Làm thế nào để Duy trì kiểm soát kế toán tốt với QuickBooks - ốc vít

QuickBooks cho phép nhiều người dùng. Nhiều doanh nghiệp, sau khi phát triển đến một kích cỡ nhất định, cần hỗ trợ nhiều người dùng truy cập vào thông tin kế toán và khả năng, trong một số trường hợp, để tạo ra các giao dịch kế toán. Thật không may, nhiều người sử dụng hệ thống kế toán tạo rủi ro cho chủ doanh nghiệp.

Bằng cách truy cập vào hệ thống kế toán, người dùng có thể vô tình đưa ra các lỗi vào hệ thống kế toán hoặc, không may, cố ý lừa gạt một doanh nghiệp. Vì những lý do này, đây là danh sách một số kỹ thuật kiểm soát QuickBooks mà chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý kinh doanh có thể sử dụng để giảm thiểu các lỗi không chủ ý và giảm thiểu cơ hội bị trộm.

Thường xuyên so sánh số lượng kiểm kê thực với hồ sơ kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho thu hẹp, không may. Con người - đôi khi nhân viên, nhưng thường là người giả mạo như những người buôn lậu - ăn cắp hàng tồn kho. Do đó, bạn cần phải làm một điều gì đó để giảm thiểu sự mất mát của hàng tồn kho và duy trì các bản ghi kế toán chính xác, thường xuyên so sánh số lượng vật lý của hàng tồn kho với những gì hồ sơ kế toán của bạn hiển thị.
Sự co ngót của hàng tồn kho được nhanh chóng xác định.
- Chủ sở hữu doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự co ngót của hàng tồn kho bằng cách xác định loại khoảng không quảng cáo thường bị đánh cắp hoặc thậm chí khi hàng tồn kho bị đánh cắp nhiều nhất.
- Phục hồi tài khoản ngân hàng. Một điều mà chủ doanh nghiệp nên làm là điều hoà các tài khoản ngân hàng của mình. Thông thường, hành vi trộm cắp nhân viên của nhân viên kế toán xảy ra khi nhân viên tìm ra cách viết séc trên tài khoản ngân hàng của công ty mà chủ sở hữu không nhìn thấy. Một cách chắc chắn để tìm một giao dịch giả tạo và gian lận là để chủ sở hữu điều chỉnh báo cáo ngân hàng.
Nếu chủ sở hữu hợp nhất bản sao kê ngân hàng, cô ấy có thể so sánh kế toán của ngân hàng với tài khoản này trong hồ sơ kế toán của QuickBooks. Bất kỳ sự khác biệt rõ ràng nào có thể được khắc phục, có nghĩa là các bản ghi kế toán của QuickBooks chính xác hơn. Ngoài ra, bất kỳ giao dịch dễ vỡ, nghi ngờ nào có xu hướng trở nên rõ ràng khi chủ doanh nghiệp trông rất sát séc.
Phân biệt kế toán từ lưu giữ vật lý nếu có thể. Trong một doanh nghiệp nhỏ, rất khó để luôn tách biệt kế toán cho một số hoạt động từ quyền nuôi con vật hoặc trách nhiệm thể chất cho hoạt động đó.Ví dụ: thật khó phân biệt kế toán hàng tồn kho từ quyền nuôi con hoặc truy cập vào khoảng không quảng cáo đó.
Đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks. Bạn nên đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks nếu bạn có doanh nghiệp với bất kỳ quy mô nào vì hai lý do cơ bản:
Một người biết cách sử dụng QuickBooks ít có khả năng gây ra lỗi không chủ ý.
- Tài khoản kế toán lộn xộn che dấu việc trộm cắp nhân viên.
- Đóng tệp QuickBooks của bạn. Nếu bạn tham gia Khóa học về Nguyên tắc Kế toán, bạn sẽ khám phá ra rằng việc đóng cửa có nghĩa là một bộ thủ tục kế toán mà ai đó thực hiện để không ra khỏi tài khoản doanh thu và chi phí để bắt đầu vào năm mới, doanh thu và chi phí có thể dễ dàng tính toán. Trong QuickBooks, đóng có nghĩa là một cái gì đó khác nhau.
Nhưng bạn vẫn muốn đóng tệp QuickBooks để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Dưới đây là cách thực hiện: Chọn lệnh Edit → Preferences, chọn Accounting, chọn tab Preferences của Công ty, sau đó nhấp vào nút Ngày Đóng Đóng / Đặt mật khẩu. Khi QuickBooks nhắc bạn, hãy chỉ định ngày đóng và mật khẩu.

Sau khi bạn cung cấp thông tin này, QuickBooks nghiêm cấm hoặc giới hạn người dùng thay đổi hoặc nhập các giao dịch có trước ngày đóng cửa. (Chỉ có những người có mật khẩu có thể thực hiện thay đổi hoặc nhập giao dịch với ngày trước ngày đóng)

Quản lý hệ thống kế toán QuickBooks của bạn. Nhiều chủ doanh nghiệp không xem hệ thống kế toán như là một công cụ để tạo hóa đơn, chi phiếu lương và thông tin cần thiết cho việc khai thuế hàng năm. Thật không may, quan hệ xa xôi với hệ thống kế toán có nghĩa là các chủ doanh nghiệp thường không cảm thấy cần phải chủ động quản lý những gì xảy ra với hệ thống kế toán.
Một hệ thống kế toán phải là một công cụ mà bạn sử dụng để quản lý tốt hơn doanh nghiệp của bạn. Và nó có thể là điều đó. Nhưng nếu nó sẽ là một công cụ để quản lý tốt hơn doanh nghiệp của bạn, bạn cần phải quản lý hệ thống.

Bạn có thể dễ dàng đảm bảo rằng mọi người đang làm những việc họ phải làm bằng cách tạo ra một số danh sách kiểm tra đơn giản.

Một danh sách việc cần làm hàng tháng theo mẫu

Nhiệm vụ

Đã hoàn thành?	Các tài khoản dự phòng đã được dọn dẹp
Các báo cáo tài chính được gửi
Các trường hợp ngoại lệ được báo cáo (ví dụ, quá hạn thanh toán
Tài khoản ngân hàng được đối chiếu
hóa đơn, hóa đơn, hóa đơn, hóa đơn, hóa đơn, đơn đặt hàng
, hàng tồn kho trật tự)
Danh sách công việc cần làm hàng năm Nhiệm vụ