Nhấn mạnh các Giá trị hàng đầu trong Biểu đồ cho Bảng điều khiển Excel của bạn - những núm vú

Đôi khi một biểu đồ thực sự là cách tốt nhất để hiển thị một bộ dữ liệu trên bảng điều khiển và báo cáo của Excel, nhưng bạn vẫn muốn gọi sự chú ý đến các giá trị hàng đầu trong biểu đồ đó. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng một kỹ thuật thực sự làm nổi bật các giá trị hàng đầu trong biểu đồ của bạn.

Tức là bạn có thể sử dụng Excel để tìm ra giá trị trong loạt dữ liệu của bạn nằm ở giá trị n thứ nhất và sau đó áp dụng định dạng đặc biệt cho chúng. Con số này minh hoạ một ví dụ trong đó 5 quý đầu được đánh dấu và đưa ra nhãn.

Bí quyết của kỹ thuật này là chức năng LARGE tối nghĩa của Excel. Hàm LARGE trả về số lớn nhất n số từ một tập dữ liệu. Nói cách khác, bạn nói với nó nơi để tìm và thứ hạng số bạn muốn.

Để tìm số lớn nhất trong tập dữ liệu, bạn nhập công thức LARGE (Data_Range, 1). Để tìm số lớn thứ năm trong tập dữ liệu, hãy sử dụng LARGE (Data_Range, 5). Con số này minh họa chức năng LARGE hoạt động như thế nào.

Ý tưởng là khá đơn giản. Để xác định năm giá trị đầu tiên trong tập dữ liệu, trước tiên bạn cần xác định số lớn thứ năm (chức năng LARGE để cứu hộ) và sau đó kiểm tra từng giá trị trong tập dữ liệu để xem nó có lớn hơn số lớn thứ năm không. Dưới đây là những gì bạn làm:

1. Tạo một trình cấp dữ liệu biểu đồ bao gồm các công thức liên kết lại với dữ liệu thô của bạn. Bộ cấp dữ liệu phải có hai cột: một để giữ dữ liệu không nằm trong top 5 và một để giữ dữ liệu nằm trong top 5, như thể hiện trong hình này.

   

2. Trong hàng đầu tiên của bảng cấp dữ liệu biểu đồ, nhập các công thức được hiển thị trong hình trước.

   Công thức cho cột thứ nhất (F4) kiểm tra xem giá trị trong ô C4 có nhỏ hơn số được trả về bởi công thức LARGE hay không (giá trị lớn thứ năm). Nếu có, giá trị trong ô C4 sẽ được trả về. Nếu không, NA được sử dụng.

   Công thức cho cột thứ hai hoạt động theo cùng một cách, ngoại trừ câu lệnh IF: Nếu giá trị trong ô C4 lớn hơn hoặc bằng số được trả về bởi công thức, thì giá trị được trả về; nếu không, NA được sử dụng.

3. Sao chép các công thức xuống để điền vào bảng.

4. Sử dụng bảng phân phối biểu đồ để vẽ dữ liệu vào biểu đồ cột xếp chồng lên nhau.

   Bạn ngay lập tức thấy một biểu đồ hiển thị hai chuỗi dữ liệu: một cho các điểm dữ liệu không nằm trong top 5, và một cho các điểm dữ liệu trong năm đầu, như thể hiện trong hình này.

   

   Lưu ý rằng biểu đồ trong hình này cho thấy một số số không biết rogue. Bạn có thể sửa biểu đồ để các số không xuất hiện bằng cách thực hiện vài bước tiếp theo.

5. Nhấp chuột phải vào bất kỳ nhãn dữ liệu nào của chuỗi "không nằm trong top 5" và chọn Định dạng Nhãn dữ liệu.

   Hộp thoại Định dạng Dữ liệu Nhãn xuất hiện.

6. Trong hộp thoại này, mở rộng phần Numbers và chọn Custom trong danh mục Category.

7. Nhập #, ## 0;; như định dạng số tùy chỉnh, như thể hiện trong hình này.

   

8. Nhấp vào Thêm và sau đó nhấp vào Đóng.

Khi bạn quay trở lại biểu đồ, bạn sẽ thấy rằng các số không giả mạo hiện đã bị ẩn và biểu đồ của bạn đã sẵn sàng cho màu sắc, nhãn và định dạng khác mà bạn muốn áp dụng.

Bạn có thể áp dụng cùng một kỹ thuật để làm nổi bật 5 giá trị dưới cùng trong tập dữ liệu của bạn. Sự khác biệt duy nhất là thay vì sử dụng chức năng LARGE, bạn sử dụng chức năng SMALL. Trong khi hàm LARGE trả lại giá trị n thứ nhất từ ​​một dãy, hàm SMALL trả giá trị nhỏ nhất n thứ. Hình dưới đây minh hoạ các công thức bạn sử dụng để áp dụng cùng một kỹ thuật nêu ra ở đây cho năm giá trị dưới cùng.

Công thức cho cột thứ nhất (F22) kiểm tra xem giá trị trong ô C22 lớn hơn số được trả về bởi công thức SMALL hay không (giá trị nhỏ nhất thứ năm). Nếu có, giá trị trong ô C22 sẽ được trả về. Nếu không, NA được sử dụng.

Công thức cho cột thứ hai hoạt động theo cùng một cách ngoại trừ câu lệnh IF: Nếu giá trị trong ô C22 lớn hơn số được trả về bởi công thức SMALL, thì NA được sử dụng; nếu không giá trị được trả lại.