cáo.

Tùy chọn này không có sẵn cho tất cả các báo cáo.

7. Trong vùng Use Data Managed By, chọn Record Manager của các địa chỉ liên lạc mà bạn đang đưa vào báo cáo.

• All Users: Bao gồm các hồ sơ liên lạc được quản lý bởi tất cả người dùng của cơ sở dữ liệu.

• Người dùng đã chọn: Bao gồm các hồ sơ liên lạc được quản lý bởi những người dùng đã chọn của cơ sở dữ liệu. Nếu bạn là người dùng duy nhất của cơ sở dữ liệu, chỉ có tên của bạn xuất hiện trong danh sách.

8. Trên tab Hoạt động, Ghi chú và / hoặc Lịch sử, hãy thực hiện các lựa chọn thích hợp.

• Trên tab Hoạt động, chọn loại hoạt động và phạm vi ngày tương ứng của các hoạt động đưa vào báo cáo của bạn.

• Trên tab Lưu ý và Lịch sử, chọn loại lịch sử và phạm vi ngày tương ứng mà bạn đang đưa vào báo cáo.

• Trong vùng Sử dụng Quản lý Dữ liệu theo, chọn người dùng có thông tin bạn muốn đưa vào báo cáo.

9. Nhấp vào tab Cơ hội nếu bạn đang chạy báo cáo Bán hàng.

• Trong khu vực cơ hội bán hàng, chọn xem bạn có muốn bao gồm cơ hội bán hàng, bán hàng đóng / bán được, và / hoặc bán bị mất trong báo cáo của bạn.

• Trong trình đơn thả xuống Phạm vi Ngày Trong Phạm vi Ngày, chỉ định phạm vi ngày của Cơ hội bán hàng để bao gồm trong báo cáo.

• Trong vùng Use Data Managed By, chọn bao gồm thông tin từ All Users hoặc Selected Users của cơ sở dữ liệu của bạn.

10. Nhấp OK.

ACT! chạy báo cáo. Nếu bạn không hài lòng với kết quả, hãy chạy cùng một báo cáo lần thứ hai bằng cách sử dụng các tiêu chí khác hoặc thử chạy một báo cáo khác.