Công cụ PivotTable Excel tiện lợi - núm vú

Excel PivotTables cung cấp cho bạn một công cụ cực kỳ mạnh mẽ cho dữ liệu bảng tính chéo. Và có lẽ đó chỉ là những gì bạn mong đợi từ Microsoft và từ Excel. Nhưng bạn biết không? Tôi đặt cược rằng bạn có thể ngạc nhiên về số công cụ dễ sử dụng xuất hiện trên tab PivotTable Tools Analyze, có sẵn bất cứ khi nào một bảng xoay được chọn. Hãy xem xét, ví dụ, một vài nút dễ sử dụng bạn có sẵn.

Làm mới dữ liệu

Công cụ dễ sử dụng và hữu ích nhất là nút Làm mới dữ liệu. Nếu dữ liệu cơ bản mà bạn đang chéo bảng trong bảng xoay chuyển, bạn cần cập nhật bảng xoay tròn của mình, phải không?

May mắn thay, cập nhật bảng xoay vòng khi dữ liệu của bạn thay đổi dễ dàng. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nút Làm mới dữ liệu.

Tiêu đề trường

Bạn có thể nhấp vào nút Trường đầu trang trên tab Phân tích để loại bỏ và sau đó thêm lại các tiêu đề trường. Và điều đó có nghĩa là bạn đã có một cách dễ dàng để thay đổi cách các bảng xoay vòng của bạn nhìn và các trường được chú thích như thế nào.

Trường tiêu đề cho các hàng của bạn ban đầu là "Nhãn hàng" và "Nhãn cột" cho cột của bạn. Nhưng bạn có thể thay đổi việc ghi nhãn bằng cách thay thế giá trị được hiển thị trong ô của bảng tính đang giữ tiêu đề trường.

Nếu các hàng hiển thị tên sản phẩm, ví dụ: bạn có thể thay đổi nhãn từ "Nhãn hàng" sang "Sản phẩm. "Và nếu các cột tên các tiểu bang nơi bán sản phẩm, bạn có thể thay đổi nhãn từ" Nhãn cột "thành" Hoa ". "

Lưu ý: Hầu hết các phiên bản gần đây của Microsoft Excel (bao gồm cả Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013) cung cấp một nút Field Header cho PivotTable.

Mở rộng và thu gọn dữ liệu PivotTable

Nếu bạn đã sử dụng các lệnh nhóm và nhóm nhóm của trình đơn phím tắt, Excel sẽ thêm các nút + và - (các nút gắn nhãn cộng và một dấu trừ) vào bảng xoay để bạn có thể nhanh chóng nhóm và tách các hàng và cột của bạn. Đó là tiện dụng, tất nhiên. Nhưng các nút có thể lộn xộn bảng xoay vòng của bạn. Và các nút cung cấp cho bất kỳ người dùng nào của bàn xoay của bạn cơ hội tạo ra một mớ hỗn độn nếu họ thiếu thận trọng hoặc không biết gì.

Bạn có thể nhấp vào lệnh +/- Buttons trên tab Phân tích để cho biết Excel bạn không muốn hiển thị các nút này. Nếu điều này có vẻ kỳ quặc, hãy suy nghĩ về trường hợp bạn không muốn mọi người làm việc với dữ liệu hoặc xem dữ liệu được nhóm hoặc không nhóm lại.

Chèn Slicer

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2013 hoặc phiên bản mới hơn, bạn có thể nhấp vào nút PivotTables Tools Insert Slicer để báo cho Excel bạn muốn lọc hoặc cắt nhỏ dữ liệu của bạn một cách tinh tế hơn.

Khi bạn nhấp vào nút Insert Slicer (xuất hiện trên tab Phân tích), Excel sẽ hiển thị hộp thoại Insert Slicers, liệt kê các trường trong PivotTable của bạn (xem hình sau). Hộp thoại Slicer cho phép bạn chọn một mức lọc khác.

Bạn chỉ cần chọn trường mà bạn muốn sử dụng trong quá trình lọc và nhấn OK. Excel sẽ hiển thị một hộp thoại như sau mà bạn có thể sử dụng để chỉ xem dữ liệu phù hợp với bộ lọc của bạn. Hình dưới đây, ví dụ, hiển thị hộp thoại Tháng "slicer" mà bạn có thể sử dụng để chỉ xem, ví dụ như dữ liệu tháng Giêng hoặc chỉ dữ liệu tháng hai hoặc chỉ dữ liệu tháng ba và vv. (Bạn chọn một tháng bằng cách nhấp vào nút của nó trong hộp thoại Tháng "slicer"). Hộp thoại "Slicer" tháng cung cấp các nút có thể nhấp mà bạn sử dụng để lọc.

Để di chuyển hộp thoại "slicer", nhấp vào hộp và sau đó nhấn phím Xóa. Khi bạn gỡ bỏ hộp thoại slicer, bạn hãy hoàn tác bất kỳ thao tác lọc nào được thực hiện bằng cách nhấp vào các nút trên hộp thoại slicer.

Chèn Timeline

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2013 hoặc phiên bản mới hơn, một công cụ khác là nút PivotTables Tools Insert Timeline. Nút Chèn dòng thời gian cho biết Excel bạn muốn thêm bộ lọc thời gian vào biểu đồ bảng hoán vị của bạn để làm cho nó dễ nhìn chỉ ở một khoảng thời gian cụ thể: một khoảng thời gian vài tuần, một phần tư trước cuối cùng, hoặc khoảng thời gian giữa hai ngày.

Khi bạn nhấp vào nút Chèn dòng thời gian (cũng xuất hiện trên tab Phân tích), Excel sẽ hiển thị hộp thoại Chèn thời gian, trong đó liệt kê các trường được định dạng dữ liệu trong PivotTable của bạn (xem hình sau).

Bạn chọn trường ngày bạn muốn sử dụng cho lọc dựa trên thời gian và sau đó nhấn OK. Excel mở một hộp thoại với một nút trượt mà bạn có thể sử dụng để chỉ định thời gian mà bạn muốn sử dụng.

Trong hình dưới đây, ví dụ, một hộp thoại Tháng cho thấy. Bạn không thể nhìn thấy nút trượt trong một hình ảnh nhưng thanh màu xanh lam hoạt động như một nút trượt bạn có thể kéo để xác định thời gian mà bạn muốn bảng hoán chuyển hiển thị.

Để xoá hộp thoại thời gian, nhấp vào hộp và sau đó bấm phím Xóa. Và lưu ý rằng gỡ bỏ hộp thoại cũng hoàn tác bất kỳ lọc nào được thực hiện bằng cách sử dụng thanh trượt thời gian.