Chỉnh sửa Tài liệu với IBM Workplace Services Express - núm vú

Thông thường, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu của mình trong IBM Workplace Services Express (WSE) và, tùy thuộc vào cài đặt truy cập của thư viện tài liệu, bạn có thể cũng có thể chỉnh sửa tài liệu của đồng đội. Tuy nhiên, đôi khi bạn không thể chỉnh sửa tài liệu ở tất cả, ngay cả những tài liệu bạn tự tạo ra.

Bạn có thể dễ dàng cho biết liệu bạn có thể chỉnh sửa một tài liệu vì khi mở nó, bạn có thể nhìn thấy nút Chỉnh sửa hoặc bạn không làm vậy.

Đây là một số lý do khiến bạn không thể chỉnh sửa tài liệu:

Thư viện tài liệu có thể không được thiết lập để cho phép bạn chỉnh sửa bất kỳ tài liệu nào, vì bản chất của thư viện.

• Tài liệu
• khóa - một trong hai người khác trong nhóm của bạn đang chỉnh sửa hoặc một người nào đó đã khóa tài khoản đó để ngăn những thay đổi tiếp theo. Giả sử bạn có thể chỉnh sửa một tài liệu cụ thể - vì bạn có quyền truy cập chính xác và tài liệu không bị khóa - các phần sau đây sẽ đề cập đến một vài điều bổ sung mà bạn có thể làm với tài liệu ngoài việc chỉnh sửa nội dung thực tế của nó.

Phần quan trọng nhất của một tài liệu, tất nhiên, là nội dung của nó. Nhưng có nhiều tài liệu hơn, theo như WSE là có liên quan.

Bạn có thể chỉnh sửa thuộc tính của tài liệu - các trường mà WSE theo dõi mọi tài liệu - chẳng hạn như tên, mô tả của tài liệu, v.v … Nội dung này

khoảng

một tài liệu đôi khi được gọi là siêu dữ liệu . Tài sản tài sản có thể rất quan trọng để đảm bảo rằng các thành viên khác trong nhóm có thể tìm tài liệu, đặc biệt là khi họ tìm kiếm nó. Bạn càng thêm thông tin trong các trường thuộc tính, càng có nhiều khả năng người dùng khác có thể truy cập và sử dụng nội dung trong tài liệu.

Để chỉnh sửa thuộc tính của tài liệu, cho dù nó đã được tạo bằng Văn phòng hoặc một trình soạn thảo WSE, hãy làm theo các bước sau:

1. Xác định vị trí và mở tài liệu bạn muốn thay đổi và nhấp vào nút Chỉnh sửa.

Biểu mẫu Chỉnh sửa Tài liệu xuất hiện.

2. Sử dụng biểu mẫu Chỉnh sửa Tài liệu để thay đổi tiêu đề, mô tả hoặc ngôn ngữ ưa thích của tài liệu.

3. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Xuất bản, Gửi để chấp thuận hoặc Lưu dưới dạng Riêng, nếu thích hợp.

Tài liệu được lưu và đóng.

Thay tài liệu

Thỉnh thoảng bạn cần phải thay thế tài liệu, khóa, kho và thùng. Đây không phải là điều bạn thường làm, nhưng đôi khi bạn có một tệp trên ổ cứng cục bộ của mình mà bạn cần tải lên thay cho tài liệu đã có trong thư viện.Không cần phải nói, tài liệu hiện tại là,

thay thế

- vĩnh viễn - vì vậy hãy thận trọng. Bạn không thể thay thế tài liệu đã được lưu như dự thảo đang chờ xử lý. Sử dụng các bước sau để thay thế tài liệu hiện có trong thư viện tài liệu bằng một tài liệu từ máy tính của bạn: 1. Định vị và mở tài liệu bạn muốn thay thế.

2. Nhấp vào nút Thay thế.

Biểu mẫu Thay thế Tài liệu sẽ xuất hiện.

3. Nhấp vào nút Duyệt qua và chọn tệp trên ổ đĩa cứng của bạn mà bạn muốn tải lên làm trình thay thế.

4. Nhấp vào nút Xuất bản, Gửi để phê duyệt hoặc Lưu dưới dạng Riêng, nếu thích hợp.

Tài liệu mới xuất hiện trong thư viện tài liệu và thư viện cũ bị biến mất.

Di chuyển hoặc sao chép tài liệu

Mặc dù các bước sao chụp và di chuyển một tài liệu hầu như giống nhau, nhưng tất nhiên, các kết quả khác nhau. Khi bạn sao chép một tài liệu, bạn kết thúc với hai phiên bản giống nhau của tài liệu trong hai thư mục khác nhau. Khi bạn di chuyển một tài liệu, tài liệu được lấy ra từ thư mục gốc của nó và gửi vào thư mục mà bạn chỉ định.

Sử dụng các bước sau để sao chép hoặc di chuyển tài liệu trong thư viện tài liệu:

1. Định vị và mở tài liệu.

2. Chọn Tác vụ Khác -> Sao chép hoặc Hành động Khác -> Di chuyển.

Hình thức Sao chép vào Thư mục (hoặc Di chuyển sang Thư mục) xuất hiện.

3. Chọn thư mục đích nơi bạn muốn đặt tài liệu đã được sao chép hoặc di chuyển.

4. Nhấp OK.

Tài liệu được sao chép hoặc di chuyển đến vị trí mới.