Video: Học Excel cơ bản - #6 - Cách lưu và mở file trực tiếp từ OneDrive (trên Excel 2016) 2025
Trước khi bạn có thể chia sẻ bảng tính Excel 2016 của mình, bạn phải lưu một bản sao của nó trong một thư mục trên OneDrive của bạn. Cách dễ nhất để làm điều này là trước tiên mở bảng tính để chia sẻ trong Excel và nhấp vào nút Chia sẻ xuất hiện ở phía bên phải của Ribbon.
Excel sau đó sẽ mở một cửa sổ chia sẻ tác vụ trong bảng tính của bạn với một nút Save to Cloud. Nhấp vào nút Save to Cloud để Excel mở màn hình Save As trong Backstage View, nơi bạn có thể lưu bảng tính trong một thư mục trên OneDrive của bạn.
Một khi bạn đã lưu bảng tính trên OneDrive của bạn, Excel sẽ trả về chế độ xem bảng tính với một ngăn tác vụ Chia sẻ Cập nhật tương tự với bảng hiển thị ở đây.
Bạn có thể thấy các tùy chọn của nó để chia sẻ bảng tính bằng cách làm theo các bước sau:
-
Nhấp vào hộp thoại Mời mọi người trong ngăn tác vụ Chia sẻ và sau đó bắt đầu nhập địa chỉ e-mail của người đầu tiên mà bạn muốn chia sẻ bảng tính.
Khi bạn nhập, Excel khớp các chữ cái với tên và địa chỉ email được nhập vào Sổ Địa chỉ của bạn. Khi phát hiện được các kết quả phù hợp, chúng được hiển thị trong một trình đơn thả xuống và bạn có thể chọn địa chỉ e-mail của người đó bằng cách nhấp vào tên của mình trong danh sách. Để tìm địa chỉ e-mail trong danh sách Địa chỉ của bạn và thêm chúng vào hộp văn bản này, hãy nhấp vào nút Tìm kiếm Sổ Địa chỉ dành cho Liên hệ (ở phía bên phải của hộp Danh sách Mời Mọi người) và sau đó sử dụng các tùy chọn trong Sổ Địa chỉ: Hộp thoại danh sách địa chỉ. Để chia sẻ sổ làm việc với nhiều người, hãy gõ dấu chấm phẩy (;) sau mỗi địa chỉ e-mail bạn thêm vào hộp văn bản này.
(Tùy chọn) Nhấp vào nút Hiệu chỉnh Có thể Chỉnh sửa và chọn Tùy chọn Xem Có thể trên menu để ngăn những người bạn mời tạo bất kỳ thay đổi nào cho bảng tính bạn đang chia sẻ.
Theo mặc định, Excel 2016 cho phép mọi người mà bạn chia sẻ sổ làm việc của bạn để chỉnh sửa các thay đổi cho bảng tính được tự động lưu trên OneDrive của bạn. Nếu bạn muốn hạn chế người nhận xem lại dữ liệu mà không cần thực hiện thay đổi, hãy chắc chắn thay thế tùy chọn Can Edit bằng Can View trước khi chia sẻ bảng tính.
-
(Tùy chọn) Nhấp vào Bao gồm tin nhắn cá nhân với hộp văn bản Lời mời và nhập bất kỳ thông điệp cá nhân nào bạn muốn kết hợp với nhau dưới dạng một phần của email với lời mời chung để chia sẻ tệp.
Theo mặc định, Excel tạo một lời mời chung.
-
Nhấp vào nút Chia sẻ.
Ngay khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, Excel sẽ gửi thư mời chia sẻ bảng tính tới mỗi người nhận đã nhập trong hộp văn bản Mời người.Chương trình cũng bổ sung địa chỉ e-mail của họ và trạng thái chỉnh sửa của mỗi người nhận (có thể chỉnh sửa hoặc có thể Xem) ở dưới cùng của ngăn tác vụ Chia sẻ.
Tất cả những người mà bạn chia sẻ một bảng tính sẽ nhận được một thông báo e-mail có chứa một liên kết đến bảng tính trên OneDrive của bạn. Khi họ đi theo liên kết này, bản sao của bảng tính sẽ mở ra trên một trang mới trong trình duyệt web mặc định của họ bằng cách sử dụng ứng dụng Web Excel trực tuyến (nếu ứng dụng web không tương thích với loại trình duyệt đang sử dụng trên thiết bị của họ, trình duyệt sẽ mở nó với trình xem web). Nếu bạn cho phép người dùng chỉnh sửa tệp, ứng dụng web có nút Chỉnh sửa tập tính.
Khi người dùng nhấp vào nút này trong Excel Online, họ có thể lựa chọn giữa việc chọn một Chỉnh sửa trong Excel và Chỉnh sửa trong Excel Online trên trình đơn thả xuống của nó. Khi họ chọn Chỉnh sửa trong Excel, bảng tính được tải xuống và mở trong phiên bản Excel này. Khi họ chọn Edit in Excel Online, trình duyệt sẽ mở bảng tính trong một phiên bản mới của Excel Online, chứa một nút File và Home, Insert, Data, Review, và View Ribbon với một bộ tùy chọn lệnh hạn chế hơn Excel 2016 có thể được sử dụng để thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết (được tự động lưu vào bảng tính trên OneDrive).
Bạn cũng có thể chia sẻ một bảng tính đã lưu trước đó trên OneDrive. Đơn giản chỉ cần mở bảng tính trong thư mục OneDrive nơi nó được lưu lại và sau đó nhấp vào nút Chia sẻ trên Ribbon.
Thay vì gửi lời mời qua email tới người nhận cá nhân có liên kết đến các bài tập mà bạn muốn chia sẻ trên OneDrive của mình, bạn có thể tạo các siêu liên kết tới họ mà bạn có thể cung cấp cho tất cả những người cần chỉnh sửa trực tuyến hoặc xem lại quyền truy cập.
Để tạo một liên kết tới một bảng tính được mở trong Excel 2016 được lưu trên OneDrive của bạn, bạn nhấp chuột vào nút Get a Sharing Link ở phía dưới cùng của ngăn tác vụ Chia sẻ. Khi bạn nhấp vào liên kết này, tùy chọn Liên kết Chỉnh sửa và Xem chỉ liên kết văn bản xuất hiện trong ngăn tác vụ Chia sẻ.
Để tạo liên kết chỉ xem mà không cho phép chỉnh sửa trực tuyến, chỉ cần nhấp vào nút Tạo liên kết chỉ Xem chỉ Chỉnh sửa Liên kết hộp văn bản trong ngăn tác vụ Chia sẻ, và Excel hiển thị một liên kết trong hộp văn bản của nút với một Sao chép nút bây giờ xuất hiện ngay bên phải của nó.
Để tạo liên kết chỉnh sửa cho phép biên tập trực tuyến thay vì một liên kết chỉ xem hoặc thêm vào đó, bạn nhấp vào nút Tạo liên kết Chỉnh sửa trong ngăn tác vụ Chia sẻ. Excel sau đó sẽ hiển thị một liên kết trong hộp văn bản của nút này và một nút Sao chép bây giờ xuất hiện ngay bên phải của nó.
Sau khi tạo liên kết chế độ xem hoặc chỉnh sửa liên kết cho bảng tính của bạn trong ngăn tác vụ Chia sẻ, bạn có thể chọn toàn bộ liên kết bằng cách nhấp vào nút Sao chép xuất hiện ngay bên phải hộp văn bản của nó. Khi bạn làm điều này, Excel sao chép các liên kết phức tạp và phức tạp đến Văn phòng Clipboard (Ctrl + C). Sau khi sao chép nó vào khay nhớ tạm, bạn có thể chèn nó vào một tin nhắn e-mail mới (Ctrl + V) mà bạn gửi cho tất cả những người mà bạn muốn chia sẻ bảng tính Excel mà nó đề cập.
