Mục lục:
- Quy tắc làm việc như thế nào
- Bạn thiết lập một trong hai loại quy tắc - một nguyên tắc gợi ý thay đổi và bạn phải xem lại chúng, và một quy tắc tự động thêm các giao dịch dựa trên một quy tắc - sử dụng các bước tương tự.Chỉ có một bước mà bạn làm khác đi.
Video: Thấy gì qua vụ ‘tam trụ’ bị đẩy đi sớm ở Việt Nam? 2025
QuickBooks Online cố gắng tìm hiểu các thói quen của bạn khi bạn xem lại giao dịch đã tải xuống; bạn có thể giúp quá trình này bằng cách thiết lập các quy tắc để QBO thực hiện. Khi bạn thiết lập các quy tắc, bạn đẩy nhanh quá trình xem xét vì, có hiệu quả, bạn nói với QBO trước làm thế nào để điều trị một số loại giao dịch.
Quy tắc làm việc như thế nào
Ví dụ, bạn mua xăng cho xe kinh doanh sử dụng xe ô tô từ trạm xăng Shell và bạn luôn phải trả bằng thẻ tín dụng mà bạn đã kết nối với một tổ chức tài chính tại QBO. Có hiệu quả, bạn muốn phân loại tất cả các giao dịch tại trạm Shell vào tài khoản chi phí nhiên liệu của bạn.
Bạn có thể phân loại theo cách thủ công một trong các giao dịch này và chờ QBO để "tìm hiểu" sở thích của bạn, hoặc bạn có thể thiết lập một quy tắc cho QBO để làm theo. Khi bạn thiết lập một quy tắc, bạn chỉ định các thông tin như các tài khoản và các loại giao dịch (tiền trong hoặc tiền ra) mà các quy tắc nên áp dụng.
Bạn có thể tạo một quy tắc ảnh hưởng đến tất cả các tài khoản hoặc một quy tắc ảnh hưởng đến các tài khoản cụ thể.
Sau đó bạn xác định các tiêu chí mà các giao dịch cá nhân nên đáp ứng trước khi QBO hành động về các giao dịch. Cuối cùng, bạn quy định thông tin QBO nên gán cho các giao dịch thỏa mãn các tiêu chí. Ví dụ: bạn có thể chỉ định loại giao dịch và một loại.
Các quy tắc bạn thiết lập có thể hoạt động theo một trong hai cách:
- QBO có thể sử dụng quy tắc của bạn để đề xuất các thay đổi đối với các giao dịch đã tải xuống mà bạn sau đó xem xét và chấp thuận. Hoặc
- Bạn có thể chọn QBO tự động áp dụng quy tắc cho tất cả các giao dịch mà nó quyết định phù hợp với điều kiện của quy tắc và thêm các giao dịch đó vào QBO.
Cách tiếp cận thứ hai có thể có vẻ nguy hiểm, nhưng nó thực sự là không. Mặc dù QBO tự động áp dụng quy tắc, bạn vẫn có thể thay đổi các giao dịch mà QBO tự động chấp nhận.
Tạo quy tắc
Bạn thiết lập một trong hai loại quy tắc - một nguyên tắc gợi ý thay đổi và bạn phải xem lại chúng, và một quy tắc tự động thêm các giao dịch dựa trên một quy tắc - sử dụng các bước tương tự.Chỉ có một bước mà bạn làm khác đi.
Chọn Giao dịch → Ngân hàng.
- Trang Ngân hàng và Thẻ Tín dụng xuất hiện.
Ở phía bên phải của trang, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Cập nhật và chọn Quản lý quy tắc.
- QBO hiển thị trang Quy tắc.
Nhấp vào nút Quy tắc mới ở góc trên bên phải của trang Quy tắc.
- QBO hiển thị hộp thoại Rule.
Gán một nguyên tắc - một cái sẽ có ý nghĩa đối với bạn.
- Xác định xem quy tắc có áp dụng cho tiền chuyển vào QBO hoặc tiền đang chảy ra khỏi QuickBooks và chọn các tài khoản mà bạn muốn áp dụng quy tắc.
- Sử dụng phần "Khi giao dịch gặp nhau" để đặt các tiêu chí QBO nên sử dụng khi kiểm tra các giao dịch đã tải xuống để xác định có nên áp dụng quy tắc cho họ hay không.
- Bạn có thể đặt nhiều tiêu chí bằng nút Thêm dòng và bạn có thể chỉ định rằng một giao dịch phải đáp ứng tất cả hoặc bất kỳ tiêu chí nào. Chỉ định "tất cả" là nghiêm ngặt hơn và QBO là lựa chọn nhiều hơn về việc áp dụng các quy tắc.
Hộp danh sách đầu tiên trong phần này cho phép bạn chỉ định xem liệu QBO nên so sánh mô tả giao dịch, văn bản ngân hàng hay số tiền giao dịch với điều kiện bạn đặt. Đối với những người tìm hiểu đó, Mô tả (mô tả giao dịch) đề cập đến văn bản xuất hiện trong cột Mô tả của trang Ngân hàng và Thẻ tín dụng. Tùy chọn Ngân hàng Văn bản đề cập đến Ngân hàng Chi tiết mô tả tải ngân hàng; bạn có thể xem Bản mô tả chi tiết ngân hàng nếu bạn nhấp vào bất kỳ giao dịch đã tải xuống nào. Mô tả chi tiết về Ngân hàng xuất hiện ở dưới cùng bên trái của các giao dịch được chỉnh sửa.
Ở cuối hộp thoại Quy tắc, đặt thông tin bạn muốn QBO áp dụng cho các giao dịch đáp ứng các tiêu chí của quy tắc. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều điều sau đây:
- Chọn loại giao dịch QBO nên gán cho giao dịch.
- Chọn Người nhận thanh toán và một hoặc nhiều loại để áp dụng cho các giao dịch đáp ứng các điều kiện của quy tắc.
- Tùy chọn, thêm Ghi nhớ cho mỗi giao dịch đáp ứng các điều kiện của quy tắc.
- Chọn hộp kiểm Tự động Thêm vào Sách của tôi nếu bạn muốn QBO tự động thêm các giao dịch đáp ứng các điều kiện của quy tắc đối với công ty của bạn.
- Đây là bước "khác" hơn bạn tìm thấy trong phần giới thiệu về các bước này. Nếu bạn chọn hộp này, bạn không cần phê duyệt các giao dịch mà QBO áp dụng quy tắc này. Nhưng bạn luôn có thể thay đổi các giao dịch được thêm tự động.
Nhấp vào Lưu.
- Khi bạn tạo một quy tắc, bạn có thể sử dụng cột Actions của trang Rules để sao chép nó (để bạn không phải tạo các quy tắc tương tự từ đầu) và để xóa các quy tắc mà bạn không còn muốn nữa. Và, nếu bạn cần chỉnh sửa quy tắc, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa trong cột Tác vụ để mở lại hộp thoại Quy tắc và thực hiện thay đổi.
Kế toán viên, bạn có thể giúp khách hàng của bạn và tiết kiệm thời gian nếu bạn xuất khẩu và nhập khẩu các quy tắc giữa các công ty QBO.
