Tài liệu Giữ ​​lại trong QuickBooks 2012 - những con người

Đôi khi người ta hỏi họ nên giữ các báo cáo QuickBooks cũ, bản sao hóa đơn và các thông tin kế toán khác bao lâu. Thật không may, không có một câu trả lời phù hợp với tất cả mọi người. Tuy nhiên, đây là một số điều cần suy nghĩ về:

• Xem xét liệu bên kia giao dịch có cần thông tin không. Ví dụ: nếu bạn đang tranh cãi về thời gian với một nhà cung cấp về việc bạn đã trả một số hóa đơn hay không, bạn nên giữ các hóa đơn của nhà cung cấp và bất kỳ hồ sơ thanh toán nào của bạn cho đến khi cuộc tranh luận tiếp tục.

  Điều này có nghĩa là bất kỳ thủ tục giấy tờ nào mà các hóa đơn và thanh toán của nhà cung cấp tài liệu không nhất thiết phải được giữ lại nếu bạn không có vấn đề.

• Xem xét các yêu cầu kế toán thuế. Theo luật pháp (rất nhiều người không nhận ra điều này), một doanh nghiệp phải duy trì các sổ sách kế toán để báo cáo lợi nhuận, thiệt hại, thu nhập và khấu trừ cho Sở Thuế Vụ. Điều này có nghĩa là bất cứ điều gì mà bạn cần phải tính toán lợi nhuận của bạn hoặc chứng minh các yếu tố trong tính toán của bạn phải được duy trì.

  Tuy nhiên, thời hạn hiệu lực thường kéo dài ba năm kể từ ngày bạn nộp đơn hoàn lại. Điều này có nghĩa là, trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần phải lưu giữ các giấy tờ đó là bất kỳ quá ba năm trước trở lại mà nó liên quan đến.

  Nói cách khác, nếu bạn có dữ liệu từ năm 2007 và bạn đã nộp tờ khai thuế năm 2007 vào ngày 15 tháng 3 năm 2008, trước ngày 16 tháng 3 năm 2011, bạn không nên (trong hầu hết các trường hợp) giữ tất cả những gì cũ giấy tờ. Thời hiệu chỉ ra rằng bạn sẽ có thể loại bỏ những thứ cũ.

  Một điều thận trọng là vì một số trường hợp ngoại lệ tồn tại cho thời hiệu ba năm này:

  • Nếu bạn thực sự cẩu thả và thông qua sự lúng túng của bạn đã bỏ qua thu nhập vượt quá của 25 phần trăm số tiền mà bạn quay trở lại cho thấy, thời hiệu giới hạn bằng 6 năm.

  • Nếu không nộp đơn hoặc nộp đơn gian lận, thì không có thời hạn.

  • Các quốc gia không có thuế thu nhập (như Washington) sử dụng một bộ quy tắc khác và có thể sử dụng thời hạn dài hơn. Washington, ví dụ, nói rằng thời hiệu kéo dài bốn năm, không phải ba.

• Hãy xem xét hồ sơ cũ mà bạn có thể cần trong tương lai để tính một mục cho bản khai thuế của bạn. Những cần phải được giữ lại. Ví dụ, nếu bạn mua một nhà máy cách đây 30 năm, giữ lại hồ sơ mua hàng đó cho đến 3 (hoặc 6) năm sau khi bạn bán nhà máy.

• Xem xét rằng trong một số ngành công nghiệp, các quy tắc lưu giữ tài liệu khác hoặc các quy định tồn tại. Chẳng hạn, nếu bạn là bác sĩ, bạn phải giữ hồ sơ bệnh nhân cũ - và có thể bao gồm thông tin kế toán bệnh nhân - trong thời gian hơn ba năm. Các quy tắc lưu giữ tài liệu khác khác nhau theo ngành. Tìm ra những quy tắc dành cho ngành của bạn.

Làm thế nào để bạn có ý thức của những gợi ý mơ hồ? Hãy đến với một phỏng đoán sơ bộ về khoảng thời gian bạn nghĩ rằng bạn nên treo lên để cụ.

Bạn có thể muốn suy nghĩ hai lần về việc chỉ đơn giản hủy bỏ các hồ sơ tài chính. Bạn có thể muốn hủy tài liệu trước. Nhân tiện, một số cửa hàng cung cấp văn phòng lớn cung cấp các dịch vụ nạo vét trong cửa hàng với giá cả hợp lý.