Một vài từ về Cách hoạt động của QuickBooks 2012 - những con báo

QuickBooks 2012 làm cho hầu hết các mục nhật ký cho bạn. Ví dụ: khi bạn sử dụng QuickBooks để ghi lại khoản thanh toán 1 đô la Mỹ cho một số sản phẩm giấy mà bạn đã mua, QuickBooks sẽ tự động ghi nợ chi phí cung cấp (miễn là bạn chỉ ra rằng séc là vật tư) và sau đó là khoản tín dụng bằng tiền mặt.

Tương tự như vậy, khi bạn sản xuất một hóa đơn ghi lại việc bán, QuickBooks sẽ tạo các mục nhật ký cho bạn. Ví dụ: nếu bạn đã bán 13.000 đô la của những con chó nóng và bánh bao, và những chú chó nóng và bánh mì này thực sự tốn kém 3 000 đô la, QuickBooks sẽ thanh toán tiền mặt với giá 13.000 đô la Mỹ, doanh số bán hàng tín dụng là 13.000 đô la, chi phí nợ gốc bán Khoản phí $ 3, 000 và khoản tín dụng cho $ 3, 000.

Nói cách khác, đối với hầu hết các giao dịch thông thường, QuickBooks sẽ xử lý các mục nhật ký cho bạn đằng sau hậu trường.

Điều này không có nghĩa là bạn luôn có thể tránh làm việc với các mục nhật ký. Bất kỳ giao dịch nào không thể xử lý thông qua một mẫu QuickBooks tiêu chuẩn - chẳng hạn như mẫu hoá đơn hoặc mẫu kiểm tra viết - phải được ghi lại bằng cách sử dụng một mục nhật ký.

Ví dụ: nếu bạn mua một số tài sản cố định bằng cách viết séc, việc mua tài sản cố định được QuickBooks ghi lại tự động. Tuy nhiên, khấu hao sẽ được sử dụng để chi phí tài sản qua cuộc sống kinh tế ước tính của nó phải được ghi lại với các mục nhật ký mà bạn tự xây dựng và nhập vào một cách khác.

Một điểm khác thực sự quan trọng: Thông tin về số dư dùng thử cung cấp dữ liệu thô mà bạn cần để chuẩn bị bản báo cáo tài chính của mình. Bạn không thực sự phải thực hiện loại dữ liệu thô và chuẩn bị báo cáo tài chính của bạn. Có thể đoán trước, QuickBooks dễ dàng, nhanh chóng và dễ dàng xây dựng các báo cáo tài chính của bạn bằng cách sử dụng thông tin cân bằng thử nghiệm này.

QuickBooks tự động tạo ra hầu hết các bài báo cho bạn, tạo ra một sự cân bằng thử nghiệm bằng cách sử dụng thông tin nhập nhật ký, và - khi được hỏi - tạo ra các báo cáo tài chính. Hầu hết công việc của sổ sách kế toán kép, sau đó, đi vào đằng sau hậu trường. Bạn không phải lo lắng về nhiều mục nhật ký trên cơ sở hàng ngày.

Và nếu bạn không muốn thấy một sự cân bằng trong thử nghiệm, bạn không phải. Trên thực tế, nếu bạn chỉ sử dụng QuickBooks để sản xuất hoá đơn và viết séc thanh toán hoá đơn, gần như tất cả thông tin bạn cần để chuẩn bị các bản sao kê tài chính của bạn sẽ được tự động thu thập. Vì vậy, đó là thực sự gọn gàng.

Tuy nhiên, không phải tất cả thông tin cần thiết để tạo ra các báo cáo tài chính tốt, chính xác sẽ được thu thập tự động.Bạn sẽ phải đối mặt với một số trường hợp quan trọng cần được xử lý trên cơ sở đặc biệt thông qua các mục nhật ký mà bạn hoặc CPA của bạn xây dựng và nhập vào.