Mô hình tài chính trong Excel: Tài liệu Giả định của bạn - núm vú

Thuật ngữ "rác thải, rác thải" không bao giờ đúng hơn so với mô hình tài chính. Bạn có thể có mô hình tài chính đẹp nhất với định dạng hoàn hảo, một thiết kế tuyệt vời, và các biểu đồ tuyệt vời và bảng kịch bản, nhưng nếu đầu vào đi vào mô hình tài chính đã không được xác minh, mô hình là vô ích và bạn không thể sử dụng kết quả đầu ra. Các quyết định quan trọng được đưa ra dựa trên kết quả của các mô hình tài chính, vì vậy liệt kê những giả định đã đi vào mô hình là rất quan trọng.

Tài liệu về các giả định chắc chắn không phải là phần thú vị nhất của mô hình tài chính, do đó bạn có thể bị cám dỗ để lại nó để kết thúc. Đừng rơi vào cái bẫy này! Khi bạn hoàn thành xây dựng mô hình của mình, bạn sẽ không nhớ những giả thuyết đó là gì. Tài liệu khi bạn đi. Bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi cơ cấu hoặc thậm chí là một thay đổi nhỏ cho một trong các đầu vào, hãy ghi lại nó, ngay cả khi nó có vẻ không quan trọng vào thời điểm đó.

Liệt kê các giả định trên một trang riêng biệt và gắn nhãn chúng rõ ràng, để chúng có thể dễ dàng nhận diện và tham chiếu một cách nhanh chóng. Đối với một mô hình nhỏ, bạn có thể quyết định kết hợp dữ liệu nguồn và các giả định với nhau. Trong một mô hình lớn, bạn có thể tách chúng với càng nhiều chi tiết càng tốt hoặc có thể. Để có mô hình chi tiết, bạn có thể liệt kê ra mọi chi tiết duy nhất trên trang Xác định chi tiết và sau đó tóm tắt những điểm quan trọng trên trang Giả định khóa. Hãy suy nghĩ về mức độ chi tiết trong mô hình của bạn, và để cho hướng dẫn chi tiết các tài liệu của bạn về các giả định.

Vẫn không tin rằng các giả định về tài liệu là quan trọng? Làm thế nào để thuyết phục: Khi bạn chuyển sang một vai trò khác hoặc bạn đang đi nghỉ, và có điều gì sai trái với mô hình của bạn, bạn nghĩ họ sẽ đổ lỗi cho ai? Bạn đoán nó! Hãy suy nghĩ về các giả định về tài liệu như bao gồm mông của bạn. Mô hình của bạn cần phải có khả năng nói cho bạn khi bạn không xung quanh để giải thích hoặc bảo vệ công việc của bạn. Tài liệu của các giả định nên giải thích quá trình suy nghĩ của bạn và tại sao mô hình được xây dựng theo cách nó được.

Một mô hình chỉ là tốt như tính chính xác của các giả định. Bạn cần phải giảm thiểu trách nhiệm pháp lý của bạn bằng cách ghi lại các giả định của bạn một cách triệt để và thêm các điều cần chú ý khi cần thiết.

Dưới đây là một số phương pháp được sử dụng phổ biến để đưa tài liệu vào mô hình:

• Ý kiến ​​trong tế bào: Có hai phương pháp khác nhau để tạo các nhận xét trong ô:
  • Các chú thích tam giác đỏ: phương pháp phổ biến nhất để tạo một nhận xét trong ô là chỉ cần chèn một chú thích bên trong ô, xuất hiện dưới dạng một tam giác màu đỏ ở góc ô.

    

    Nhận xét về tam giác đỏ.

    Để tạo một chú thích tam giác màu đỏ, nhấp chuột phải vào ô và chọn Chèn nhận xét. Để thực hiện thay đổi cho nhận xét hiện có, hãy nhấp chuột phải vào ô có chú thích và chọn Edit Comment. Tương tự, để xóa nhận xét, hãy nhấp chuột phải vào ô và chọn Xóa nhận xét.

    Nếu bạn muốn thử các ví dụ trên cho chính mình, bạn có thể tải xuống tệp 0401.xlsx và chọn tab có nhãn 4-1.

  • Thông báo nhập dữ liệu xác nhận dữ liệu: Phương pháp ít phổ biến hơn để tạo nhận xét trong ô là sử dụng xác nhận dữ liệu. Những loại nhận xét này thận trọng hơn bởi vì họ không có tam giác màu đỏ ở góc và bạn không nhìn thấy nhận xét cho đến khi bạn thực sự nhấp vào ô đó.

    

    Thông báo nhập dữ liệu xác nhận dữ liệu.

    Loại nhận xét trong ô này đặc biệt hữu ích cho việc tạo ra các hướng dẫn và cảnh báo nhỏ về dữ liệu đầu vào cho người dùng bởi vì họ sẽ không nhìn thấy nhận xét cho đến khi họ thực sự nhấp vào ô để nhập dữ liệu.

  • Để tạo một thông báo nhập dữ liệu xác nhận dữ liệu, hãy nhấp vào ô và sau đó, trong phần Công cụ dữ liệu của tab Dữ liệu của Ribbon, nhấp vào nút Xác nhận Dữ liệu và hộp thoại Xác nhận Dữ liệu xuất hiện. Chọn tab Nhập thông báo, và nhập tin nhắn bạn muốn xuất hiện. Thông báo này sẽ xuất hiện chỉ khi ô được chọn.

Tài liệu về các giả định sử dụng các nhận xét trong ô là thích hợp nhất cho các thông tin cụ thể liên quan đến một ô hoặc dải, bởi vì chúng chỉ có thể được xem trong một ô duy nhất. Ý kiến ​​trong ô rất hữu ích cho việc liên lạc các chi tiết với người lập mô hình khác về các chi tiết tính toán cụ thể vì các nhận xét chỉ được hiển thị trên màn hình và sẽ không hiển thị khi in ra. Các giả định chung rộng hơn, rộng rãi hơn nên được ghi lại bằng các phương pháp khác.

Trong hai loại nhận xét trong ô, thông điệp nhập dữ liệu xác nhận dữ liệu là một lựa chọn tốt vì chúng luôn gọn gàng và sạch sẽ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu ô không được chọn, bình luận sẽ không được xem, vì vậy hãy đảm bảo rằng nhận xét chỉ là tế bào cụ thể. Quan trọng hơn, các giả định chung và nhận xét nên sử dụng văn bản thuần túy hoặc phương pháp khác.

• Các siêu liên kết: Có hai loại siêu liên kết khác nhau rất hữu ích cho việc lập hồ sơ các giả định và dữ liệu nguồn trong mô hình tài chính:
  • Các liên kết di động và tệp tin: Bạn có thể tạo siêu liên kết đến các nguồn hoặc các tệp tham chiếu khác và các phần khác của mô hình. Các liên kết di động và tệp tin có thể trợ giúp trong việc điều hướng một mô hình dài và phức tạp. Chúng đặc biệt hữu ích cho người dùng mới tìm đường xung quanh mô hình.

    Để chèn kiểu liên kết này, trên tab Chèn, chọn biểu tượng Siêu liên kết từ phần Liên kết. Ở phía bên trái, chọn Place in This Document. Sau đó chọn tờ và tham chiếu ô hoặc phạm vi được đặt tên của nguồn liên kết. Bạn có thể thay đổi Văn bản để Hiển thị ở trên cùng để hiển thị một cái gì đó như Đi tới Tính toán thay vì Tính toán! B147, ví dụ. Tương tự như vậy, bạn có thể chèn một siêu liên kết đến một tệp tin khác để tham khảo mã nguồn.

  • Liên kết URL: Các siêu liên kết cũng có thể được sử dụng để tham khảo các trang web có liên quan trực tiếp từ bảng tính của bạn. Ví dụ: nếu lãi suất bạn cho là trong mô hình tài chính của bạn đến từ trang web của ngân hàng trung ương, bạn chỉ cần sao chép URL vào một ô trong mô hình của bạn. Lưu ý rằng nếu bạn đang sử dụng Get & Transform (trước đây gọi là Truy vấn nguồn), bạn có thể liên kết dữ liệu trực tiếp từ các nguồn dữ liệu bên ngoài, bao gồm các trang web, trực tiếp vào bảng tính của bạn và có thể được cập nhật nhanh chóng mà không cần phải tự mở trang web.

    Nếu bạn không sử dụng Get & Transform, bạn có thể chèn liên kết URL bằng tay bằng cách sao chép và dán URL từ trình duyệt trực tiếp vào ô. Nếu bạn không muốn hiển thị một URL lộn xộn, bạn có thể hiển thị văn bản khác. Trên tab Chèn, chọn biểu tượng Siêu liên kết từ phần Liên kết, sau đó chọn Tệp hiện tại hoặc Trang web. Dán URL vào trường Địa chỉ ở cuối và thay đổi Văn bản để Hiển thị ở trên cùng.

• Văn bản được mã hoá cứng: Phương pháp lập hồ sơ giả định này không phải là rất phức tạp, nhưng cũng giống như nhiều thứ trong mô hình tài chính, giải pháp đơn giản thường là tốt nhất. Giả định đã được nhập vào ô dưới bảng tính toán. Không có mối nguy hiểm ở đây là người lập mô hình hoặc người dùng có thể bỏ qua giả định này, cho dù nó đang được xem trên máy tính hay trong bản in.

  

  Văn bản được mã hoá cứng.
• Văn bản động liên kết: Việc lập hồ sơ các giả định một cách tự do trong mô hình của bạn là rất quan trọng nhưng rất khó để giữ cho tài liệu được cập nhật khi mô hình của bạn năng động và đầu vào liên tục thay đổi. Ví dụ, trong mô hình chi phí dự án, bạn muốn đảm bảo rằng người sử dụng mô hình hiểu rằng chỉ có 15 giờ đã được nhập vào mô hình, vì vậy bạn muốn đưa các bình luận dưới đây "Tính toán dựa trên 15 giờ thời gian có thể thanh toán được chi tiêu. "Điều này dường như khá rõ ràng trong ví dụ này, nhưng nếu mô hình phức tạp hơn, và các đầu vào đã được trên một trang khác, nó sẽ là hữu ích để bao gồm các bình luận này.

  

  văn bản động được liên kết.

Nếu bạn chỉ đơn giản nhập văn bản "Calculations based on 15 hours of billable time spent" vào ô A10, điều này sẽ đúng … cho đến khi ai đó thay đổi số giờ tính phí cho dự án, và sau đó văn bản sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời. Có nguy cơ rất cao trong trường hợp này là bạn có thể phân phối mô hình với tài liệu giả định không chính xác.

Thay vì nhập giá trị được mã hoá là 15, bạn có thể chuyển đổi văn bản sang một công thức động bằng cách sử dụng dấu và (&). Nếu công thức này được sử dụng, nó sẽ tự động thay đổi nếu giá trị trong C2 thay đổi:

= "Tính toán dựa trên" & C2 & "giờ sử dụng có thời hạn. "

Tải xuống tệp 0401.xlsx và chọn tab có nhãn 4-4 để tự mình thử. Thay đổi giá trị 15 trong ô C2 sang một giá trị khác, chẳng hạn như 20 và bạn sẽ thấy văn bản thay đổi từ "Tính toán dựa trên 15 giờ thời gian có thể lập hóa đơn đã chi tiêu" thành "Tính toán dựa trên 20 giờ sử dụng có thời hạn."