Làm thế nào để kích hoạt tính năng truy cập đa người dùng đồng thời trong QuickBooks 2016

QuickBooks 2016 cho phép để sử dụng đồng thời một tập tin dữ liệu QuickBooks bởi nhiều người dùng. Để thực hiện điều này, bạn có thể dự đoán trước, bạn cần phải thiết lập nhiều người dùng. (Đôi khi, bạn chỉ cần một máy tính duy nhất và một bản QuickBooks duy nhất, mặc dù bạn có một số nhân viên sử dụng QuickBooks)

Sau khi bạn đã thiết lập nhiều người dùng, bạn có thể cài đặt chương trình QuickBooks trên các máy tính cá nhân khác và sau đó - giả định rằng tất cả các máy tính cá nhân này kết nối với mạng Windows - sử dụng các bản sao khác của QuickBooks để truy cập tệp dữ liệu QuickBooks được lưu trữ trên máy tính đầu tiên hoặc máy chủ chính.

Để sử dụng QuickBooks trong môi trường sử dụng đồng thời bởi nhiều người dùng, bạn cũng cần phải nói với QuickBooks rằng việc sử dụng đồng thời này là ổn. Để thực hiện việc này, hãy chọn lệnh Tệp → Chuyển sang Chế độ Đa Người dùng. (Nếu bạn muốn tắt Chế độ Đa Người dùng này sau đó, bạn chọn lại File → Chuyển sang Single User Mode).

QuickBooks hỗ trợ sử dụng đồng thời bởi nhiều người sử dụng thông qua một công nghệ có tên record locking, > mà khóa tất cả các bản ghi mà bạn đang làm việc với, nhưng không phải là toàn bộ tập tin dữ liệu QuickBooks. Ví dụ: nếu bạn muốn làm việc với công ty A và một số người dùng khác muốn làm việc với công ty B, vậy thôi. QuickBooks cho phép nó. Những gì bạn và người sử dụng khác không thể làm, tuy nhiên, là công việc trên cùng một công ty (công ty A hoặc B) cùng một lúc. Điều này có nghĩa là bạn đang làm việc với cùng một bản ghi khách hàng.

Bạn không thể cài đặt cùng một bản sao của QuickBooks trên nhiều máy và hợp pháp có một hệ thống QuickBooks nhiều người dùng. Bạn phải mua một bản sao của QuickBooks cho mỗi máy mà QuickBooks được cài đặt. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng Intuit sẽ bán một số phiên bản của nhiều người dùng QuickBooks, trong đó bạn thực sự mua 5 giấy phép trong một hộp của QuickBooks. (Phiên bản Enterprise của QuickBooks hỗ trợ nhiều mạng người dùng với 30 người dùng đồng thời, và các phiên bản khác của QuickBooks hỗ trợ mạng người dùng đa người dùng với tối đa 5 người dùng đồng thời)

Bạn có thể muốn có một số người dùng QuickBooks nếu đại diện bán hàng trong công ty của bạn chuẩn bị hoá đơn hoặc chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn mỗi nhân viên bán hàng cài đặt trên QuickBooks. Lưu ý, tuy nhiên, những nhân viên bán hàng này chỉ nên có khả năng tạo ra một hoá đơn hoặc có thể tạo và in một ước tính hóa đơn. Bạn muốn rất cẩn thận về việc cho phép người dùng kế toán thiếu kinh nghiệm truy cập đầy đủ vào hệ thống kế toán.