Làm thế nào để Thêm các Quy tắc Định dạng Excel riêng của bạn - các núm vú

Bạn không phải sử dụng một trong những kịch bản được xác định trước được cung cấp bởi Excel. Excel cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tạo các quy tắc định dạng của riêng bạn theo cách thủ công. Tạo các quy tắc định dạng của riêng bạn giúp bạn kiểm soát tốt hơn cách thức các ô được định dạng và cho phép bạn làm những điều bạn không thể làm với các kịch bản được xác định trước.

Ví dụ: quy tắc định dạng có điều kiện hữu ích là gắn thẻ tất cả các giá trị trên trung bình với biểu tượng Kiểm tra và tất cả các giá trị dưới mức trung bình với biểu tượng X. Hình minh họa quy tắc này.

Với quy tắc định dạng tùy chỉnh, bạn có thể gắn thẻ các giá trị trung bình trên với dấu kiểm và các giá trị trung bình dưới đây với một X.

Mặc dù sự thật là Tỉ lệ trên và Dưới trung bình kịch bản được xây dựng trong Excel cho phép bạn định dạng các thuộc tính của ô và phông chữ, chúng không cho phép sử dụng Bộ Icon. Bạn có thể tưởng tượng tại sao Icon Sets sẽ tốt hơn trên một bảng điều khiển chứ không chỉ đơn giản là sự khác biệt màu sắc. Các biểu tượng và hình dạng làm tốt hơn công việc truyền đạt thông điệp của bạn, đặc biệt là khi bảng điều khiển được in màu đen trắng.

Để bắt đầu tạo quy tắc định dạng tùy chỉnh đầu tiên của bạn, hãy chuyển đến tab Tạo quy tắc bằng tay, và sau đó làm theo các bước sau:

1. Chọn phạm vi đích của ô mà bạn cần áp dụng định dạng có điều kiện, và chọn New Rule từ menu Formatting có điều kiện, như được trình bày.

   

   chọn phạm vi đích và sau đó chọn New Rule.

   Bước này mở ra hộp thoại New Formatting Rule như thể hiện trong hình dưới đây.

   

   Chọn định dạng Tất cả các ô dựa trên quy tắc Giá trị của chúng và sau đó sử dụng trình đơn thả xuống Định dạng Style để chuyển sang Bộ Icon.

   Dưới đây là những gì mỗi loại:

   • Định dạng Tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng: Đo các giá trị trong phạm vi đã chọn với nhau. Lựa chọn này rất hữu ích cho việc tìm các dị thường nói chung trong tập dữ liệu của bạn.

   • Chỉ các ô có định dạng: Áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô đáp ứng tiêu chí cụ thể mà bạn xác định. Lựa chọn này là hoàn hảo để so sánh các giá trị với một chuẩn xác định.

   • Chỉ Định dạng Giá trị Xếp hạng Cao hoặc Dưới: Áp dụng định dạng có điều kiện cho những ô được xếp hạng trong số thứ N phía trên hoặc dưới cùng hoặc phần trăm của tất cả các giá trị trong dải.

   • Chỉ các giá trị định dạng trên hoặc dưới trung bình: Áp dụng định dạng có điều kiện cho những giá trị có tính toán trên hoặc dưới mức trung bình của tất cả các giá trị trong dải ô đã chọn.

   • Sử dụng một công thức để xác định ô nào cần định dạng: Đánh giá các giá trị dựa trên công thức mà bạn chỉ định.Nếu một giá trị được đánh giá là đúng, thì định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng cho ô đó. Lựa chọn này thường được sử dụng khi áp dụng các điều kiện dựa trên kết quả của một công thức tiên tiến hoặc hoạt động toán học.

   Thanh dữ liệu, Cân màu, và Bộ Icon có thể được sử dụng chỉ với kiểu định dạng Tất cả các ô dựa trên các loại quy tắc Giá trị của chúng.

2. Đảm bảo rằng định dạng Tất cả các ô dựa trên các loại quy tắc Giá trị của chúng được chọn và sau đó sử dụng trình đơn thả xuống Định dạng Style để chuyển sang Bộ Icon.

3. Nhấp vào trình đơn thả xuống Biểu tượng Kiểu để chọn Biểu tượng.

4. Thay đổi cả hai loại trình đơn thả xuống thành Công thức.

5. Trong mỗi Giá trị hộp, nhập = Trung bình ($ C $ 2: $ C $ 22).

   Bước này nói với Excel rằng giá trị trong mỗi ô phải lớn hơn mức trung bình của toàn bộ tập dữ liệu để có được biểu tượng Kiểm tra.

   Tại thời điểm này, hộp thoại trông giống như hình dưới đây.

   

   Thay đổi hộp thả xuống Loại sang Công thức và nhập các công thức thích hợp trong hộp Giá trị.

6. Nhấp vào OK để áp dụng định dạng có điều kiện của bạn.

Bạn cần dành thời gian để hiểu quy tắc định dạng có điều kiện này hoạt động như thế nào. Excel đánh giá mọi ô trong phạm vi đích để xem liệu nội dung của nó khớp, theo thứ tự (top box đầu tiên), logic trong mỗi hộp Value. Nếu một ô chứa một số hoặc văn bản đánh giá đúng giá trị Hộp giá trị đầu tiên, biểu tượng đầu tiên sẽ được áp dụng và Excel di chuyển đến ô kế tiếp trong dải. Nếu không, Excel tiếp tục xuống mỗi giá trị hộp cho đến khi một trong số họ đánh giá là đúng sự thật. Nếu ô được đánh giá không phù hợp với bất kỳ logic nào được đặt trong các ô Value, Excel sẽ tự động gắn thẻ đó vào biểu tượng cuối cùng.

Trong ví dụ này, bạn muốn một ô để có được một biểu tượng Kiểm tra chỉ khi giá trị của ô lớn hơn (hoặc bằng) trung bình của tổng giá trị. Nếu không, bạn muốn Excel bỏ qua trực tiếp biểu tượng X và áp dụng X.