Excel Nguyên tắc thiết kế bảng điều khiển - Giữ nó đơn giản - đầu

Chuyên gia thiết kế bảng điều khiển Stephen Few có thần chú "Đơn giản hóa, đơn giản hóa, đơn giản hóa. "Ý tưởng cơ bản là bảng điều khiển lộn xộn với quá nhiều biện pháp hoặc quá nhiều kẹo mắt có thể làm loãng thông tin quan trọng mà bạn đang cố gắng trình bày. Bao nhiêu lần có ai đó nói với bạn rằng các báo cáo của bạn trông "bận rộn"? Về bản chất, khiếu nại này có nghĩa là quá nhiều xảy ra trên trang hoặc màn hình, làm cho việc xem dữ liệu thực tế trở nên khó khăn.

Đây là một số hành động bạn có thể thực hiện để đảm bảo thiết kế bảng điều khiển đơn giản và hiệu quả hơn.

Không chuyển trang tổng quan của bạn vào kho dữ liệu

Hãy thừa nhận nó. Bạn bao gồm càng nhiều thông tin trong một báo cáo càng tốt, chủ yếu để tránh bị yêu cầu cung cấp thêm thông tin. Nhưng trong bảng điều khiển của tâm trí, bạn phải chống lại sự thôi thúc buộc tất cả các dữ liệu có sẵn trên bảng điều khiển của bạn.

Người dùng quá tải có quá nhiều dữ liệu có thể khiến họ mất tầm nhìn của mục tiêu chính của bảng điều khiển và tập trung vào dữ liệu không cân nhắc. Các biện pháp được sử dụng trên bảng điều khiển nên hỗ trợ mục đích ban đầu của bảng điều khiển đó. Tránh sự thôi thúc để điền vào không gian trắng vì sự đối xứng và sự xuất hiện. Không bao gồm dữ liệu tốt đẹp chỉ vì dữ liệu có sẵn. Nếu dữ liệu không hỗ trợ mục đích cốt lõi của bảng điều khiển, hãy bỏ nó ra.

Tránh định dạng lạ lùng

Chìa khóa để giao tiếp hiệu quả với bảng điều khiển của bạn là trình bày dữ liệu của bạn một cách đơn giản nhất có thể. Không cần quấn nó trong kẹo mắt để làm cho nó thú vị hơn. Bạn có thể có bảng điều khiển có màu hoặc định dạng rất ít. Bạn sẽ thấy rằng việc thiếu định dạng kỳ lạ chỉ phục vụ để kêu gọi sự chú ý đến dữ liệu thực tế. Tập trung vào dữ liệu chứ không phải đồ hoạ vui vẻ bóng bẩy. Dưới đây là một số hướng dẫn:

• Tránh sử dụng màu sắc hoặc nền điền để phân chia bảng điều khiển của bạn. Màu sắc, nói chung, nên được sử dụng một cách tiết kiệm, dành riêng cho việc cung cấp thông tin về các điểm dữ liệu quan trọng. Ví dụ: chỉ định màu đỏ, vàng và xanh lục để đo lường mức độ hiệu suất truyền thống. Việc thêm các màu này vào các phần khác của trang tổng quan chỉ phục vụ để làm khán giả của bạn mất tập trung.

• Không nhấn mạnh các đường viền, hình nền, và các yếu tố khác xác định các vùng bảng điều khiển. Hãy thử sử dụng không gian trắng tự nhiên giữa các thành phần để phân vùng bảng điều khiển. Nếu biên giới là cần thiết, hãy định dạng chúng sang màu sắc sáng hơn những màu bạn đã sử dụng cho dữ liệu. Màu xám nhạt thường là lý tưởng cho đường biên.Ý tưởng là để chỉ các phần mà không phân tâm từ các thông tin hiển thị.

• Tránh áp dụng hiệu ứng ưa thích như gradient, đổ đầy khuôn mẫu, bóng, ánh sáng, cạnh mềm và các định dạng khác. Excel giúp dễ áp ​​dụng các hiệu ứng làm cho mọi thứ trông lóng lánh, lấp lánh và vui vẻ nói chung. Mặc dù các tính năng định dạng này tạo ra cho các công cụ tiếp thị tuyệt vời, nhưng chúng không làm cơ chế báo cáo của bạn bất kỳ ưu tiên nào.

• Đừng cố gắng nâng cao bảng điều khiển của bạn với clip art hoặc hình ảnh. Họ không chỉ không làm gì để trình bày dữ liệu thêm, nhưng họ cũng thường có vẻ lịch sự.

Giới hạn mỗi trang tổng quan lên một trang

Bảng điều khiển, nói chung, cần cung cấp cái nhìn tổng thể về các biện pháp chính liên quan đến các mục tiêu hoặc quy trình kinh doanh cụ thể. Điều này ngụ ý rằng tất cả dữ liệu có thể xem ngay lập tức trên một trang. Mặc dù bao gồm tất cả dữ liệu của bạn trên một trang không phải lúc nào cũng là điều dễ dàng nhất để làm, nhưng có nhiều lợi ích để có thể xem tất cả mọi thứ trên một trang hoặc màn hình.

Bạn có thể so sánh các phần dễ dàng hơn, bạn có thể xử lý các mối quan hệ nhân-quả có hiệu quả hơn và bạn ít trông cậy hơn vào trí nhớ ngắn hạn. Khi người dùng phải di chuyển sang trái, phải hoặc xuống, lợi ích này sẽ giảm đi. Hơn nữa, người dùng có xu hướng tin tưởng rằng khi thông tin được đặt ra khỏi tầm nhìn bình thường (các khu vực có yêu cầu cuộn), nó ít quan trọng hơn.

Nhưng nếu bạn không thể phù hợp với tất cả dữ liệu trên một tờ? Trước tiên, hãy xem xét các biện pháp trên trang tổng quan của bạn và xác định xem họ có thực sự cần ở đó hay không. Tiếp theo, định dạng bảng điều khiển của bạn để sử dụng ít không gian hơn (định dạng phông chữ, giảm khoảng trắng và điều chỉnh độ rộng cột và hàng). Cuối cùng, hãy thử thêm tính tương tác vào bảng điều khiển của bạn, cho phép người dùng tự động thay đổi chế độ xem để chỉ hiển thị các biện pháp có liên quan đến họ.