Làm thế nào để Giữ QuickBooks của bạn 2016 Dữ liệu Bảo mật - núm vú

Vì thông tin bạn có trong QuickBooks 2016 là tin riêng, mối quan tâm đầu tiên của bạn trong việc quản lý một hệ thống kế toán QuickBooks là giữ bí mật dữ liệu của bạn. Dữ liệu kế toán thường là thông tin bí mật. Dữ liệu QuickBooks của bạn cho thấy bạn có bao nhiêu tiền trong ngân hàng, bạn nợ chủ nợ và lợi nhuận mà công ty bạn sản xuất ra bao nhiêu (hoặc ít).

Bạn có hai phương pháp bổ sung để giữ bí mật dữ liệu QuickBooks của bạn. Phương pháp thứ nhất để duy trì tính bảo mật dựa vào các tính năng bảo mật được tích hợp trong Microsoft Windows. Phương pháp khác dựa vào các tính năng bảo mật của QuickBooks.

Bạn có thể sử dụng bảo mật được cung cấp bởi Microsoft Windows để hạn chế quyền truy cập vào một tệp - hoặc tệp chương trình hoặc tệp dữ liệu - cho người dùng cụ thể. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng bảo mật cấp Windows để nói ai có thể và không thể sử dụng chương trình QuickBooks hoặc truy cập tệp dữ liệu QuickBooks.

Nếu bạn đang sử dụng bảo mật cấp độ Windows, bạn (hoặc ai đó trong văn phòng của bạn) biết cách sử dụng công cụ đó để ngăn chặn truy cập trái phép vào (hoặc sử dụng) tệp chương trình và tệp dữ liệu. Để sử dụng bảo mật cấp độ Windows cho QuickBooks, bạn chỉ cần áp dụng kiến ​​thức chung hiện có của mình vào tệp chương trình QuickBooks hoặc tệp dữ liệu QuickBooks.

Sử dụng bảo mật của QuickBooks

Bạn có thể bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu QuickBooks bằng cách gán mật khẩu cho tệp dữ liệu của công ty QuickBooks. Bạn có thể làm điều này trong quá trình thiết lập QuickBooks. Bạn cũng có thể thiết lập một mật khẩu bằng cách chọn lệnh Company → Change Your Password. Khi bạn chọn lệnh này, QuickBooks hiển thị hộp thoại Change QuickBooks Password.

Hộp thoại Change QuickBooks Password.

Để thiết lập một mật khẩu, bạn chỉ cần nhập cùng một mật khẩu vào hộp văn bản New Password và hộp thoại Confirm New Password. Lưu ý rằng mật khẩu của bạn được liên kết với tên người dùng Admin (viết tắt của

administrator

). Nếu bạn chưa thiết lập mật khẩu, bạn không có mật khẩu cũ, vì vậy bạn sẽ không thấy hộp văn bản Old Password. Nếu bạn đang làm việc với mật khẩu Quản trị viên, bạn cũng phải cung cấp câu hỏi thách thức và câu trả lời. (Thao tác này sẽ cho phép bạn khôi phục quyền truy cập vào tệp QuickBooks nếu bạn quên mật khẩu của Quản trị viên.) Rõ ràng, bạn muốn đặt mật khẩu để không ai (ngay cả máy tính) có thể đoán được nó. Điều này có nghĩa là mật khẩu của bạn không phải là một từ trong một từ điển. Mật khẩu của bạn cũng không phải là một số. Và mật khẩu đặc biệt

của bạn không phải là từ, cụm từ hoặc tên mà một số đồng nghiệp có thể dễ dàng tìm ra. Các mật khẩu tốt nhất (từ điểm bảo mật) là những kết hợp vô nghĩa của các chữ cái và số, chẳng hạn như f34t5s hoặc s3df43x2. Và một thứ khác. Dài hơn là tốt hơn. Sau khi bạn đặt mật khẩu, bạn nên thay đổi nó theo định kỳ. Để thay đổi mật khẩu, bạn cũng có thể chọn lệnh Company → Change Your Password. QuickBooks một lần nữa hiển thị hộp thoại Change QuickBooks Password. Lần này, bạn phải nhập mật khẩu cũ vào hộp văn bản Thay đổi mật khẩu. Sau đó, bạn cần nhập mật khẩu mới vào cả hộp văn bản Mật khẩu mới và hộp kiểm Xác nhận mật khẩu mới. QuickBooks yêu cầu tên người dùng và mật khẩu trước khi nó mở tệp dữ liệu của công ty. Ví dụ: nếu bạn chỉ định mật khẩu cho tệp dữ liệu công ty của bạn, bất cứ khi nào QuickBooks bắt đầu, nó sẽ hiển thị hộp thoại Đăng nhập QuickBooks, nơi bạn nhập tên người dùng và mật khẩu của mình rồi nhấp OK. QuickBooks mở tập tin dữ liệu. Nếu bạn không thể cung cấp mật khẩu, QuickBooks không mở tệp dữ liệu.