Chỉnh sửa trong Word 2007: Theo dõi Thay đổi và Xem lại - núm vú

Viết là một nghệ thuật cô đơn … nghĩa là, cho đến khi các biên tập viên xuất hiện. Họ sẽ sửa đổi bằng cách thêm vào công việc viết cẩn thận của bạn, di chuyển công cụ xung quanh, và xóa văn bản (ouch!). Không có cách nào để xác định văn bản gốc của bạn từ văn bản đã sửa đổi - trừ khi bạn sử dụng công cụ Track Changes của Word 2007.

Theo dõi các thay đổi khi bạn thực hiện chúng

Để lưu ý những thay đổi trên màn hình khi chúng được thực hiện, chỉ cần kích hoạt tính năng theo dõi sửa đổi của Word: Nhấp vào tab Đánh giá và sau đó nhấp vào nút Theo dõi Thay đổi. Phím tắt là Ctrl + Shift + E.

Với việc theo dõi sửa đổi, bạn chỉ cần bắt đầu chỉnh sửa tài liệu. Bất kỳ văn bản mới nào bạn thêm xuất hiện bằng màu đỏ. Văn bản bạn xóa được tô màu đỏ với gạch ngang. (Đây không phải là các thuộc tính văn bản thực sự, nhưng đúng hơn là từ cho bạn thấy văn bản nào bị rối tung.

Để tắt tính năng theo dõi sửa đổi, hãy nhấp vào nút Track Changes một lần nữa.

• Mối đầu tiên bạn kích hoạt đúng Theo dõi sửa đổi là nút Track Changes xuất hiện được đánh dấu.

• Thông thường người dùng Word không quen thuộc với việc theo dõi sửa đổi sẽ bị làm thất vọng với văn bản được gạch dưới màu đỏ bất ngờ., để kích hoạt tính năng này, hãy nhấp vào nút Theo dõi các thay đổi trong nhóm Theo dõi của tab Đánh giá

Xem lại các thay đổi

Điều này được hiểu rằng bạn muốn xem xét kỹ lưỡng mọi thay đổi được thực hiện cho tài liệu của bạn., nhờ lệnh trong nhóm Thay đổi được tìm thấy trên tab Đánh giá Dưới đây là cách thực hiện:

1. Nhấn Ctrl + Home để bắt đầu ở đầu tài liệu > Đảm bảo rằng bạn đang xem xét tài liệu được so sánh, chứ không phải phiên bản ban đầu hoặc đã được chỉnh sửa (xem phần sectio trước n).

2. Nhấp vào nút Tiếp theo để xác định vị trí thay đổi tiếp theo trong tài liệu của bạn.

•

Để chấp nhận thay đổi, nhấn vào nút Chấp nhận. Sự thay đổi được chấp thuận và bạn sẽ được đưa tới phần tiếp theo của văn bản đã sửa đổi. Hoặc: •

Để từ chối thay đổi, hãy nhấp vào nút Từ chối. Thay đổi được xóa khỏi tài liệu của bạn và bạn sẽ được đưa đến vị trí tiếp theo nơi văn bản đã được sửa đổi. 3. Lưu tài liệu cuối cùng.

Khi bạn tìm thấy sự thay đổi cuối cùng và cố định nó (hoặc không), hộp thoại sẽ giải thích rằng nhiệm vụ của bạn đã kết thúc. Tài liệu đã được xem xét. Bạn nên lưu nó vào đĩa bằng cách đặt tên cho nó một cái mới để bạn biết đó là kết quả của những nỗ lực kết hợp.

Quá trình này sẽ xóa tất cả các dấu hiệu sửa đổi khỏi tài liệu của bạn. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

Sử dụng các nút X để đóng các khung công việc khác nhau đang mở cho quy trình xem lại.

• Khi bạn thực sự vội vàng, bạn có thể sử dụng các menu thả xuống bên dưới nút Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối) hoặc Chọn lệnh Từ chối (Reject) để chọn lệnh Accept All Changes in Document hoặc Reject All Changes in Document.
• Khi bạn ngốc, bạn có thể chọn Chỉnh sửa -> Hoàn tác, cũng như bạn có thể hoàn tác bất kỳ boo-boo nào khác.
• Bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ điểm sửa đổi nào để chấp nhận hoặc từ chối nó.