Cách tạo Danh sách Người nhận trong Word 2013 - núm vú

Trừ khi bạn đã có danh sách người nhận được tạo và lưu trong Word 2013, bạn cần phải làm một từ đầu. Quá trình này liên quan đến việc thiết lập danh sách, gỡ bỏ những trường không cần thiết mà Word gây phiền nhiễu cho bạn, thêm các trường mà bạn thực sự cần và cuối cùng là điền vào danh sách. Nó khá phức tạp, vì vậy hãy theo sát chặt chẽ.

Thực hiện theo các bước sau để tạo danh sách người nhận mới:

1. Tạo và lưu tài liệu chính.

   Tạo danh sách người nhận hoạt động như nhau cho dù bạn đã tạo ra loại tài liệu nào.

2. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Thư Trộn, chọn Chọn Người nhận → Nhập Danh sách Mới.

   Nếu tùy chọn này không có sẵn, bạn chưa tạo đúng tài liệu chính. Nếu không, bạn sẽ thấy hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới.

   

   Word giả định rằng bạn cần một vài trường để kết hợp thư của bạn, đó là ngớ ngẩn vì nó nhiều hơn bạn cần. Vì vậy, các bước tiếp theo của các bước loại bỏ các lĩnh vực dư thừa và thay thế chúng với các lĩnh vực tài liệu của bạn yêu cầu.

3. Nhấp vào nút Customize Columns.

   Hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Địa chỉ xuất hiện, hiển thị các trường mà Word giả sử bạn cần. Sự ngu ngốc như vậy không thể dung thứ.

4. Chọn trường mà bạn không cần.

   Nhấp chuột bằng chuột.

5. Nhấp vào nút Xoá.

6. Nhấp vào Có trong hộp thoại xác nhận.

   Phím tắt cho nút Có là phím Y. Oh, và phím tắt cho nút Delete (tham khảo Bước 5) là D. gõ D và sau đó Y xóa các lĩnh vực được lựa chọn.

7. Lặp lại các bước từ 4 đến 6 cho từng trường mà bạn không cần.

   Sau khi gỡ bỏ các lĩnh vực thừa, bước tiếp theo của bạn là thêm các lĩnh vực bạn cần - nếu có.

   Cho dù nó xuất hiện trong thân thư hay không, bạn cần trường Email_Address khi bạn đang hợp nhất một e-mail. Word sử dụng trường này để nó biết nơi để gửi tin nhắn. Không xóa trường!

   Thay vì xóa tất cả các trường, bạn có thể đổi tên một số trường để khớp với những gì bạn cần: Chọn trường và nhấp vào nút Đổi tên.

8. Để thêm một trường cần thiết trong tài liệu của bạn, hãy nhấp vào nút Thêm.

   Hộp thoại Tê Thêm Trường hiện ra.

9. Nhập tên trường và nhấp vào nút OK.

   • Đặt tên cho trường để phản ánh loại thông tin trong đó; ví dụ như vị trí Shark Bite.

   • Không có hai trường có thể có cùng tên.

   • Tên trường có thể chứa dấu cách nhưng không thể bắt đầu bằng dấu cách.

   • Tên trường có thể khá dài, mặc dù ngắn hơn là tốt nhất.

   • Các ký tự sau đây bị cấm trong tên trường:.! '[].

10. Lặp lại các bước 8 và 9 cho từng lĩnh vực mới bạn cần trong tài liệu chính.

    Khi bạn hoàn tất, hãy xem lại danh sách. Nó phải khớp với danh sách các trường CAPS trong tài liệu (nếu bạn đã chọn tạo chúng). Đừng lo lắng nếu không - bạn có thể thêm các trường sau, mặc dù phải mất nhiều thời gian hơn.

11. Nhấp vào OK.

    Bây giờ bạn thấy các trường được tùy chỉnh xuất hiện dưới dạng các tiêu đề cột trong hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới.

Trong tập cuối cùng của các bước, bạn điền vào danh sách người nhận. Bạn cần phải nhập hồ sơ, một cho mỗi tài liệu bạn dự định tạo:

1. Nhập dữ liệu của bản ghi đầu tiên.

   Nhập thông tin phù hợp với từng trường được hiển thị trong hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới: tên, tiêu đề, biệt danh ác, hành tinh xuất xứ, v.v …

2. Nhấn Tab để nhập trường kế tiếp.

   Sau khi điền vào trường cuối, bạn có thể muốn thêm một bản ghi khác:

3. Để thêm một bản ghi mới, bấm phím Tab sau khi gõ vào trường cuối cùng.

   Khi bạn bấm phím Tab trong trường cuối cùng trong một bản ghi, một bản ghi mới sẽ tự động được tạo và thêm vào dòng tiếp theo. Tiếp tục điền vào dữ liệu!

4. Xem lại công việc của bạn khi bạn hoàn tất.

   Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ trường nào trong bất kỳ bản ghi nào bằng cách chọn nó bằng chuột.

   Nếu bạn vô tình thêm một bản ghi trống vào cuối danh sách, hãy nhấp để chọn nó và sau đó nhấp vào nút Xóa Mục nhập. Bạn thực hiện việc này vì các bản ghi trống vẫn được xử lý trong một hợp nhất thư, có thể dẫn đến giấy bị lãng phí.

5. Nhấp vào OK.

   Hộp thoại Lưu Danh sách Địa chỉ bật lên, cho phép bạn lưu danh sách người nhận.

   Danh sách người nhận nằm trong thư mục có tên Nguồn dữ liệu của tôi, được tìm thấy trong thư mục Documents or My Documents. Word sẽ tự động chọn (hoặc tạo) thư mục này.

6. Nhập tên cho danh sách địa chỉ.

   Tên mô tả là tốt nhất. Rốt lại, bạn cũng có thể sử dụng cùng một danh sách người nhận.

7. Nhấp vào nút Lưu.

   Bạn quay trở lại tài liệu.

Bước tiếp theo trong sự kết hợp thư của bạn là khuấy các trường từ danh sách người nhận vào tài liệu chính.