Làm thế nào để Duy trì kiểm soát kế toán tốt với QuickBooks 2011 - núm vú

Nhiều doanh nghiệp, sau khi phát triển đến một kích cỡ nhất định, cần hỗ trợ nhiều người dùng QuickBooks có quyền truy cập vào thông tin kế toán và khả năng, trong một số trường hợp, để tạo ra các giao dịch kế toán. Thật không may, có nhiều người sử dụng hệ thống kế toán tạo rủi ro cho chủ doanh nghiệp.

Bằng cách truy cập vào QuickBooks, người dùng có thể vô tình đưa ra các lỗi vào hệ thống kế toán hoặc, không may, cố ý lừa gạt một doanh nghiệp. Dưới đây là danh sách một số kỹ thuật kiểm soát QuickBooks mà chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người quản lý kinh doanh có thể sử dụng để giảm thiểu các lỗi không chủ ý và cơ hội bị trộm:

• Thường xuyên so sánh số lượng kiểm kê thực với hồ sơ kế toán hàng tồn kho. Cách tiếp cận này hoàn thành hai điều:

  • Sự co ngót của hàng tồn kho được nhanh chóng xác định.

  • Chủ sở hữu doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự co ngót của hàng tồn kho bằng cách xác định loại khoảng không quảng cáo thường bị đánh cắp hoặc thậm chí khi hàng tồn kho bị đánh cắp nhiều nhất.

• Phục hồi tài khoản ngân hàng. Một điều mà chủ doanh nghiệp nên làm là điều hoà các tài khoản ngân hàng của mình. Thông thường, hành vi trộm cắp nhân viên của nhân viên kế toán xảy ra khi nhân viên tìm ra cách viết séc trên tài khoản ngân hàng của công ty mà chủ sở hữu không nhìn thấy. Nếu chủ sở hữu hợp nhất bản sao kê ngân hàng, cô ấy có thể so sánh kế toán của ngân hàng cho tài khoản với hồ sơ kế toán của công ty QuickBooks.

• Phân biệt kế toán từ lưu ký vật chất nếu có thể. Trong một doanh nghiệp nhỏ, rất khó để luôn tách biệt kế toán cho một số hoạt động từ quyền nuôi con vật hoặc trách nhiệm thể chất cho hoạt động đó. Bất cứ nơi nào bạn có thể tách biệt sự lưu ký vật lý khỏi kế toán, kiểm tra lỗi tích hợp xảy ra. Người làm kiểm toán gián tiếp kiểm tra gián tiếp tài sản của người chăm sóc vật chất. Bạn có thể yêu cầu CPA của bạn để được giúp đỡ trong việc đưa ra cách để tách riêng quyền chăm sóc tài sản từ các nhiệm vụ kế toán và kế toán.

• Đào tạo nhân viên làm thế nào để sử dụng QuickBooks. Bạn nên đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks nếu bạn có doanh nghiệp với bất kỳ quy mô nào vì hai lý do cơ bản:

  • Một người biết cách sử dụng QuickBooks ít có khả năng gây ra lỗi không chủ ý.

  • Tài khoản kế toán lộn xộn che dấu việc trộm cắp nhân viên. Đào tạo không chỉ có nghĩa là hồ sơ kế toán chính xác hơn, mà còn là bạn ít có khả năng có một môi trường thuận lợi cho hành vi trộm cắp hoặc biển thủ.

• Quản lý hệ thống kế toán QuickBooks của bạn. Một hệ thống kế toán phải là một công cụ mà bạn sử dụng để quản lý tốt hơn doanh nghiệp của bạn. Để hệ thống hoạt động, bạn cần phải quản lý hệ thống đó. Bạn có thể thay vì dễ dàng đảm bảo rằng mọi người đang làm những thứ họ phải làm bằng cách tạo ra một số danh sách kiểm tra đơn giản. Bạn có thể sử dụng chúng làm điểm xuất phát để xây dựng danh sách những thứ mà nhân viên kế toán hoặc quản lý văn phòng phải làm hàng tháng hoặc vào cuối mỗi năm.

Dữ liệu được sao lưu và chuyển ra bên ngoài

• Các tài khoản ngân hàng được đối chiếu

• Tất cả các hoá đơn, bản ghi nhớ, báo cáo

• Tài khoản tạm ngừng làm sạch

• Báo cáo tài chính

• Các trường hợp ngoại lệ được báo cáo (ví dụ: hóa đơn quá hạn, hóa đơn, đơn đặt hàng, hàng tồn kho dư thừa)

• Danh sách việc cần làm hàng năm theo mẫu

Điều chỉnh cân bằng thử

• Ghi đĩa CD vào cuối năm số

• Xem xét việc dọn dẹp các tệp dữ liệu nếu chúng rất lớn

• Đóng năm khi thực sự thực hiện