Làm thế nào để Xây dựng một chỉ mục trong Word 2013 - núm vú

Một tính năng hữu ích trong Word 2013 là khả năng xây dựng một chỉ mục. Một index là một danh sách tham khảo như một bảng mục lục, nhưng với chi tiết hơn và ở cuối đối diện của tài liệu. Ngoài ra, chỉ mục được tổ chức theo chủ đề hoặc từ khóa, trái ngược với mô tả tổ chức một bảng nội dung cung cấp.

Tạo một chỉ mục trong Word là một quy trình gồm hai bước. Bước đầu tiên là xác định các từ hoặc cụm từ trong một tài liệu cần được lập chỉ mục. Phần thứ hai liên quan đến việc sử dụng những tài liệu tham khảo để tự động xây dựng chỉ mục cho bạn.

Tất cả các hành động và lệnh lập chỉ mục đều diễn ra dưới lớp của thẻ Reference, trong nhóm Index.

Chọn văn bản cho chỉ mục

Để gắn cờ một chút văn bản để đưa vào chỉ mục, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn văn bản bạn muốn tham chiếu trong chỉ mục.

   Văn bản có thể là một từ hoặc cụm từ hoặc bất kỳ văn bản cũ. Đánh dấu văn bản đó dưới dạng khối.

2. Trong nhóm Index trên tab References, nhấp vào nút Mark Entry.

   Hộp thoại Mark Index Entry xuất hiện. Văn bản bạn đã chọn trong tài liệu xuất hiện trong hộp nhập chính.

3. Gõ một cột mốc vào hộp thoại Mark Index Entry (tùy chọn).

   Subentry làm rõ thêm mục nhập chính. Subentry đặc biệt hữu ích khi mục nhập chính là một chủ đề rộng.

4. Nhấp vào hoặc nút Mark hoặc nút Mark All.

   Sử dụng nút Đánh dấu khi bạn muốn chỉ đánh dấu các trường hợp mà bạn nghĩ sẽ mang lại lợi ích cho người đọc nhất. Sử dụng nút Mark All để tìm kiếm và đánh dấu tất cả các trường hợp của văn bản trong tài liệu của bạn, để tạo một mục nhập chỉ mục cho mỗi một.

   Tiếp tục cuộn tài liệu của bạn và tìm kiếm nội dung để đưa vào chỉ mục.

5. Hộp thoại Mark Index Entry vẫn mở, cho phép bạn tiếp tục tạo chỉ mục: Đơn giản chỉ cần chọn văn bản trong tài liệu và sau đó nhấp vào hộp thoại Mark Index Entry. Văn bản đã chọn xuất hiện trong hộp nhập chính. Nhấp vào nút Đánh dấu hoặc Đánh dấu tất cả để tiếp tục xây dựng chỉ mục.

   Nhấp vào nút Đóng khi bạn hoàn tất.

6. Hộp thoại Mark Index Entry biến mất.

   Nhấn Ctrl + Shift + 8 để hủy lệnh Show / Hide.

7. Sử dụng phím 8 trên bàn phím chứ không phải trên bàn phím số.

   Tạo chỉ mục

Sau khi đánh dấu các bit và mẩu văn bản để đưa vào chỉ mục, bước tiếp theo là tạo chỉ mục.Làm điều này:

Vị trí con trỏ chèn nơi bạn muốn chỉ mục xuất hiện.

1. Nếu bạn muốn chỉ mục bắt đầu trên một trang mới, hãy tạo một trang mới trong Word. Bạn nên đặt chỉ mục ở

   kết thúc của tài liệu của bạn, đó là điều mà người đọc mong đợi. Chọn nút Insert Index từ nhóm Index trên tab References.

2. Hộp thoại chỉ mục xuất hiện. Dưới đây là một số đề xuất:

   Cửa sổ Print Preview là gây nhầm lẫn. Nó cho thấy chỉ mục của bạn sẽ trông như thế nào nhưng không sử dụng các nội dung chỉ mục thực tế của bạn.

   • Sử dụng danh sách thả xuống Định dạng để chọn kiểu cho chỉ mục của bạn. Chỉ cần về bất kỳ sự lựa chọn từ danh sách này là tốt hơn so với ví dụ From Template.

   • Cài đặt Cột cho Word biết bao nhiêu cột để làm cho chỉ mục. Lưu ý rằng hai cột là tiêu chuẩn hoặc bạn có thể chọn một cột, trang này trông đẹp hơn trên trang, đặc biệt đối với các tài liệu ngắn hơn.

   • Bạn có thể sử dụng tùy chọn Chính Xác số Trang Trang.

   • Nhấp vào nút OK để chèn chỉ mục vào tài liệu của bạn.

3. Xem lại chỉ mục của bạn. Làm ngay bây giờ. Nhấn Ctrl + Z để hoàn tác nếu bạn không thích bố cục. Nếu không, bạn đã hoàn tất.

Rõ ràng, chỉ mục cần phải được cập nhật khi bạn quay lại và thay đổi tài liệu. Để cập nhật chỉ mục của một tài liệu, nhấp chuột vào chỉ mục. Sau đó, chọn nút lệnh Update Index từ nhóm Index. Ngay lập tức, Word cập nhật các chỉ mục để tham khảo bất kỳ số trang mới và bao gồm các mục chỉ mục mới được đánh dấu.

Bạn có thể thêm tiêu đề cho chỉ mục bởi vì Word không làm điều đó cho bạn.

• Từ đặt các chỉ mục vào phần tài liệu riêng của mình bằng cách sử dụng các phần ngắt liên tục.