Video: Week 5 2025
Tìm những bản tin đáng ngờ trong ACT của bạn! Cơ sở dữ liệu 2007 rất khó khăn nhưng không phải là không thể. Bởi vì có nhiều hồ sơ cho cùng một người hoặc công ty là phổ biến, ACT! cho phép bạn kiểm tra một cách dễ dàng cho bản ghi trùng lặp dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Sau đó bạn có thể tạo một tra cứu các bản ghi trùng lặp và xóa chúng. Bạn cũng có thể thay đổi các tiêu chí được sử dụng để tìm các bản ghi trùng lặp này.
Để loại bỏ các địa chỉ liên hệ trùng lặp, hãy làm theo các bước sau:
1. Từ bất kỳ ACT! màn hình, chọn Tools -> Scan for Duplicates.
Theo mặc định, ACT! tìm bản ghi liên lạc trùng lặp dựa trên tên công ty, tên liên hệ và số điện thoại. Nếu nội dung của ba trường này giống hệt nhau cho hai hoặc nhiều địa chỉ liên lạc, ACT! xem chúng dưới dạng bản sao. Bây giờ bạn có thể chỉ định cách ACT! kiểm tra các bản ghi liên lạc trùng lặp trong hộp thoại Kiểm tra trùng lặp.
2. Trong vùng Find Duplicate Contacts, chọn ba trường bạn muốn ACT! để sử dụng để tìm kiếm dữ liệu liên hệ trùng lặp.
3. Nhấp OK.
Danh sách Liên hệ mở ra, cùng với một hộp thoại thông báo cho bạn biết rằng các bản sao đã được tìm thấy, hỏi bạn có muốn kết hợp chúng hay không. Từ danh sách này, bạn có thể xóa các bản ghi, lưu giữ hồ sơ, hoặc kết hợp hồ sơ trùng lặp.
4. Nếu bạn muốn kết hợp các bản sao, hãy nhấp vào Có để tiếp tục ở dấu nhắc.
Cửa sổ Copy / Move Data Contact Contact sẽ mở ra. Đây là lần đầu tiên trong sáu cửa sổ mà bạn phải trải qua khi hợp nhất địa chỉ liên hệ trùng lặp. Hợp nhất bản sao là một nhiệm vụ chậm chạp; bạn phải hợp nhất các bản sao của mình trên cơ sở cặp đôi. Sau khi hợp nhất các địa chỉ liên hệ, không có chức năng unmerge. Tiến hành thận trọng!
•Chọn một tập hợp các bản sao. •
Quyết định nếu bạn muốn sao chép thông tin từ bản ghi liên lạc đầu tiên đến hồ sơ liên lạc thứ hai - hoặc ngược lại. •
Chọn một nguồn và một số liên lạc. Tùy thuộc vào sự lựa chọn của bạn, một trong số các địa chỉ liên hệ sẽ trở thành nguồn, và một trong những địa chỉ liên lạc khác là mục tiêu. Theo mặc định, liên hệ mới, hợp nhất chứa tất cả thông tin mục tiêu. Nếu bạn muốn giữ lại bất kỳ thông tin trường nguồn, hãy nhấp vào trường và sau đó nhấp vào nút Sao chép. •
Chọn xem bạn có muốn di chuyển thông tin bổ sung từ nguồn đến đích hoặc có thông tin vẫn được sao chép trên cả hai bản ghi. •
Chọn các phần tử bổ sung mà bạn muốn hợp nhất với nhau: ghi chú, lịch sử, hoạt động, cơ hội, liên hệ thứ yếu và tài liệu.Nếu liên hệ nguồn có ba ghi chú và mục tiêu có bốn ghi chú khác nhau, thì số liên lạc cuối cùng kết thúc bằng bảy ghi chú. •
Cho biết có nên giữ hay xóa bản ghi nguồn không. Để thuận tiện cho bạn, ACT! ghi lại thông tin để giúp bạn dễ dàng hơn. Nếu bạn quyết định xóa bản ghi nguồn, hãy nhấp vào Có trên cảnh báo đáng sợ xác nhận rằng bạn có thể bị mất thông tin. 5. Nhấp vào Kết thúc.
Hai bản ghi trùng lặp của bạn hợp nhất thành một.
Bạn không thể khôi phục các bản ghi đã xóa hoặc thông tin liên lạc. Nếu bạn vô tình xóa các thông tin quan trọng, hãy ngay lập tức đi đến tệp sao lưu và khôi phục thông tin của bạn.
