Video: How to Download PayPal History 2025
Các doanh nghiệp đặt hàng nhiều thứ từ các nhà cung cấp thường sử dụng các đơn đặt hàng để theo dõi các mặt hàng theo đặt hàng. Đơn đặt hàng mua hàng trong QuickBooks Online (QBO) không ảnh hưởng đến bất kỳ tài khoản nào của bạn; thay vào đó, họ chỉ đơn giản là giúp bạn theo dõi những gì bạn đặt hàng. Và, khi đơn đặt hàng đến, bạn có thể so sánh hàng hoá đi vào cửa với những thứ được liệt kê trên đơn đặt hàng để đảm bảo chúng khớp.
Nếu bạn định sử dụng các đơn đặt hàng, thì quá trình đặt hàng của bạn thường xảy ra theo cách sau:
-
Bạn đặt hàng với một nhà cung cấp và bạn nhập một đơn đặt hàng trong QBO phù hợp với đơn đặt hàng của bạn.
-
Bạn nhận được các món hàng mà bạn đặt hàng, thường cùng với hóa đơn cho các mặt hàng; sau đó bạn kết hợp các mặt hàng bạn nhận được vào đơn đặt hàng và nhập một hóa đơn cho các mặt hàng đó. Lưu ý rằng đôi khi bạn nhận được hóa đơn mà không có các mặt hàng hoặc các mặt hàng mà không có hóa đơn.
-
Bạn thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp.
Bạn nhập lệnh mua bằng cửa sổ giao dịch Purchase Order; bạn có thể mở cửa sổ này từ trang Giao dịch chi phí hoặc từ trình đơn Tạo (dấu cộng). Một đơn đặt hàng điển hình giống như một đơn đặt hàng được hiển thị ở đây và bạn sẽ nhận thấy cửa sổ tương tự với cửa sổ Kiểm tra.
Khi bạn điền vào cửa sổ giao dịch Purchase Order, QBO sẽ chỉ định một trạng thái Open cho lệnh mua; trạng thái xuất hiện ngay bên dưới tên nhà cung cấp ở góc trên bên trái của cửa sổ giao dịch.
Khi bạn nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp, hoặc cả hai, bạn ghi một hóa đơn, hoặc séc, giao dịch chi phí, hoặc phí thẻ tín dụng, cho thấy bạn đã thanh toán (hay nợ gì) cho nhà cung cấp.
Khi bạn chọn một nhà cung cấp có đơn hàng mua mở trên bất kỳ loại giao dịch nào, một cửa sổ sẽ xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ, hiển thị các lệnh mua sẵn có. Bạn thêm đơn đặt hàng vào giao dịch giống như cách bạn đã thêm một hóa đơn vào giao dịch Kiểm tra: bằng cách nhấp vào nút Thêm. Ở đây, một giao dịch Kiểm tra đã được mở và một nhà cung cấp có đơn đặt hàng mở được chọn.
Khi bạn nhấp vào Thêm để thêm thứ tự mua vào giao dịch, QBO bổ sung các dòng lệnh mua vào dòng đầu tiên có sẵn trong phần Chi Tiết Sản Phẩm của giao dịch Kiểm tra. QBO cũng cho biết, bên dưới tên nhà cung cấp, giao dịch Kiểm tra có một giao dịch được liên kết.
Nếu bạn lưu giao dịch Kiểm tra và sau đó mở lại đơn đặt hàng, QBO đã thay đổi tình trạng đơn đặt hàng từ mở sang đóng để bạn không vô tình thêm lệnh mua vào một giao dịch khác.
Nếu bạn thêm thứ tự mua sai vào một giao dịch, bạn có thể xóa dòng đơn đặt hàng trong phần Chi tiết món hàng bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng rác ở cạnh bên phải của dòng.
QBO không thể chỉ thêm một phần của đơn đặt hàng vào một giao dịch. Vì vậy, nếu bạn nhận được chỉ một phần đơn đặt hàng, hãy thêm đơn đặt hàng vào giao dịch của bạn và sau đó ghi lại khoản thanh toán cho một phần của đơn đặt hàng bạn đã nhận được bằng cách xóa các dòng từ séc cho các mặt hàng mà bạn không nhận được. Để tiếp tục theo dõi phần nổi bật của đơn đặt hàng, bạn có thể đóng theo cách thủ công lệnh mua ban đầu và tạo một đơn đặt hàng mới có chứa các khoản còn nợ còn lại; khi bạn tạo thứ tự mua hàng thứ hai - chủ yếu là đơn đặt hàng lại - cố gắng gán một số cho nó để giúp bạn theo dõi nó liên quan đến thứ tự mua ban đầu.
Bạn có thể sử dụng số thứ tự mua hàng riêng của mình nếu bạn chọn Công cụ → Cài đặt công ty → Chi phí. Sau đó, nhấp vào bút chì bên cạnh Đơn đặt hàng để chỉnh sửa cài đặt đơn đặt hàng, chọn hộp kiểm Số lượng giao dịch tùy chỉnh, sau đó nhấp vào Lưu.
Khi bạn cần xác định các đơn hàng mua mở, hãy sử dụng báo cáo Mở danh sách mua hàng.
