Làm thế nào để Tạo một Đơn đặt hàng trong QuickBooks 2013 - núm vú

Một đơn đặt hàng phục vụ một mục đích đơn giản: Nó nói với một số nhà cung cấp mà bạn muốn mua một số mặt hàng. Trên thực tế, một lệnh mua là một hợp đồng mua. Để sử dụng QuickBooks 2013 để tạo các đơn đặt hàng, hãy làm theo các bước sau:

1. Giới thiệu với QuickBooks rằng bạn muốn tạo một đơn đặt hàng bằng cách chọn Nhà cung cấp → Tạo đơn mua hàng.

   

   Nếu trình đơn Nhà cung cấp không cung cấp lệnh Create Purchase Orders, QuickBooks không biết bạn muốn tạo các đơn hàng mua.

2. Sử dụng danh sách thả xuống trình đơn Nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp từ người mà bạn muốn mua hàng.

   Danh sách thả xuống của Người bán hàng liệt kê từng nhà cung cấp trong Danh sách nhà bán.

3. (Tùy chọn) Phân loại việc mua bằng cách sử dụng danh sách thả xuống của Lớp.

4. (Tùy chọn) Cung cấp địa chỉ Giao hàng đến khác trong danh sách thả xuống Gửi đến ở góc trên bên phải của đơn đặt hàng.

   Danh sách thả xuống Ship To hiển thị danh sách tất cả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn. Bạn chọn địa chỉ Gửi hàng đến bằng cách chọn một trong những tên khác. Sau khi bạn chọn một mục nhập từ danh sách Gửi đến, QuickBooks điền vào hộp Gửi đến địa chỉ với thông tin thích hợp.

   Các thẻ Chính, các tab Định dạng và Báo cáo của Tạo hàng mua cung cấp một số nút và hộp chuẩn và quen thuộc: Trước, Tiếp theo, In, Tìm, Chính tả, Lịch sử và Mẫu.

5. Xác nhận ngày đặt hàng mua.

   Ban đầu, QuickBooks đưa ngày hệ thống hiện tại vào hộp Date. Tuy nhiên, bạn nên xác nhận rằng ngày mà QuickBooks nhập như ngày đặt hàng mua hàng là chính xác. Đây là ngày hợp đồng . Thông thường, ngày đặt ra các điều khoản hợp đồng - chẳng hạn như số ngày trong đó hàng sẽ được vận chuyển.

6. Xác nhận số đơn đặt hàng.

   Số đơn đặt hàng, hoặc P. Số O., xác định duy nhất tài liệu đơn đặt hàng. QuickBooks tuần tự số lệnh mua cho bạn và đặt số thích hợp vào hộp P. O.. Việc đoán rằng QuickBooks tạo ra số đơn đặt hàng đúng là đúng. Nếu nó không đúng, bạn có thể nhập một số thay thế.

7. Xác nhận thông tin của nhà cung cấp và tàu gửi.

   Khối Nhà cung cấp và khối Vận chuyển để xác định nhà cung cấp mà bạn đang mua mặt hàng và địa chỉ mà bạn muốn nhà cung cấp gửi lô hàng. Thông tin này phải chính xác nếu danh sách nhà cung cấp của bạn được cập nhật và bạn đã sử dụng đúng danh sách Ship To để xác định, nếu cần thiết, một địa chỉ Ship To thay thế.

   Tuy nhiên, xác nhận rằng thông tin thể hiện trong hai khối địa chỉ này là chính xác. Nếu thông tin không đúng, tất nhiên, sửa chữa nó. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin chặn địa chỉ bằng cách chọn thông tin không chính xác và sau đó đánh lại bất cứ điều gì cần được hiển thị.

8. Mô tả từng mục mà bạn muốn đặt hàng.

   Bạn sử dụng các cột của cửa sổ Tạo đơn mua hàng để mô tả chi tiết từng mục mà bạn muốn đặt hàng như là một phần của việc mua. Mỗi mục đi trên hàng riêng của mình. Để mô tả một mặt hàng mà bạn muốn mua từ nhà cung cấp, bạn cung cấp các thông tin sau:

   • Item: cột Item là nơi bạn ghi số thứ tự duy nhất cho mặt hàng mà bạn muốn mua. Hãy nhớ rằng các mục cần phải được nhập vào, hoặc được mô tả, trong danh mục Sản phẩm. Điều chính cần biết về Danh mục mục là bất kỳ thứ gì bạn muốn hiển thị trên hóa đơn - hoặc, đối với vấn đề đó, theo thứ tự mua hàng - phải được mô tả trong tệp mục.

   • Mô tả: Trong cột Mô tả, bạn mô tả mục bạn chọn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa trường Mô tả để nó có ý nghĩa đối với khách hàng hoặc nhà cung cấp.

   • Số lượng: Cột Số lượng xác định số lượng mặt hàng mà bạn muốn. Rõ ràng, bạn nhập vào số mục mà bạn muốn trong trường này.

   • Giá: Cột Giá chỉ định giá cho mỗi đơn vị hoặc tỷ lệ trên mỗi đơn vị cho mặt hàng đó. Lưu ý rằng QuickBooks sử dụng các nhãn khác nhau cho cột này tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà bạn đã thiết lập.

   • Khách hàng: Cột Khách hàng xác định khách hàng mua sản phẩm đó.

   • Số tiền: Cột Số tiền cho biết tổng chi tiêu cho mặt hàng đó. QuickBooks sẽ tính toán số tiền cho bạn bằng cách nhân số lượng theo tỷ lệ (hoặc giá). Bạn cũng có thể chỉnh sửa số tiền cột. Trong trường hợp này, QuickBooks sẽ điều chỉnh tỷ lệ (hoặc giá) để tỷ lệ số lượng luôn luôn bằng với số tiền.

   • Class: Trong cột Class, bạn phân loại các đơn đặt hàng mua ở mức mục hơn là ở cấp đơn đặt hàng.

   Bạn nhập một mô tả của mỗi mục cần được bao gồm trong đơn đặt hàng. Ví dụ: điều này có nghĩa là nếu bạn muốn đặt hàng sáu món hàng từ nhà cung cấp, đơn đặt hàng của bạn sẽ bao gồm sáu dòng thông tin.

9. In đơn đặt hàng.

   Mục đích của việc ghi một đơn đặt hàng vào QuickBooks là tạo một hồ sơ chính thức về việc mua hàng. Bạn hầu như luôn muốn truyền đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng nói với nhà cung cấp chính xác những gì bạn muốn mua và giá mà bạn sẵn sàng trả. Để in lệnh mua hàng, bạn có thể nhấp vào nút In.

   Bạn cũng có thể in các đơn đặt hàng sau này trong một lô nếu bạn kiểm tra nút In Ấn sau (có trên tab Chính) khi bạn tạo đơn đặt hàng, lưu tất cả các đơn hàng mua mà bạn muốn tạo, và sau đó chọn File-> Print Forms → Đơn đặt hàng lệnh.

10. Lưu đơn đặt hàng.

    Để lưu đơn đặt hàng của bạn, nhấp vào nút Lưu & Đóng hoặc nút Lưu & Mới.Nếu bạn nhấp vào nút Lưu & Mới, QuickBooks sẽ lưu lại đơn đặt hàng đó và hiển thị lại phiên bản trống của cửa sổ Tạo đơn đặt hàng mua hàng để bạn có thể ghi lại một đơn đặt hàng khác.