Cách Lập hoá đơn cho Khách hàng sử dụng QuickBooks 2010 - núm vú

Để lập hoá đơn cho khách hàng bằng cách sử dụng QuickBooks 2010, bạn cần xác định khách hàng và chỉ định số tiền mà khách hàng nợ trong cửa sổ Tạo hóa đơn.

1Chọn Khách hàng → Tạo hóa đơn.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Tạo Hóa đơn. Hình này có Danh sách Cửa sổ Mở đóng để có thêm khoảng trống cho cửa sổ Tạo Hóa đơn. Bạn có thể đóng Open Window List bằng cách nhấp vào hộp đóng của nó (hộp nhỏ được đánh dấu bằng X xuất hiện ở góc trên bên phải của danh sách). Để hiển thị lại danh sách các cửa sổ mở sau khi bạn đóng nó, hãy chọn View → Open Window List.

2Chọn khách hàng, hoặc kết hợp khách hàng và công việc, từ danh sách Khách hàng: Danh sách thả việc.

Nếu khách hàng là khách hàng mới mà bạn chưa được lập hóa đơn hoặc mô tả trong Danh sách khách hàng, hãy nhập tên ngắn cho khách hàng trong danh sách Khách hàng: Danh sách việc làm. QuickBooks sau đó chỉ ra rằng khách hàng chưa tồn tại trong Danh sách khách hàng và hỏi xem bạn có muốn thêm khách hàng; chỉ ra rằng bạn làm. Khi được nhắc, cung cấp thông tin khách hàng mà QuickBooks yêu cầu.

3 (Tùy chọn) Phân loại một hóa đơn là phù hợp với một loại cụ thể bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Lớp.

Bạn có thể sử dụng các lớp học để có được một xử lý tốt hơn về tài chính kinh doanh của bạn.

4 Xác nhận hoặc cung cấp thông tin tiêu đề hoá đơn mới.

Sau khi bạn xác định được khách hàng, QuickBooks sẽ điền vào các trường Ngày gửi hàng, Hoá đơn, Bill To, và có thể là các Gửi đến. Có thể bạn không cần phải thay đổi bất kỳ thông tin này. Bạn nên xem lại thông tin được hiển thị trong các hộp này để đảm bảo rằng nó là chính xác.

5Chấp hoặc xác nhận thông tin trường Hóa đơn.

Hoá đơn bao gồm thông tin trường ghi các số liệu như số đơn đặt hàng, điều khoản thanh toán, ngày gửi và phương thức vận chuyển. Hãy chắc chắn rằng bất cứ điều gì QuickBooks hiển thị trong các hộp lĩnh vực này là chính xác.

6Trong khu vực cột, mô tả từng mục - mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ - mà hoá đơn thanh toán.

Sử dụng một hàng cho mỗi mục. Mục đầu tiên mà bạn muốn tính cho, sau đó, đi vào hàng 1 của khu vực cột. Đối với mỗi mặt hàng, bạn nhập số lượng đặt hàng, mã cho mặt hàng đó, và mức giá hoặc mức giá. QuickBooks lấy ra một mô tả mục từ Danh sách Mục của bạn và đặt dữ liệu này vào cột Mô tả.

QuickBooks cũng tính toán số tiền được tính cho món hàng bằng cách nhân số lượng theo giá hoặc tỷ lệ. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa cả hai trường Description và Amount. Nếu bạn chỉnh sửa trường Số tiền, QuickBooks tính lại Giá Mỗi trường bằng cách chia số tiền theo số lượng.

7Để nhập các mục bổ sung vào hóa đơn bằng cách nhập các hàng bổ sung.

Mỗi mục bạn muốn thanh toán cho - mỗi mục sẽ xuất hiện dưới dạng khoản phí riêng trên hoá đơn - xuất hiện dưới dạng hàng trong khu vực cột.

8Trong hộp văn bản Tin nhắn khách hàng ở cuối cửa sổ Tạo hóa đơn, cung cấp thông báo khách hàng xuất hiện ở cuối hoá đơn.

Nếu bạn đã tạo mẫu mẫu hoá đơn tùy chỉnh bao gồm thông tin cuối trang khác, các hộp chân trang này cũng xuất hiện ở cuối cửa sổ Tạo hóa đơn. Bạn có thể sử dụng chúng để thu thập và chuyển thông tin chân trang bổ sung.

9 (Tùy chọn) Kiểm tra chính tả bằng cách nhấp vào nút Soạn ngữ.

QuickBooks kiểm tra chính tả của những từ mà bạn đã sử dụng trên hóa đơn. Nếu QuickBooks không tìm thấy lỗi chính tả, một thông báo xuất hiện cho bạn biết kiểm tra chính tả đã hoàn tất. Nếu QuickBooks phát hiện ra lỗi chính tả (viết tắt của mã sản phẩm thường gây lỗi chính tả trong QuickBooks) QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Check Spelling on Form.

10Nhấp vào nút Save & Close hoặc Save & New để lưu lại hóa đơn của bạn.

Nhấp vào nút Lưu và Đóng nếu bạn muốn lưu hóa đơn và đóng cửa sổ Tạo hóa đơn. Bạn sử dụng nút Lưu & Mới nếu bạn muốn lưu hóa đơn và sau đó nhập một hóa đơn khác vào phiên bản trống của cửa sổ Tạo hóa đơn.