Thiết lập Cơ sở dữ liệu của bạn với một Cơ sở dữ liệu Excel - núm vú

Tất cả các chức năng cơ sở dữ liệu trong Excel lấy tham chiếu cơ sở dữ liệu làm đối số đầu tiên. Khu vực cơ sở dữ liệu phải bao gồm tiêu đề (tên trường) ở hàng đầu tiên. Trong hình dưới đây, hàng đầu tiên sử dụng ID sinh viên, Lớp, Giáo viên và Lớp cuối cùng làm tiêu đề cho thông tin trong mỗi cột tương ứng.

sử dụng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin sinh viên.

Một cách tuyệt vời để làm việc với các chức năng cơ sở dữ liệu là đặt tên cho khu vực cơ sở dữ liệu và sau đó nhập tên, thay vì địa chỉ phạm vi, trong hàm.

Để thiết lập một tên, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn toàn bộ khu vực cơ sở dữ liệu.

   Đảm bảo hàng trên cùng có tiêu đề và được bao gồm trong vùng lựa chọn.

2. Nhấp vào tab Công thức (ở đầu cửa sổ Excel).

3. Nhấp Xác định Tên trong vùng Xác định Tên.

   Hộp thoại Tên Mới xuất hiện, với vùng địa chỉ được đặt trong hộp Refers To.

4. Nhập tên vào Hộp tên (hoặc sử dụng tên đề xuất).

5. Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Sau đó, nếu các bản ghi được thêm vào cuối cơ sở dữ liệu, bạn phải xác định lại phạm vi của khu vực được đặt tên để bao gồm các hàng mới. Bạn có thể làm như sau:

1. Nhấp chuột vào nút Quản lý Tên trên tab Excel Formulas.

   Hộp thoại Trình quản lý Tên xuất hiện.

2. Nhấp vào tên trong danh sách mà bạn muốn định nghĩa lại.

3. Nhấp vào nút Chỉnh sửa trong hộp thoại.

   Excel sẽ mở hộp thoại Chỉnh sửa tên, được hiển thị ở đây, với thông tin về phạm vi đã chọn.

   

   Cập nhật tham chiếu đến một khu vực được đặt tên.

4. Thay đổi tham chiếu trong hộp Refers To.

   Bạn có thể sử dụng nút vuông nhỏ ở bên phải hộp Refers To để xác định tham chiếu mới bằng cách kéo con trỏ chuột lên trên nó. Nhấp vào nút vuông nhỏ làm giảm kích thước của hộp thoại Chỉnh sửa tên và cho phép bạn truy cập vào bảng tính. Khi bạn đã hoàn thành kéo chuột qua vùng bảng tính mới, nhấn Enter để quay trở lại hộp thoại Chỉnh sửa tên.

5. Nhấp vào nút OK để lưu thay đổi tham chiếu và đóng hộp thoại.

6. Nhấp vào Đóng.

Nếu bạn thêm bản ghi vào dãy cơ sở dữ liệu của bạn bằng cách chèn các hàng mới ở đâu đó ở giữa, thay vì thêm chúng vào cuối, Excel tự động điều chỉnh tham chiếu đến dải ô đã đặt tên.