Sửa Lỗi Hoá đơn với QuickBooks 2005 - núm vú

Bạn sử dụng biểu mẫu hoá đơn QuickBooks để thanh toán cho khách hàng đối với hàng hoá bạn bán. Không ai hoàn hảo, vì vậy bạn không cần phải làm việc vượt qua những sai lầm mà bạn thực hiện trong khi nhập thông tin vào hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bạn làm như vậy, đây là một số cách để sửa các lỗi phổ biến.

Nếu hóa đơn vẫn được hiển thị trên màn hình

Nếu hóa đơn vẫn được hiển thị trên màn hình, bạn chỉ có thể di chuyển con trỏ đến hộp hoặc nút không đúng và sau đó sửa lỗi. Vì hầu hết các thông tin bạn nhập vào cửa sổ Tạo hóa đơn ngắn và ngọt, bạn có thể dễ dàng thay thế nội dung của một số trường bằng cách nhập bất kỳ nội dung nào đã có. Để bắt đầu lại tất cả, chỉ cần nhấp vào nút Xoá. Để lưu lại hóa đơn sau khi bạn đã thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào Lưu & Mới.

Nếu bạn cần chèn một dòng vào giữa hóa đơn, nhấp chuột phải để hiển thị một phím tắt và chọn Insert Line hoặc Delete Line từ trình đơn phím tắt xuất hiện.

Nếu hóa đơn không được hiển thị trên màn hình

Nếu hóa đơn không được hiển thị trên màn hình nhưng bạn chưa in, bạn có thể sử dụng các nút Tiếp theo và Trước để trang qua các hoá đơn. Khi bạn gặp phải lỗi, chỉ cần sửa lỗi như mô tả trong phần trước. Nếu bạn gặp lỗi khi ấn định hoá đơn, bạn có thể nhấp vào nút Hoàn nguyên để trở lại hóa đơn đã lưu. Nút Hoàn nguyên sẽ thay thế nút Xoá khi bạn xem một hoá đơn hiện có - nghĩa là một hoá đơn mà bạn đã lưu.

Nếu bạn đã in hoá đơn, bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi được mô tả trong các đoạn văn trước. Ví dụ: bạn có thể trang qua các hoá đơn cho đến khi bạn tìm thấy một bản sao (đã in) có lỗi. Và bạn có thể thay đổi lỗi và in lại hóa đơn. Bạn có thể không muốn đi tuyến đường này, tuy nhiên, nếu bạn đã gửi ra hoá đơn. Bạn có thể muốn xem xét ấn định hóa đơn bằng cách phát hành một bản ghi nhớ (nếu hóa đơn gốc bị tính quá mức) hoặc hóa đơn khác (nếu hóa đơn ban đầu chưa được tính phí). Lý do bạn có thể muốn phát hành bản ghi nhớ hoặc hóa đơn khác là cuộc sống sẽ trở nên lộn xộn nếu bạn hoặc khách hàng của bạn có nhiều bản sao của cùng hóa đơn nổi xung quanh và gây nhầm lẫn.

Xóa một hóa đơn

Bạn cũng có thể xóa hoá đơn. Thủ tục, xóa một hóa đơn là dễ dàng. Bạn chỉ cần hiển thị hoá đơn trong cửa sổ Tạo hóa đơn và chọn Chỉnh sửa -> Xóa hoá đơn. Khi QuickBooks yêu cầu bạn xác nhận việc xóa của bạn, hãy nhấp vào Có. Nhưng trước hết hãy đọc đoạn văn sau đây.Bạn có thể không muốn xóa hóa đơn …

Mặc dù việc xóa hoá đơn là dễ dàng, nhưng bạn không nên làm tình cờ hoặc vui chơi. Xóa một hoá đơn sẽ ổn nếu bạn vừa tạo nó; chỉ có bạn đã thấy nó, và bạn chưa in nó. Trong trường hợp này, không ai cần biết bạn đã phạm sai lầm. Đó là bí mật của bạn. Nhưng phần còn lại của thời gian - ngay cả khi bạn đã tạo một hoá đơn mà bạn không muốn sau đó - bạn nên giữ một bản sao của hóa đơn trong hệ thống QuickBooks. Bằng cách đó, bạn có một bản ghi rằng hóa đơn đã tồn tại, thường làm cho nó dễ dàng hơn để trả lời câu hỏi sau đó.

"Nhưng làm thế nào để tôi sửa lại các cuốn sách nếu tôi để lại hoá đơn giả? " bạn hỏi. Câu hỏi hay. Để sửa hồ sơ tài chính của bạn cho hóa đơn mà bạn không muốn đếm nữa, chỉ đơn giản là void hóa đơn. Hóa đơn vẫn còn trong hệ thống QuickBooks, nhưng QuickBooks không tính nó vì nó mất thông tin số lượng và số lượng. Tin tốt lành - hủy bỏ một hóa đơn đơn giản chỉ là xóa một. Chỉ cần hiển thị hoá đơn trong cửa sổ Tạo hóa đơn và sau đó chọn Chỉnh sửa -> Void Invoice.