Làm thế nào để thêm bản ghi vào một danh sách dữ liệu trong Excel 2016 - núm vú

Sau khi tạo tên trường và một bản ghi của danh sách dữ liệu và định dạng chúng như một bảng, đã sẵn sàng để bắt đầu nhập dữ liệu còn lại của nó như các bản ghi trong các hàng tiếp theo của danh sách. Cách trực tiếp nhất để thực hiện việc này là nhấn phím Tab khi con trỏ ô nằm trong ô cuối cùng của bản ghi đầu tiên.

Làm điều này làm cho Excel thêm một hàng thêm vào danh sách dữ liệu nơi bạn có thể nhập thông tin thích hợp cho bản ghi tiếp theo.

Khi thực hiện nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng liệt kê dữ liệu, nhấn phím Tab để chuyển sang trường kế tiếp trong bản ghi mới chứ không phải phím mũi tên trái. Bằng cách đó, khi bạn hoàn thành mục nhập trong trường cuối cùng của bản ghi, bạn tự động mở rộng danh sách dữ liệu, thêm một bản ghi mới, và định vị con trỏ ô trong trường đầu tiên của bản ghi đó. Nếu bạn nhấn mũi tên trái để hoàn thành mục, Excel sẽ di chuyển con trỏ chuột tới ô tiếp theo bên ngoài bảng liệt kê dữ liệu.

Thay vì nhập các bản ghi của một danh sách dữ liệu trực tiếp vào bảng, bạn có thể sử dụng mẫu dữ liệu của Excel để tạo các mục nhập. Vấn đề duy nhất khi sử dụng mẫu dữ liệu là lệnh để hiển thị biểu mẫu trong một bảng tính với một danh sách dữ liệu không phải là một phần của các lệnh Ribbon. Bạn có thể truy cập vào mẫu dữ liệu chỉ bằng cách thêm nút lệnh của nó vào thanh công cụ Truy cập Nhanh hoặc tab Ribbon tùy chỉnh.

Nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar ở cuối thanh công cụ Truy cập nhanh và sau đó nhấp vào mục More Commands tại dưới cùng của menu thả xuống của nó.

Excel mở hộp thoại Tùy chọn Excel với thanh công cụ Truy cập Nhanh được chọn.

1. Nút lệnh Mẫu bạn muốn thêm vào thanh công cụ Truy nhập Nhanh chỉ có sẵn khi bạn nhấp vào Lệnh Không ở trong Tùy chọn Ruy băng trên danh sách thả xuống Chọn lệnh Từ.

   Nhấp vào lệnh Không ở trong vùng Ribbon ở gần đầu danh sách thả xuống Chọn lệnh Từ.

   Nhấp vào Mẫu trong hộp Chọn lệnh từ và sau đó nhấp vào nút Thêm.

2. Excel thêm nút Form vào cuối cùng của thanh công cụ Quick Access. Nếu bạn muốn, bạn có thể nhấp vào nút Di chuyển lên và Di chuyển Xuống để định vị lại nút Mẫu trên thanh công cụ này.

3. Nhấn OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Excel và trở lại trang tính với danh sách dữ liệu.

   Thêm bản ghi thông qua biểu mẫu dữ liệu

4. Lần đầu tiên bạn nhấp vào nút Biểu mẫu tùy chỉnh bạn đã thêm vào thanh công cụ Truy xuất Nhanh, Excel sẽ phân tích hàng tên trường và mục nhập cho bản ghi đầu tiên và tạo một mẫu dữ liệu.Dạng dữ liệu này liệt kê các tên trường nằm phía bên trái của biểu mẫu với các mục cho bản ghi đầu tiên trong các hộp văn bản thích hợp bên cạnh chúng. Ở đây, bạn có thể thấy mẫu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Employee Data mới; nó trông giống như một hộp thoại tùy biến.

Nhập hồ sơ thứ hai của danh sách dữ liệu trong mẫu dữ liệu của nó.

Mẫu dữ liệu Excel tạo bao gồm các mục mà bạn đã thực hiện trong bản ghi đầu tiên. Mẫu dữ liệu cũng chứa một loạt các nút (bên phải) mà bạn sử dụng để thêm, xóa, hoặc tìm các bản ghi cụ thể trong cơ sở dữ liệu. Ngay bên trên nút đầu tiên (Mới), biểu mẫu dữ liệu liệt kê số hồ sơ mà bạn đang theo dõi, tiếp theo là tổng số hồ sơ (1 trong số 1 khi bạn tạo mẫu dữ liệu đầu tiên). Khi tạo các mục mới, nó sẽ hiển thị New Record trên nút này thay vì số bản ghi.

Tất cả định dạng mà bạn gán cho các mục nhập cụ thể trong bản ghi đầu tiên sẽ được tự động áp dụng cho các trường đó trong các bản ghi tiếp theo bạn nhập và được sử dụng trong mẫu dữ liệu. Ví dụ: nếu danh sách dữ liệu của bạn có trường điện thoại, bạn chỉ cần nhập 10 số của số điện thoại trong trường Điện thoại của mẫu dữ liệu nếu nhập số điện thoại ban đầu được định dạng trong bản ghi đầu tiên với định dạng Số điện thoại Đặc biệt. Bằng cách đó, Excel lấy một mục mới trong tệp Điện thoại, ví dụ như 3075550045, và tự động định dạng nó để nó xuất hiện dưới dạng (307) 555-0045 trong ô thích hợp của danh sách dữ liệu.

Quá trình thêm hồ sơ vào một danh sách dữ liệu với mẫu dữ liệu rất đơn giản. Khi bạn nhấn vào nút New, Excel sẽ hiển thị một mẫu dữ liệu trống (đánh dấu New Record ở phía bên phải của mẫu dữ liệu), bạn điền vào.

Sau khi bạn nhập thông tin cho trường đầu tiên, bấm Tab chìa khóa để tiến tới lĩnh vực tiếp theo trong hồ sơ.

Whoa! Không nhấn phím Enter để tiến lên trường kế tiếp trong một bản ghi. Nếu bạn làm như vậy, bạn sẽ chèn các bản ghi mới, chưa đầy đủ vào cơ sở dữ liệu.

Tiếp tục nhập thông tin cho từng trường và nhấn Tab để chuyển sang trường tiếp theo trong cơ sở dữ liệu.

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn đã thực hiện lỗi và muốn chỉnh sửa mục nhập trong trường bạn đã truyền, hãy nhấn Shift + Tab để trở lại trường đó.

Để thay thế mục nhập, chỉ cần bắt đầu nhập.

• Để chỉnh sửa một số ký tự trong trường, bấm → hoặc nhấp vào con trỏ I-chùm trong mục để xác định điểm chèn; sau đó chỉnh sửa mục nhập từ đó.

• Khi nhập thông tin vào một trường cụ thể, bạn có thể sao chép mục nhập được thực hiện trong trường đó từ bản ghi trước đó bằng cách nhấn Ctrl + '(dấu nháy đơn). Nhấn Ctrl + 'để chuyển tiếp cùng một mục trong trường State của mỗi bản ghi mới khi nhập vào một loạt các bản ghi cho những người tất cả sống trong cùng một tiểu bang.

• Khi nhập ngày trong trường ngày, hãy sử dụng định dạng ngày nhất định mà Excel biết. (Ví dụ: nhập một số thứ như

7/21/98

.) Khi nhập mã vùng mà đôi khi sử dụng số không ở đầu mà bạn không muốn biến mất khỏi mục nhập (chẳng hạn như mã zip 00102), hãy định dạng mục nhập trường đầu tiên với định dạng số mã bưu điện đặc biệt.Trong trường hợp các số khác sử dụng các số 0 ở hàng đầu, bạn có thể định dạng nó bằng cách sử dụng định dạng Văn bản hoặc đặt 'dấu phân cách (apostrophe) trước dấu đầu tiên. Dấu chấm than cho Excel biết số đó như một nhãn văn bản nhưng không hiển thị trong chính cơ sở dữ liệu. (Nơi duy nhất bạn có thể thấy dấu phân cách trên thanh công thức khi con trỏ ô nằm trong ô với mục số) Nhấn phím mũi tên xuống khi bạn nhập tất cả thông tin cho bản ghi mới. Hoặc, thay vì phím mũi tên xuống, bạn có thể nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Mới. Excel chèn bản ghi mới làm bản ghi cuối cùng trong cơ sở dữ liệu trong bảng tính và hiển thị một hình thức dữ liệu trống mới, trong đó bạn có thể nhập vào bản ghi kế tiếp. Khi bạn tạm ứng vào một bản ghi mới trong mẫu dữ liệu, Excel chèn các bản ghi vừa hoàn thành như là hàng cuối cùng của danh sách.

Khi bạn hoàn tất thêm các bản ghi vào cơ sở dữ liệu, hãy nhấn phím Esc hoặc nhấp vào nút Đóng ở cuối hộp thoại để đóng mẫu dữ liệu.