Chuẩn bị dữ liệu cho dự báo doanh số bán hàng trong Excel - núm vú cao

Phương pháp dự báo nào bạn sử dụng thực sự tạo ra sự khác biệt, nhưng bất kể lựa chọn của bạn, trong Excel bạn phải thiết lập dữ liệu cơ bản theo cách cụ thể. Excel thích nó nếu dữ liệu của bạn ở dạng một bảng. Dưới đây là tổng quan nhanh.

Sử dụng bảng

Không có gì bí ẩn về bảng Excel. Một bảng là một cái gì đó rất giống với một cơ sở dữ liệu. Bảng tính Excel của bạn có các cột và hàng, và nếu bạn đặt một bảng ở đó, bạn chỉ cần quản lý ba yêu cầu:

• Giữ các biến khác nhau trong các cột khác nhau. Ví dụ: bạn có thể đặt ngày bán hàng trong một cột, số tiền bán hàng trong cột khác, tên nhân viên bán hàng trong một tên khác, dòng sản phẩm trong một số khác.
• Giữ các bản ghi khác nhau ở các hàng khác nhau. Khi ghi lại thông tin bán hàng, giữ các bản ghi doanh thu khác nhau ở các hàng khác nhau. Đặt thông tin về bán hàng đã được thực hiện vào ngày 15 tháng 1 trong một hàng và thông tin về bán hàng được thực hiện vào ngày 16 tháng 1 theo một hàng khác.
• Đặt tên của các biến trong hàng đầu của bảng. Ví dụ: bạn có thể đặt "Ngày bán hàng" trong cột A, "Thu nhập" trong cột B, "Bán hàng Rep" trong cột C và "Sản phẩm" trong cột D.

Hình minh họa một bảng Excel điển hình.

Bạn không cần phải giữ hồ sơ theo thứ tự ngày - bạn có thể xử lý nó sau.

Tại sao phải quan tâm đến bảng? Bởi vì nhiều công cụ Excel, bao gồm cả những công cụ bạn sử dụng để đưa ra dự báo, dựa vào các bảng. Biểu đồ - giúp bạn hình dung ra điều gì đang xảy ra với doanh số bán hàng của bạn - dựa vào các bảng. Các bảng Pivot - đó là cách mạnh mẽ nhất mà bạn có để tổng kết các kết quả bán hàng của bạn trong Excel - dựa nhiều vào các bảng. Phân tích dữ liệu bổ sung - một cách rất hữu ích để lập dự báo - cũng phụ thuộc vào các bảng.

danh sách. Một danh sách trông giống như một bảng hiện nay, với tên trường trong hàng đầu tiên của nó, tiếp theo là hồ sơ. Nhưng một danh sách không có các thuộc tính được xây dựng như số lượng hồ sơ hoặc bộ lọc hoặc tổng số hàng hoặc thậm chí một tên. Bạn phải thực hiện các bước đặc biệt để xác định số hàng và cột trong danh sách. Trong Excel 2007, Microsoft thêm các bảng như là một tính năng mới, và bảng có tất cả những điều mà danh sách thiếu. Một khía cạnh của bảng đặc biệt hữu ích cho dự báo bán hàng. Khi thời gian trôi qua và bạn nhận được thêm thông tin về các con số bán hàng, bạn muốn thêm các dữ liệu mới vào đường cơ sở của bạn. Sử dụng các danh sách, bạn phải định nghĩa cái tên

tên dải động để chứa dữ liệu mới. Với bảng, tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp một bản ghi mới, thường là trong một hàng mới ở cuối bảng. Khi bạn làm như vậy, bảng được tự động mở rộng để nắm bắt dữ liệu mới. Bất cứ thứ gì trong bảng tính, công thức, bất cứ điều gì - cũng được tự động cập nhật để phản ánh các thông tin mới. Bàn là một cải tiến lớn đối với các danh sách và cuốn sách này sử dụng rộng rãi chúng.

Đặt hàng dữ liệu của bạn

"Đặt hàng dữ liệu của bạn" có thể nghe giống như "màu bên trong đường dây. "Thỏa thuận là bạn phải nói với Excel số tiền bạn đã bán trong năm 1999, và sau đó là bao nhiêu vào năm 2000, và năm 2001, v.v … Nếu bạn sẽ làm điều đó, bạn phải đặt dữ liệu theo thứ tự thời gian.

Cách tốt nhất để đưa dữ liệu của bạn theo thứ tự thời gian trong Excel là bằng cách tạo bảng pivot. Bảng tổng hợp có các bản ghi cá nhân nằm trong bảng Excel (hoặc trong cơ sở dữ liệu bên ngoài) và kết hợp các bản ghi theo các cách mà bạn kiểm soát. Bạn có thể có bảng hiển thị giá trị bán hàng năm, bao gồm tên của đại diện bán hàng, sản phẩm được bán, ngày bán và doanh thu. Nếu có, bạn có thể nhanh chóng tạo bảng tổng hợp doanh số bán hàng do đại lý bán hàng và sản phẩm theo khu vực. Sử dụng bảng tổng hợp, bạn có thể tóm tắt hàng chục nghìn bản ghi, khá hoàn toàn trong vài giây. Nếu bạn chưa từng sử dụng bảng trụ trước, cuốn sách này không chỉ giới thiệu chủ đề mà còn làm bạn mơ về họ vào giữa đêm.

Ba điều đặc biệt tuyệt vời về bàn xoay:

Họ có thể tích lũy cho bạn tất cả dữ liệu bán hàng của bạn - hoặc, cho dù vậy, dữ liệu của bạn về gió mặt trời, nhưng đây là về dự báo bán hàng.

• Nếu bạn thu thập thông tin theo từng cơ sở bán hàng, và sau đó bạn muốn biết số nhân viên bán hàng của bạn trong một ngày nhất định, trong một tuần nhất định, v.v … thì bảng xoay là cách tốt nhất để làm vì thế. Bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp làm cơ sở cho dự đoán tiếp theo của bạn, giúp tiết kiệm cho bạn một khoảng thời gian.
• Họ có một cách duy nhất để giúp bạn nhóm dữ liệu lịch sử của bạn - theo ngày, từng tuần, từng tháng, từng quý, theo năm, bạn đặt tên cho nó.