Tài liệu Giữ ​​lại trong QuickBooks - núm vú

Bao lâu bạn nên giữ lại các báo cáo cũ, bản sao hóa đơn và các thông tin kế toán khác? Thật không may, không có một câu trả lời cho một câu trả lời cho những câu hỏi này. Tuy nhiên, đây là một số điều cần suy nghĩ về:

• Xem xét liệu bên kia giao dịch có cần thông tin không. Ví dụ: nếu bạn đang tranh cãi về thời gian với một nhà cung cấp về việc bạn đã trả một số hóa đơn hay không, bạn nên giữ các hóa đơn của nhà cung cấp và bất kỳ hồ sơ thanh toán nào của bạn cho đến khi cuộc tranh luận tiếp tục.

  Điều này có nghĩa là bất kỳ thủ tục giấy tờ nào mà các hóa đơn và thanh toán của nhà cung cấp tài liệu không nhất thiết phải được giữ lại nếu bạn không có vấn đề.

• Xem xét các yêu cầu kế toán thuế. Theo luật pháp (rất nhiều người không nhận ra điều này), một doanh nghiệp phải duy trì các sổ sách kế toán để báo cáo lợi nhuận, thiệt hại, thu nhập và khấu trừ cho Sở Thuế Vụ. Điều này có nghĩa là bất cứ điều gì mà bạn cần phải tính toán lợi nhuận của bạn hoặc chứng minh các yếu tố trong tính toán của bạn phải được duy trì.

  Tuy nhiên, thời hạn hiệu lực thường kéo dài ba năm kể từ ngày bạn nộp đơn hoàn lại. Điều này có nghĩa là trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần phải lưu giữ các giấy tờ đó là bất kỳ quá ba năm trước trở lại mà nó liên quan đến. Nói cách khác, nếu bạn có dữ liệu từ năm 2009, và bạn đã nộp bản khai thuế năm 2009 vào ngày 15 tháng 3 năm 2010, trước ngày 16 tháng 3 năm 2013, bạn không nên (trong hầu hết các trường hợp) giữ tất cả những giấy tờ cũ đó.

  Hạn chế quy định rằng bạn sẽ có thể loại bỏ những thứ cũ. Một lời thận trọng là đúng, bởi vì một số trường hợp ngoại lệ tồn tại cho thời hiệu ba năm này:

  • Nếu bạn thực sự cẩu thả và, thông qua sự lúng túng, bỏ qua thu nhập vượt quá 25 phần trăm hiển thị trở lại, thời hiệu giới hạn bằng sáu năm.

  • Nếu không nộp đơn hoặc nộp đơn gian lận, thì không có thời hạn.

  • Các quốc gia không có thuế thu nhập (như tiểu bang Washington) sử dụng một bộ quy tắc khác và có thể sử dụng thời hạn dài hơn. Chẳng hạn, tiểu bang Washington nói rằng thời hiệu kéo dài bốn năm, không phải ba.

• Hãy xem xét hồ sơ cũ mà bạn có thể cần trong tương lai để tính một mục cho bản khai thuế của bạn. Các bản ghi này cần được giữ lại. Ví dụ, nếu bạn mua một nhà máy cách đây 30 năm, giữ lại hồ sơ mua hàng đó cho đến 3 (hoặc 6) năm sau khi bạn bán nhà máy.

• Xem xét rằng trong một số ngành công nghiệp, các quy tắc lưu giữ tài liệu khác hoặc các quy định tồn tại. Chẳng hạn, nếu bạn là bác sĩ, bạn phải giữ hồ sơ bệnh nhân cũ - và có thể bao gồm thông tin kế toán bệnh nhân - trong thời gian hơn ba năm. Các quy tắc lưu giữ tài liệu khác khác nhau theo ngành. Tìm ra những quy tắc dành cho ngành của bạn.

• Xem xét nguy cơ giữ lại thông tin bí mật quá dài. Cuối cùng, mặc dù bạn có thể suy nghĩ về tất cả những điểm bỏ qua và kết luận rằng bạn nên giữ hồ sơ tài chính của bạn vĩnh viễn, lưu ý rằng cách tiếp cận này cũng gây ra rủi ro. Tài liệu tài chính bạn lưu trữ nhiều hơn, trong một số trường hợp, thông tin này có thể bị mất hoặc bị đánh cắp.

  Bạn sẽ không muốn, ví dụ, để giữ dữ liệu trong nhiều năm mà bạn phải thuê một nhà kho trong một khu vực xấu của thị trấn chỉ để lưu trữ các thứ.

Tổng kết, làm thế nào để bạn có ý thức về những gợi ý mơ hồ? Hãy đến với một phỏng đoán sơ bộ về khoảng thời gian bạn nghĩ rằng bạn nên treo lên để cụ.

Nếu bạn không làm bất cứ điều gì phạm tội hoặc gian lận hoặc cẩu thả, hãy ném bất cứ thứ gì đã trên năm tuổi. Phân tách các tài liệu bạn có thể ném ra từng năm vào các ô. Đánh dấu các ô với số năm. Cũng gắn nhãn hộp với ghi chú như "Hủy năm 2016" chỉ để bạn biết khi nào bạn có thể quăng ra thứ đó.

Bạn có thể muốn suy nghĩ hai lần về việc chỉ đơn giản hủy bỏ các hồ sơ tài chính. Đừng phát ra hồ sơ cá nhân của bạn hoặc, tất nhiên, bất kỳ hồ sơ khách hàng nào: hủy các tài liệu trước.

Nhân tiện, một số cửa hàng cung cấp văn phòng lớn cung cấp dịch vụ nạo vét trong kho với giá cả hợp lý.