Cách tạo chỉ mục trong Word 2013 - núm vú

Tạo một chỉ số sẽ là một loại nản lòng mà không có các công cụ để giúp bạn. Với công cụ lập chỉ mục của Word 2013, bạn phải đánh dấu những từ quan trọng để đưa vào chỉ mục của bạn, nhưng Word có thể sắp xếp theo thứ tự chữ cái cho các mục cho bạn và theo dõi số trang mà những từ đó xuất hiện.

Nói cách khác, tạo ra một chỉ mục là một quy trình gồm hai bước:

1. Đánh dấu các mục nhập chỉ mục trong tài liệu.

2. Biên dịch chỉ mục.

Mục nhập

• xuất hiện theo thứ tự chữ cái trong chỉ mục. Đây là những từ quan trọng mà người đọc của bạn có thể nhìn lên. Trụ sở

• xuất hiện phụ thuộc vào mục nhập chính. Các cấp bậc phù hợp khi một thuật ngữ chỉ có ý nghĩa trong ngữ cảnh của thuật ngữ chính. Ví dụ: nếu mục nhập chính là Nội chiến , bạn có thể có subentry Tác động kinh tế .

  Tham khảo chéo

• là tham chiếu đến một mục nhập chính. Một tham chiếu chéo hữu ích khi một thuật ngữ là viết tắt của một từ khác. Ví dụ: mục nhập chính có thể Hoa Kỳ và tham khảo chéo có thể USA . Các tham chiếu chéo cũng hữu ích khi một từ nhất định mà người dùng có thể tìm kiếm không giống với từ được sử dụng cho chủ đề đó trong sách. Ví dụ, giả sử bạn đang viết về tính năng Tìm trong Word; bạn có thể liệt kê Tìm kiếm

• như một tham chiếu chéo để Tìm, trong trường hợp người đọc không biết tên chính thức của tính năng.

  Cách đánh dấu mục nhập
  Để đánh dấu các mục cho một chỉ mục, bạn sử dụng công cụ Mark Entry trên tab References. Khi bạn đánh dấu một mục nhập chỉ mục, Word sẽ đặt một mã ẩn trong tài liệu ngay sau từ hoặc cụm từ.

Đánh dấu các mục nhập chỉ mục có thể là một công việc tốn nhiều thời gian. Mặc dù công cụ Mark Entry có một tùy chọn Mark All, đánh dấu tất cả các trường hợp của một từ cùng một lúc, tùy chọn Mark All có xu hướng đánh dấu quá mức. Điều này có nghĩa là chỉ mục của bạn sẽ bao gồm việc sử dụng ngẫu nhiên một từ chứ không chỉ là các ứng dụng quan trọng, và do đó làm cho chỉ mục của bạn không hữu ích cho độc giả của bạn.

Để tạo một chỉ mục chỉ trích dẫn việc sử dụng đáng kể các điều khoản đã lập chỉ mục của bạn, đánh dấu từng mục nhập chỉ mục riêng lẻ. Tránh tùy chọn Đánh dấu tất cả ngoại trừ những trường hợp đặc biệt đánh dấu từng trường hợp của một thuật ngữ.

Chỉ mục chất lượng chuyên nghiệp được đánh dấu bởi các nhà lập chỉ mục chuyên nghiệp và một tài liệu lớn, chẳng hạn như một cuốn sách, có thể mất nhiều ngày để đánh dấu.

Trong đoạn đầu của tài liệu của bạn, chọn văn bản nhập chính, trong ví dụ

Thế chiến I

1. , sau đó chọn References → Mark Entry. Hộp thoại Mark Index Entry sẽ mở ra. Nhấp vào nút Đánh dấu Tất cả. Mã nhập liệu chỉ mục được chèn vào tài liệu. Word hiển thị các ký tự ẩn nếu chúng chưa được hiển thị để mã chỉ mục có thể nhìn thấy được. Tất cả các trường hợp khác

   Thế chiến I

   

2. cũng được đánh dấu. Hộp thoại vẫn mở.

   Bạn có thể đánh dấu các cá thể riêng lẻ, hoặc đánh dấu tất cả cùng một lúc, tùy thuộc vào việc bạn muốn mỗi trường hợp được lập chỉ mục. Giữa các mục, bạn có thể đóng hộp thoại hoặc để nó mở. Nếu bạn đóng nó và sau đó chọn một số văn bản, văn bản đã chọn sẽ tự động xuất hiện trong hộp văn bản chính. Nhấp vào nút Close để đóng hộp thoại và sử dụng cùng một quy trình như trong Bước 1 và 2 để đánh dấu tất cả các trường hợp của các mục chính khác, ví dụ như Không quân Hoàng gia Úc

   

3. Mark All nên được sử dụng ít vì các vấn đề đã thảo luận trước đó, nhưng Mark All là thích hợp trong trường hợp người đọc có thể quan tâm đến việc tìm kiếm mọi đề cập đến một thuật ngữ. Để hộp thoại mở sau khi kết thúc. Trong đoạn đầu tiên, chọn văn bản nhập chính, chẳng hạn như

   RAAF.

   Sau đó trong hộp thoại Mark Index Entry, thay đổi văn bản trong hộp Main Entry tới RAAF.

4. Chọn tùy chọn Tham chiếu Chéo và sau đó nhấp vào sau Xem và loại Không quân Hoàng gia Úc, cho ví dụ này.

5. Nhấp vào nút Đánh dấu. Sau đó đóng hộp thoại. Lưu tài liệu và đóng nó. Làm thế nào để tạo một chỉ mục

   

6. Sau khi tài liệu đã được đánh dấu đầy đủ để lập chỉ mục, bạn có thể tạo chỉ mục. So với việc đánh dấu, tạo chỉ mục nhanh và dễ dàng, chỉ cần vài bước.

7. Mở tài liệu được lập chỉ mục về sinh học của bạn.

Di chuyển điểm chèn vào cuối tài liệu, nhấn Ctrl + Enter để bắt đầu một trang mới, và chọn References → Insert Index.

Hộp thoại Chỉ mục sẽ mở ra.

1. Từ danh sách thả xuống Định dạng, chọn Classic và sau đó nhấp vào OK.

2. Chỉ mục xuất hiện trong tài liệu.

   Nếu các ký tự không in xuất hiện, chọn Trang chủ → Hiển thị / Ẩn để ẩn tất cả các mã chỉ mục và các ký tự không in khác.

3. Lưu và đóng tài liệu.