Video: How to Condense a QuickBooks Desktop Data File 2025
Chức năng QuickBooks 2015 Condense thực hiện một vài điều: Đầu tiên nó tạo ra một bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu và xử lý tệp dữ liệu đó để cho phép nó nhỏ hơn. hãy kiểm tra lời giải thích dưới đây:
-
Câu lệnh QuickBooks Condense tạo ra một bản sao vĩnh viễn của tệp dữ liệu QuickBooks (tệp này được gọi là bản sao lưu trữ của tệp). Bản sao lưu trữ của tệp công ty có số tiền một phần của tập tin công ty vì nó tồn tại tại một thời điểm cụ thể.
Tệp quy trình Tóm lược làm cho tệp dữ liệu nhỏ hơn bằng cách tóm tắt nhiều giao dịch chi tiết đóng cũ kỹ cũ bằng các mục tạp chí lớn về quái vật < Bởi vì việc ngưng tụ và lưu trữ có thể là một chút bối rối, đây là một bản tóm tắt nhanh chóng của exa ctly những gì sẽ xảy ra khi bạn ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks. Dưới đây là những gì QuickBooks thường làm trong quá trình:
-
: Khi bạn Thu gọn tệp công ty QuickBooks, QuickBooks lưu bản sao lưu của tệp đó.
Loại bỏ các giao dịch bị đóng cũ-
: Là một phần của quy trình Thu gọn, QuickBooks cung cấp cho bạn cơ hội xóa các giao dịch cũ và đóng từ phiên bản hiện tại, làm việc của tệp công ty QuickBooks. Hãy nhớ rằng lưu trữ tạo ra một bản lưu trữ của tập tin công ty QuickBooks. Tuy nhiên, bạn vẫn có phiên bản làm việc của tệp công ty QuickBooks. Đây là phiên bản hiện tại, làm việc của tệp công ty QuickBooks được làm sạch, hoặc Cân bằng, bằng cách xóa các giao dịch cũ và đóng.
-
là các giao dịch mà QuickBooks không cần phải theo dõi chi tiết. Ví dụ: hoá đơn khách hàng cũ - sau khi đã thanh toán - là một giao dịch khép kín. Một tờ séc cũ viết cho một số nhà cung cấp - sau khi đã thanh toán ngân hàng - là một giao dịch khép kín.
: Tóm tắt các giao dịch cũ, đóng cửa
: Bởi vì các giao dịch cũ, đóng cửa được loại bỏ khỏi tệp dữ liệu QuickBooks, việc ngưng tụ thường tạo ra các mục nhật ký tóm tắt hàng tháng cho các giao dịch cũ và đóng và đặt các giao dịch tóm tắt này trong phiên bản hiện tại, của tập tin dữ liệu QuickBooks.Các tạp chí hàng tháng tóm tắt này cho phép bạn tiếp tục chuẩn bị báo cáo tài chính hàng tháng. Ví dụ: mặc dù việc lưu trữ xóa tất cả các giao dịch cũ, đóng cửa ví dụ như tháng 1 năm 2010, bạn vẫn có thể đưa ra các báo cáo tài chính hàng tháng cho tháng 1 năm 2010 vào năm 2013.Để tạo báo cáo tài chính hàng tháng cho tháng 1 năm 2010, QuickBooks sử dụng các mục nhật ký tóm tắt hàng tháng. Xóa đường mòn kiểm toán:
-
Một tác động gần như ẩn của việc dọn dẹp các tệp dữ liệu QuickBooks liên quan đến đường mòn kiểm toán. Nếu bạn làm sạch một tệp công ty và chỉ ra rằng tệp công ty phải được Ngưng, QuickBooks sẽ xóa dấu vết kiểm toán trước khi "xóa các giao dịch đã đóng trong hoặc trước ngày". Nói cách khác, trong khoảng thời gian mà QuickBooks loại bỏ các giao dịch cũ, đóng cửa, nó cũng loại bỏ các dấu vết kiểm toán của những giao dịch đó.
Quy trình
-
Tệp tập trung thường có nghĩa là tạo một bản sao của tệp dữ liệu QuickBooks mà bạn lưu và bỏ đi ở một nơi nào đó và tạo một phiên bản tệp được làm nhỏ lại của tệp công ty làm việc. Lệnh mà bạn sử dụng để Thu gọn tệp công ty QuickBooks, tuy nhiên, cũng cho phép bạn tạo các tệp công ty gần như trống rỗng. Hầu hết mọi người sẽ không bao giờ cần phải sử dụng tùy chọn này. chỉ có một loại người dùng QuickBooks có thể muốn tạo các tệp công ty gần như trống rỗng. CPA và chuyên gia tư vấn (những người muốn sử dụng lại tệp công ty cho một đơn vị kinh doanh hoặc khách hàng khác) có thể muốn sử dụng lệnh này để tạo các tệp dữ liệu của công ty có nhiều danh sách được thiết lập.
