Nhập dữ liệu vào MYOB - núm vú

Bạn có biết rằng bạn có thể nhập dữ liệu vào MYOB từ các ứng dụng khác không? Ví dụ, có thể bạn có một danh sách các tên khách hàng và địa chỉ ở nơi khác trên máy tính của bạn (có thể trong tệp Word, tệp cơ sở dữ liệu hoặc trong Excel) và bạn muốn nhập thông tin này vào MYOB. Dưới đây là cách nhập chi tiết khách hàng hoặc nhà cung cấp chỉ trong chớp mắt.

Tổ chức dữ liệu của bạn

Giai đoạn đầu tiên khi nhập dữ liệu là thao tác khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn liệt kê thành một định dạng mà MYOB có thể hiểu được.

1. Nếu khách hàng của bạn hoặc nhà cung cấp chi tiết hiện đang trong một bộ xử lý văn bản hoặc cơ sở dữ liệu, hãy thử đưa các chi tiết này vào bảng tính trước khi bạn nhập thông tin vào MYOB.

   Ví dụ: nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu như Microsoft Access, bạn thường có thể lưu dữ liệu này ở định dạng có thể mở được trong Excel.

2. Sử dụng phần mềm bảng tính như Excel, sắp xếp thông tin gọn gàng trong các cột.

   Dọn dẹp dữ liệu của bạn sao cho tất cả các tên được liệt kê một lần nữa, tất cả các địa chỉ đều được liệt kê dưới cái kia và vân vân. Với địa chỉ, hãy tách đường phố, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện thành bốn cột riêng biệt.

3. Chèn một hàng ở đầu danh sách của bạn (nếu bạn chưa làm như vậy) để gắn nhãn các cột.

   Ví dụ: Tên, Số điện thoại 1, Số điện thoại 2, Số liên lạc và v.v. Hàng này được gọi là hàng Header của bạn.

4. Lưu bảng tính này dưới dạng tệp được phân cách bằng tab.

   Ví dụ trong Excel, hãy chuyển đến trình đơn Tệp, nhấp vào Lưu dưới dạng, và sau đó chọn Phân cách bằng Tab dưới dạng Loại tệp. Định dạng tệp được Phân định theo Tab giúp phần mềm MYOB dễ dàng đọc.

Nhập dữ liệu của bạn

Giờ bạn đã sắp xếp dữ liệu, bạn đã sẵn sàng nhập thông tin này vào MYOB. Giữ chặt, ở đây:

1. Từ trình đơn File trong MYOB, chọn Import / Export Assistant.

2. Chọn Nhập dữ liệu và nhấp vào Tiếp theo.

3. Chọn Thẻ làm loại dữ liệu và Thẻ khách hàng hoặc Thẻ nhà cung cấp làm loại Thẻ.

4. Nhấp vào Duyệt, điều hướng đến thư mục nơi bạn đã lưu dữ liệu và chọn tệp bạn muốn nhập. Bấm tiếp.

5. Fiddle với các cài đặt và nhấn Next.

   Mọi thứ trở nên khá kỹ thuật tại thời điểm này. Nhưng đừng bao giờ sợ hãi! Nói với MYOB rằng dữ liệu của bạn được phân cách bằng các tab, dòng đầu tiên chứa tiêu đề, nếu dữ liệu đã tồn tại bạn muốn cập nhật nó và để khớp các thẻ bằng cách sử dụng họ. (Hình dưới đây cho thấy những thiết lập này như thế nào)

   

6. Nhấp vào Auto Match để nhận được MYOB để tự động kết hợp các trường và sau đó kích Next.

   Ngoài ra, bạn có thể khớp các trường bằng tay bằng cách đánh dấu trường nhập ở bên trái, sau đó nhấp vào trường nhập phù hợp ở bên phải.Làm điều này từng cái một cho đến khi mọi lĩnh vực bên trái là phù hợp với một lĩnh vực bên phải.

7. Khi được nhắc, hãy sao lưu tệp của bạn.

   Tại sao phải lo lắng sao lưu? Nếu bạn thực sự lộn xộn nhập khẩu của bạn (đôi khi xảy ra lần đầu tiên xung quanh), bạn có thể khôi phục lại bản sao lưu và bắt đầu lại.

8. Nhấp vào Nhập và ngạc nhiên khi bắt đầu vui nhộn.

   Đôi khi việc nhập khẩu tốn rất nhiều thời gian, đôi khi chỉ mất vài giây. Tuy nhiên, việc nhập khẩu hoàn tất khi một thông báo thú vị xuất hiện để thông báo cho bạn về thành công của bạn (hoặc thất bại). Nếu bạn nhập không thành công, đọc tin nhắn cẩn thận!

Xử lý sự cố nếu có sự cố

Việc nhập các chi tiết thẻ vào tệp công ty MYOB của bạn phải dễ dàng, nhưng nhiều gremlins có thể phát ra thông báo lỗi theo cách của bạn. Nếu bạn nhận được thông báo sau khi bạn nhập dữ liệu cho biết nhập có lỗi hoặc cảnh báo, hãy làm theo lời nhắc để xem nhật ký lỗi.

• Nếu việc nhập khẩu bỏ qua một bản ghi, điều đó có nghĩa là một cái gì đó tệ đến mức MYOB đã bỏ qua hoàn toàn khách hàng hoặc nhà cung cấp này.

• Nếu bạn nhận được thông báo cảnh báo, điều này có nghĩa là một vấn đề nhỏ xảy ra và MYOB đã từ chối một phần chi tiết của khách hàng hoặc nhà cung cấp (ví dụ: MYOB đã thêm tên khách hàng, nhưng không phải địa chỉ hoặc số điện thoại).

Nhật ký lỗi hiển thị một danh sách tất cả các bản ghi có vấn đề, với một mã lỗi hiển thị ở đầu mỗi một bản ghi. Lúc đầu, các mã lỗi này giống như thuật ngữ không thể hiểu được (Lỗi -7, chẳng hạn, không có ý nghĩa gì đối với người không thành thạo). Tuy nhiên, đầu báo cáo này cung cấp một danh sách những gì mỗi thông báo lỗi có nghĩa là.

Sau khi bạn xác định hồ sơ nào đã nhập không đúng và tại sao, bạn có thể thực hiện một trong hai bước. Nếu chỉ có một vài thẻ bị ảnh hưởng, mở tệp công ty của bạn và sửa từng thẻ này từng cái một. Mặt khác, nếu hầu hết việc nhập khẩu không hoạt động, cách tốt nhất là khôi phục lại bản sao lưu, sửa tệp nhập và thử lại.