Cách Lập hoá đơn cho Khách hàng trong QuickBooks 2014 - núm vú

Để lập hoá đơn cho khách hàng trong QuickBooks, bạn sử dụng cửa sổ Tạo Hóa đơn để xác định khách hàng và chỉ định số tiền mà khách hàng nợ.

1 Để hiển thị cửa sổ Tạo hóa đơn, hãy chọn lệnh Khách hàng → Tạo hóa đơn.

Khi bạn làm như vậy, QuickBooks sẽ hiển thị cửa sổ Tạo Hóa đơn. Tuy nhiên, lưu ý rằng cửa sổ Tạo hóa đơn bạn thấy có thể không giống chính xác với cửa sổ được hiển thị. Bạn có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn. Bạn cũng có thể chọn để tùy chỉnh một mẫu hoá đơn để nó hoàn toàn phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn.

2 Xác định khách hàng và, nếu thích hợp, công việc.

Để thực hiện việc này, chọn khách hàng hoặc kết hợp công việc và khách hàng từ danh sách thả xuống Khách hàng: Việc làm. Đừng lo lắng về công việc này ?? kinh doanh nếu bạn không quen thuộc với nó.

Bạn phải xác định khách hàng cụ thể mà bạn đang lập hoá đơn bằng cách chọn khách hàng đó từ Khách hàng: Danh sách việc làm. Nếu khách hàng là khách hàng mới mà bạn chưa được lập hoá đơn hoặc mô tả trong Danh sách khách hàng, hãy nhập tên ngắn cho khách hàng - chẳng hạn như viết tắt của tên doanh nghiệp của khách hàng - trong Khách hàng: Danh sách việc làm.

QuickBooks sau đó chỉ ra rằng khách hàng chưa có trong Danh sách Khách hàng và hỏi xem bạn có muốn thêm khách hàng; chỉ ra rằng bạn làm. Khi được nhắc, cung cấp thông tin khách hàng mà QuickBooks yêu cầu.

Bạn cũng có thể phân loại một hóa đơn là phù hợp với một danh mục cụ thể bằng cách sử dụng danh sách Class drop-down. Đừng lo lắng về điểm này về việc sử dụng theo dõi lớp.

3 Xác nhận hoặc cung cấp thông tin tiêu đề hoá đơn mới.

Sau khi bạn xác định được khách hàng, QuickBooks sẽ điền vào các trường Ngày, Hoá đơn, Bill To, và có thể Gửi Kho. Có thể bạn không cần phải thay đổi bất kỳ thông tin này. Bạn nên xem lại thông tin được hiển thị trong các hộp này để đảm bảo rằng nó là chính xác.

Ví dụ: bạn thường sẽ không lập hóa đơn cho ai đó trừ khi bạn đã vận chuyển sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Do đó, bạn có thể xác nhận rằng ngày lập hoá đơn tuân theo ngày vận chuyển sản phẩm hoặc ngày cung cấp dịch vụ. Bạn cũng có thể muốn xác nhận, ví dụ như địa chỉ Ship To là chính xác.

4Xác định hoặc xác nhận thông tin trường hóa đơn.

Hoá đơn bao gồm thông tin trường ghi các số liệu như số đơn đặt hàng, điều khoản thanh toán, ngày gửi và phương thức vận chuyển. Bạn nên chắc chắn rằng bất cứ điều gì QuickBooks cho thấy trong các hộp văn bản là chính xác.

Ví dụ: nếu một khách hàng đã cung cấp cho bạn một số đơn đặt hàng, nhập số đơn đặt hàng đó vào hộp Số P. O. Xác nhận rằng các điều khoản thanh toán được hiển thị trong hộp Thuật ngữ là chính xác.Xác nhận rằng ngày được hiển thị trong trường Ship là chính xác.

Không phải tất cả các trường này đều phải được điền đầy đủ cho mỗi hoá đơn nhưng bạn muốn cung cấp bất kỳ thông tin nào giúp khách hàng dễ dàng thanh toán hóa đơn hơn, buộc một hoá đơn vào hồ sơ mua hàng của mình và tìm ra cách thức và thời gian một mặt hàng đang được vận chuyển.

5Giảm các vật phẩm đã bán.

Làm thế nào các lĩnh vực cột trong hóa đơn của bạn thực sự phụ thuộc vào việc bạn đang bán sản phẩm hay dịch vụ. Hình này cho thấy các khu vực cột cho các sản phẩm. Khu vực cột cho một dịch vụ trông đơn giản bởi vì bạn không cung cấp nhiều thông tin khi mô tả các mục dịch vụ.

Trong khu vực cột, bạn muốn mô tả từng mục - mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ - mà hoá đơn thanh toán. Để làm điều này, bạn sử dụng một hàng cho mỗi mục. Mục đầu tiên mà bạn muốn tính cho, sau đó, đi vào hàng 1 của khu vực cột.

Đối với mỗi mặt hàng, bạn nhập số lượng đặt hàng, mã cho mặt hàng đó, và mức giá hoặc mức giá. QuickBooks lấy ra một mô tả mục từ danh sách Item của bạn và đặt dữ liệu này trong cột Description. QuickBooks cũng tính toán số tiền được tính cho mục này bằng cách nhân số lượng theo giá hoặc tỷ lệ.

Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa cả trường Mô tả và Số tiền. Nếu bạn chỉnh sửa trường Số tiền, QuickBooks tính lại Giá Mỗi trường bằng cách chia số tiền theo số lượng.

Để nhập các mục bổ sung trong hoá đơn, nhập các hàng bổ sung. Mỗi mục bạn muốn thanh toán cho - mỗi mục sẽ xuất hiện dưới dạng khoản phí riêng trên hóa đơn - xuất hiện dưới dạng hàng trong khu vực cột. Nếu bạn muốn lập hóa đơn cho một khách hàng cho một số sản phẩm, một dòng trong khu vực cột của hóa đơn được sử dụng cho sản phẩm đó.

Nếu bạn muốn tính một khách hàng cho vận chuyển hàng hóa, một dòng của khu vực hoá đơn sẽ mô tả chi phí vận chuyển đó. Nếu bạn muốn lập hóa đơn cho khách hàng về thuế bán hàng, một lần nữa, một dòng hoặc hàng của khu vực cột cho thấy thuế bán hàng tính.

6Sử dụng hộp Thông báo khách hàng ở cuối cửa sổ Tạo hóa đơn để cung cấp thông báo khách hàng xuất hiện ở dưới cùng của hóa đơn.

Nếu bạn đã tạo mẫu mẫu hoá đơn tùy chỉnh bao gồm thông tin cuối trang khác, các hộp chân trang này cũng xuất hiện ở cuối cửa sổ Tạo hóa đơn. Bạn có thể sử dụng chúng để thu thập và chuyển thông tin chân trang bổ sung.

7Nhấp vào nút Save & Close hoặc Save & New để lưu lại hóa đơn của bạn.

Nhấp vào nút Lưu và Đóng nếu bạn muốn lưu hóa đơn và đóng cửa sổ Tạo hóa đơn. Nhấp vào nút Lưu & Mới nếu bạn muốn lưu hóa đơn và sau đó nhập một hóa đơn khác trong phiên bản trống của cửa sổ Tạo hóa đơn.

Nhấp vào tab Gửi / Gửi và sau đó là nút FedEx hoặc UPS để bắt đầu cửa sổ QuickBooks Shipping Manager, cho phép bạn tự động hóa một số bước trong các gói hàng bằng Federal Express hoặc United Parcel Service (UPS). Lần đầu tiên bạn bắt đầu Vận chuyển Quản lý, bạn sẽ cần phải làm một số công việc thiết lập.

Để trang qua các hoá đơn mà bạn đã tạo, nhấp vào nút Trước và Tiếp.Hoặc nhấp vào nút Find và sử dụng hộp thoại Find Invoices để mô tả hóa đơn mà bạn muốn định vị.