Cách nhập các Giao dịch Thẻ Tín dụng trong QuickBooks 2015 - núm vú

Nếu bạn chọn lệnh Ngân hàng → Sử dụng Đăng ký và chọn một tài khoản thẻ tín dụng, QuickBooks sẽ hiển thị thanh ghi thẻ tín dụng. Đăng ký Thẻ tín dụng làm việc giống như cửa sổ đăng ký thông thường mà bạn sử dụng cho tài khoản kiểm tra. Bạn nhập các giao dịch vào các hàng của sổ đăng ký. Khi bạn ghi một khoản phí, QuickBooks cập nhật số dư thẻ tín dụng và hạn mức tín dụng còn lại.

Ghi khoản phí thẻ tín dụng

Việc ghi lại khoản phí bằng thẻ tín dụng tương tự như ghi lại séc hoặc rút tiền của tài khoản ngân hàng. Để minh hoạ, giả sử rằng bạn tính 50 đô la. 00 của burritos và margaritas đến nhà hàng Mexico yêu thích của bạn, La Cantina. Đây là cách bạn ghi lại khoản phí này:

1. Chọn Ngân hàng → Nhập Chi phí Thẻ tín dụng.

   Cửa sổ Nhập Khoản Phí Thẻ Tín dụng sẽ xuất hiện.

   

2. Từ danh sách Thẻ tín dụng thả xuống, hãy chọn thẻ tín dụng mà bạn đã thanh toán chi phí.

   Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách Thẻ tín dụng và sau đó chọn một thẻ từ danh sách thả xuống.

3. Trong trường Mua hàng Từ, hãy ghi lại tên của doanh nghiệp mà bạn đã thanh toán bằng thẻ tín dụng.

   Di chuyển con trỏ đến dòng Mua từ và nhấp vào mũi tên xuống. Bạn nhìn thấy một danh sách các tên. Chọn một từ danh sách.

   Nếu bạn chưa bao giờ ăn cơm tại cơ sở tinh xảo này, hãy chọn Thêm mới. Sau đó thêm tên doanh nghiệp.

4. Chọn nút tùy chọn thích hợp để cho biết giao dịch là mua hàng hay tín dụng.

   Chọn nút tùy chọn Mua / Charge nếu bạn muốn ghi lại một lần mua hàng (đó là những gì bạn làm hầu hết thời gian và những gì ví dụ này cho bạn thấy). Chọn nút tùy chọn hoàn lại tiền / tín dụng nếu bạn muốn ghi lại khoản tín dụng trong tài khoản của mình (ví dụ: nếu bạn trả lại).

5. Nhập ngày tính phí vào trường Ngày.

   Di chuyển con trỏ đến dòng Ngày, và gõ ngày, sử dụng định dạng MM / DD / YYYY. Ví dụ: nhập 06302015 hoặc 6/30/15 vào ngày 30 tháng 6 năm 2015. Nếu bạn nhập khoản phí này hai hoặc ba ngày sau khi thực tế, hãy nhập ngày khi phí đã được thực hiện. Sử dụng ngày đó làm cho hoà giải hồ sơ của bạn với hồ sơ của công ty phát hành thẻ tín dụng dễ dàng hơn khi bạn nhận được bảng sao kê hàng tháng.

6. Nhập số tiền tính vào trường Số tiền.

   Di chuyển con trỏ đến dòng Số tiền và nhập tổng số tiền phí. Lưu ý: Không gõ một dấu đô la nhưng gõ khoảng thời gian để chỉ ra vị trí thập phân.

7. (Tùy chọn) Nhập miêu tả ghi nhớ vào hộp văn bản Ghi Nhớ.

   Di chuyển con trỏ đến hộp văn bản Ghi nhớ và nhập lý do cụ thể mà bạn đang sạc mục. Trong trường hợp này, bạn có thể gõ Hội nghị Doanh nghiệp Quan trọng hoặc một cái gì đó tương tự.

   Hộp mô tả thư báo này là nơi lý tưởng để ghi rõ mục đích kinh doanh cho một khoản phí, là yêu cầu về luật thuế nếu bạn ghi một khoản thanh toán thẻ tín dụng du lịch, ăn uống hoặc giải trí.

8. Điền vào tab Chi phí.

   Bạn sử dụng tab Chi phí để ghi lại chi phí kinh doanh.

   Chuyển đến cột Tài khoản của tab Chi phí, nhấp vào mũi tên xuống và chọn tài khoản Chi phí từ danh sách (rất có thể, Du lịch & Thực phẩm: Các bữa ăn nếu đó là bữa trưa cho doanh nghiệp). Nếu bạn nhập tên ở đây mà QuickBooks chưa biết, nó sẽ yêu cầu bạn thiết lập một tài khoản chi phí.

   QuickBooks tự động điền vào cột Số tiền khi bạn nhập một khoản tiền vào trường Số tiền. Gõ một cái gì đó vào cột Memo và gán chi phí này cho Khách hàng: Job và Class nếu bạn muốn. Bạn cần bật theo dõi lớp học nếu bạn muốn gán chi phí cho lớp.

9. Điền vào mục Các mục.

   Vì khoản phí này dành cho bữa ăn tại nhà hàng, bạn không tính khoản phí. Tuy nhiên, nếu bạn đang tính phí các vật hàng tồn kho như gỗ, vật tư giấy, v.v … bạn sẽ điền vào tab Mục.

   Nếu bạn có đơn đặt hàng (PO) trong hồ sơ với nhà cung cấp mà bạn đã nhập vào dòng Buyed From, QuickBooks sẽ cho bạn biết. Nhấp vào nút Chọn PO để xem danh sách các đơn mua hàng chưa thanh toán của bạn với nhà cung cấp.

10. Ghi lại phí bằng cách nhấp vào nút Lưu & Mới hoặc nút Lưu & Đóng.

    Phí này được ghi vào sổ đăng ký thẻ tín dụng.

    

Thay đổi các khoản phí mà bạn đã nhập

Có lẽ bạn ghi một khoản phí thẻ tín dụng và sau đó nhận ra rằng bạn đã ghi lại không chính xác. Hoặc có lẽ bạn không nên ghi lại tất cả vì bạn đã không trả tiền cho bữa trưa cho doanh nghiệp.

Bạn phải vào Đăng ký Thẻ tín dụng và chỉnh sửa hoặc xóa khoản phí bằng cách làm theo các bước sau:

1. Chọn Danh sách → Biểu đồ Tài khoản.

   Bạn thấy cửa sổ Chart of Accounts.

2. Nhấp đúp vào tài khoản thẻ tín dụng nơi tính phí bị lỗi.

   Giống phép thuật, đăng ký thẻ tín dụng xuất hiện trên màn hình.

3. Chọn giao dịch thẻ tín dụng mà bạn muốn xóa hoặc thay đổi.

   Thật dễ dàng. Chỉ cần di chuyển con trỏ đến giao dịch.

4. Void, xóa, hoặc chỉnh sửa giao dịch:

   • Để làm mất hiệu lực giao dịch thẻ tín dụng, chọn Edit → Void Credit Card Charge và sau đó nhấn OK.

   • Để xóa giao dịch, chọn Chỉnh sửa → Xóa Phí Thẻ Tín dụng. QuickBooks hiển thị hộp thông điệp hỏi bạn có thực sự muốn xoá giao dịch hay không. Nhấp OK.

   • Để chỉnh sửa giao dịch, nhấp vào nút Chỉnh sửa giao dịch ở đầu cửa sổ. Bạn trở lại cửa sổ Nhập Khoản Phí Thẻ Tín dụng. Thực hiện các thay đổi của bạn ở đó và sau đó nhấp vào Lưu & Mới hoặc Lưu & Đóng. Bạn cũng có thể thực hiện thay đổi bên trong đăng ký Thẻ tín dụng và sau đó nhấp vào Ghi lại khi bạn hoàn tất.