Làm thế nào để Thực hiện Sao chép Dữ liệu QuickBooks năm 2014 - những cái đầu

QuickBooks 2014 làm cho các kế toán làm việc với các tệp dữ liệu của khách hàng dễ dàng hơn. Xem xét tình huống này: Bạn có một khách hàng cần trợ giúp để hoàn thành kỳ kế toán năm.

Bạn có hai lựa chọn. Thứ nhất, bạn có thể lái xe đến cửa hàng của mình, có thể bị tắc nghẽn trong giao thông và tìm thấy mình tự hỏi liệu bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng 150 đô la cho thời gian đi du lịch của bạn. Thứ hai, bạn có thể yêu cầu khách hàng sử dụng tính năng Sao chép của Kế toán của QuickBooks để gửi cho bạn một bản sao của tệp dữ liệu QuickBooks.

Bạn có thể xem lại bản sao của tập tin dữ liệu kế toán này, thực hiện bất kỳ sửa lỗi hoặc thay đổi nào là thích hợp, và sau đó gửi các thay đổi được thực hiện trở lại cho khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng nhập những thay đổi này vào tập tin QuickBooks hiện có của mình và đi ra theo cách vui vẻ của mình. Khá gọn gàng, phải không?

Khách hàng của bạn tạo bản sao dữ liệu QuickBooks của kế toán bằng cách sử dụng phiên bản QuickBooks và tệp dữ liệu thực và sau đó tạo tệp tin mà người đó gửi cho bạn (chẳng hạn như qua thư hoặc qua e- mail) hoặc Intuit, nhà sản xuất QuickBooks, gửi cho bạn. May mắn thay, quá trình này rất đơn giản hoặc là một trong hai cách.

Chọn File → Accountant Copy → Client Activities → Save File.

1. QuickBooks hiển thị một thông báo hỏi khách hàng liệu anh ta có muốn

   

   Bản sao của một kế toán của tập tin

   • Một bản sao di động hoặc sao lưu của tệp

   • Bạn cũng có thể tạo một bản sao của kế toán bằng cách chọn File → Create Copy và sau đó nhấp vào nút Copy của Accountant.

   Một tệp tin di động là một bản sao thực của tệp dữ liệu QuickBooks đã được cải tiến về kích thước để dễ di chuyển hơn (chẳng hạn như gửi e-mail tệp dưới dạng tệp đính kèm). Tệp sao lưu là một bản sao thứ hai của tệp QuickBooks bạn tạo (thường) vì vậy bạn sẽ có một bản sao của tệp trong trường hợp tệp tin dữ liệu QuickBooks gốc xảy ra.

   Chọn Bản sao của Kế toán viên và sau đó nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

2. Chỉ định ngày phân chia.

3. Khi một khách hàng nhấp vào nút Tiếp tục để tiếp tục với việc tạo ra một bản sao của kế toán, QuickBooks yêu cầu ông cho ngày phân chia. Các giao dịch rơi trước ngày này chỉ có thể được chỉnh sửa bên trong bản sao của kế toán. Các giao dịch rơi sau ngày này có thể được chỉnh sửa bên trong bản sao của kế toán và bản sao của khách hàng.

   Nhấp Tiếp theo để tiếp tục.

4. Một thông báo xuất hiện, nói với khách hàng rằng QuickBooks phải đóng tất cả các cửa sổ để tạo bản sao của kế toán.QuickBooks cũng có thể cho khách hàng để chèn một đĩa.

   Nhấn OK, và đưa đĩa vào (nếu cần).

5. QuickBooks hiển thị một hộp thoại Copy Accountant Save Account đã được cập nhật.

   Đặt tên cho bản sao kế toán.

   

6. Sử dụng hộp Tên tệp của hộp thoại Sao lưu Tài Khoản của Người Quản lý để đặt tên cho bản sao của kế toán của tệp dữ liệu QuickBooks. Nếu cần thiết, khách hàng cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống Save In để xác định nơi lưu trữ bản sao của kế toán tập tin dữ liệu QuickBooks.

   Khách hàng cần nhớ nơi mà bản sao của kế toán được lưu lại. Tài liệu này được cung cấp cho kế toán - qua e-mail hoặc thư bưu thiếp, hoặc trên đĩa - để anh ta có thể sử dụng nó.

   Tạo tệp.

7. Sau khi khách hàng ghi tên bản sao của tập tin dữ liệu và chỉ ra, nếu cần thiết, nơi lưu giữ bản sao của kế toán, khách hàng bấm Lưu. QuickBooks lưu bản sao của một kế toán của tập tin dữ liệu QuickBooks.

   Sau đó, tệp tin dữ liệu này được chuyển đến kế toán bởi khách hàng. Nói cách khác, khách hàng cần phải gửi thư hoặc gửi e-mail cho họ.

   Nhà cung cấp dịch vụ e-mail của bạn có thể hạn chế kích cỡ của tệp đính kèm (bao gồm các tệp QuickBooks) mà bạn có thể gửi qua e-mail. Nếu điều khoản kích thước bạn phạm lỗi, bạn có thể tải tệp QuickBooks lên trang web Intuit bằng cách chọn File → Tài khoản của Sao chép → Hoạt động của Khách hàng → Gửi đến Kế toán. Intuit gửi kế toán một tin nhắn với một liên kết có thể nhấp mà cô ấy có thể sử dụng để lấy tệp.

   Bản sao kế toán sử dụng ba loại tệp. File chuyển tiếp kế toán (với phần mở rộng tập tin qbx) là những gì khách hàng tạo ra và đưa cho kế toán viên. Bản sao kế toán thực tế (với phần mở rộng. Qba) là kế toán mà kế toán viên làm việc với họ sau khi người đó mở tệp kế toán chuyển. Cuối cùng, có tệp Kế toán xuất khẩu (với phần mở rộng tệp. Qby), lưu giữ các thay đổi mà quay trở lại khách hàng.

   Rõ ràng, nó có thể không thực sự là khách hàng của bạn những người thực hiện các bước này; bạn có thể phải làm công việc dơ bẩn. Trong cả hai trường hợp, tuy nhiên, đó là cách tiến trình hoạt động. Lưu ý rằng, tiết kiệm thời gian thực tế cho kế toán và tiết kiệm chi phí cho khách hàng xảy ra khi bạn có thể cho khách hàng chọn lệnh và làm việc với hộp thoại.

Sau đó, bạn có thể tính phí thời gian có thể lập hoá đơn để thực sự làm việc với dữ liệu QuickBooks chứ không phải cho fiddle-faddling với tệp.