Cách Lập hoá đơn cho Khách hàng trong QuickBooks 2012 - núm vú

Để thanh toán cho một khách hàng trong QuickBooks 2012, hãy sử dụng cửa sổ Tạo hóa đơn để xác định khách hàng và chỉ định số tiền mà khách hàng nợ. Bạn có thể sử dụng nhiều loại hình thức hoá đơn hoặc mẫu hoá đơn mà bạn đã tùy chỉnh.

1 Để hiển thị cửa sổ Tạo hóa đơn, hãy chọn lệnh Khách hàng → Tạo hóa đơn.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Tạo Hóa đơn.

2 Xác định khách hàng và, nếu thích hợp, công việc.

Để thực hiện việc này, chọn khách hàng hoặc kết hợp công việc và khách hàng từ danh sách thả xuống Khách hàng: Việc làm. Đừng lo lắng về công việc này ?? kinh doanh nếu bạn không quen thuộc với nó.

Tuy nhiên, bạn nên hiểu cách khách hàng làm việc. Bạn phải xác định khách hàng cụ thể mà bạn đang lập hoá đơn. Bạn thực hiện việc này bằng cách chọn khách hàng từ Khách hàng: Danh sách việc làm. Nếu khách hàng là khách hàng mới mà bạn chưa được lập hoá đơn hoặc mô tả trong Danh sách khách hàng, hãy nhập tên ngắn cho khách hàng - như viết tắt của tên doanh nghiệp của khách hàng - trong Khách hàng: Danh sách việc làm.

QuickBooks sau đó chỉ ra rằng khách hàng chưa có trên Danh sách Khách hàng và hỏi xem bạn có muốn thêm khách hàng; chỉ ra rằng bạn làm. Khi được nhắc, cung cấp thông tin khách hàng mà QuickBooks yêu cầu.

3 Xác nhận hoặc cung cấp thông tin tiêu đề hoá đơn mới.

Sau khi bạn xác định được khách hàng, QuickBooks sẽ điền vào các trường Ngày gửi hàng, Hoá đơn, Bill To, và có thể là các Gửi đến. Có thể bạn không cần phải thay đổi bất kỳ thông tin này. Bạn nên xem lại thông tin được hiển thị trong các hộp này để đảm bảo rằng nó là chính xác.

Ví dụ: bạn sẽ không thường xuyên hóa đơn cho ai đó trừ khi bạn đã vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Do đó, bạn có thể xác nhận rằng ngày lập hoá đơn tuân theo ngày vận chuyển sản phẩm hoặc ngày cung cấp dịch vụ. Bạn cũng có thể muốn xác nhận, ví dụ như địa chỉ Ship To là chính xác.

4Xác định hoặc xác nhận thông tin trường Hóa đơn.

Hoá đơn bao gồm thông tin trường ghi các số liệu như số đơn đặt hàng, điều khoản thanh toán, ngày gửi và phương thức vận chuyển. Bạn nên chắc chắn rằng bất cứ điều gì QuickBooks cho thấy trong các hộp này là chính xác. Ví dụ: nếu một khách hàng đã cung cấp cho bạn số đơn hàng mua, hãy nhập số đơn đặt hàng đó vào hộp Số P. O.

Xác nhận rằng các điều khoản thanh toán hiển thị trong hộp Thuật ngữ là chính xác. Xác nhận rằng ngày được hiển thị trong trường Ship là chính xác. Không phải tất cả các trường này đều được điền đầy đủ cho mỗi hóa đơn nhưng bạn muốn cung cấp bất kỳ thông tin nào giúp khách hàng dễ dàng thanh toán hóa đơn hơn, buộc một hoá đơn vào hồ sơ mua hàng của mình và tìm ra cách thức và thời điểm một mặt hàng đang được vận chuyển.

5Giảm các vật phẩm đã bán.

Làm thế nào các lĩnh vực cột trong hóa đơn của bạn thực sự phụ thuộc vào việc bạn đang bán sản phẩm hay dịch vụ. Khu vực cột cho một dịch vụ trông đơn giản bởi vì bạn không cung cấp nhiều thông tin khi mô tả các mục dịch vụ. Trong khu vực cột, bạn muốn mô tả từng mục - mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ - trong đó hoá đơn thanh toán.

Để làm điều này, bạn sử dụng một hàng cho mỗi mục. Mục đầu tiên mà bạn muốn tính cho, sau đó, đi vào hàng 1 của khu vực cột. Đối với mỗi mặt hàng, bạn nhập số lượng đặt hàng, mã cho mặt hàng đó, và mức giá hoặc mức giá.

QuickBooks lấy ra một mô tả mặt hàng từ Danh sách các mặt hàng của bạn và đặt dữ liệu này vào cột Mô tả. QuickBooks cũng tính toán số tiền được tính cho mục này bằng cách nhân số lượng theo giá hoặc tỷ lệ. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa cả hai trường Description và Amount. Nếu bạn chỉnh sửa trường Số tiền, QuickBooks tính lại Giá Mỗi trường bằng cách chia số tiền theo số lượng.

6Sử dụng hộp Thông báo khách hàng ở cuối cửa sổ Tạo hóa đơn để cung cấp thông báo khách hàng xuất hiện ở dưới cùng của hóa đơn.

Nếu bạn đã tạo mẫu mẫu hoá đơn tùy chỉnh bao gồm thông tin cuối trang khác, các hộp chân trang này cũng xuất hiện ở cuối cửa sổ Tạo hóa đơn. Bạn có thể sử dụng chúng để thu thập và chuyển thông tin chân trang bổ sung.

7Nhấp vào nút Save & Close hoặc Save & New để lưu lại hóa đơn của bạn.

Nhấp vào nút Lưu và Đóng nếu bạn muốn lưu hóa đơn và đóng cửa sổ Tạo hóa đơn. Bạn sử dụng nút Lưu & Mới nếu bạn muốn lưu hóa đơn và sau đó nhập một hóa đơn khác vào phiên bản trống của cửa sổ Tạo hóa đơn.