Trực tiếp Nhập dữ liệu nội bộ của Excel - núm vú

Bạn có thể sử dụng kết hợp các bảng trụ và các kết nối dữ liệu Excel để tương tác trực tiếp với mô hình dữ liệu nội bộ, mà không có công cụ Power Pivot add-in. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng các phiên bản Excel không được cung cấp cùng với tiện ích bổ sung Power Pivot, chẳng hạn như khi bạn đang sử dụng Microsoft Office, phiên bản Gia đình hoặc Doanh nghiệp nhỏ. Mỗi bảng tính Excel 2013 và 2016 đi kèm với một mô hình dữ liệu nội bộ.

Hãy tưởng tượng rằng bạn có bảng Giao dịch mà bạn nhìn thấy ở đây, và trên một bảng tính khác bạn có bảng Employees có chứa thông tin về nhân viên.

Bảng này cho thấy các giao dịch theo số nhân viên.

Bảng này cung cấp thông tin về nhân viên: họ, tên, chức vụ.

Bạn cần phải tạo một phân tích cho thấy doanh số bán hàng theo chức danh công việc. Điều này thường là khó khăn vì thực tế là doanh thu và chức danh công việc được phân thành hai bảng riêng biệt. Nhưng với Mô hình dữ liệu nội bộ, bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản sau:

1. Nhấp vào bên trong bảng dữ liệu Giao dịch và bắt đầu một bảng xoay mới bằng cách chọn Chèn ➪ Bảng tổng hợp từ Ribbon.
2. Trong hộp thoại Tạo PivotTable, chọn tùy chọn Thêm Dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu.

   

   Khi bạn tạo bảng pivot mới từ bảng Giao dịch, hãy chắc chắn chọn Thêm dữ liệu này vào Mô hình dữ liệu.

3. Nhấp vào bảng dữ liệu của nhân viên và bắt đầu bảng pivot mới.

   Một lần nữa, hãy chắc chắn chọn tùy chọn Thêm dữ liệu này vào mô hình dữ liệu, như được hiển thị.

   Lưu ý rằng hộp thoại Tạo PivotTable đang tham chiếu các dãy có tên. Tức là, mỗi bảng được đặt tên cụ thể. Khi bạn thêm dữ liệu vào Mô hình dữ liệu nội bộ, đó là cách hay nhất để đặt tên các bảng dữ liệu. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng nhận ra các bảng trong Mô hình dữ liệu nội bộ. Nếu bạn không đặt tên các bảng của mình, mô hình dữ liệu nội bộ cho biết chúng như là Range1, Range2, v.v.

   

   Tạo một bảng xoay mới từ bảng Nhân viên, và chọn Thêm dữ liệu này vào Model dữ liệu.
4. Để cung cấp cho bảng dữ liệu một tên, chỉ cần đánh dấu tất cả dữ liệu trong bảng, và sau đó chọn Công thức → Xác định lệnh Tên từ Ribbon. Trong hộp thoại, nhập tên cho bảng. Lặp lại cho tất cả các bảng khác.
5. Sau khi cả hai bảng đã được thêm vào mô hình dữ liệu nội bộ, mở danh sách PivotTable Fields và chọn bộ chọn TẤT CẢ. Bước này cho thấy cả hai phạm vi trong danh sách lĩnh vực.

   

   Chọn ALL trong danh sách PivotTable Fields để xem cả hai bảng trong mô hình dữ liệu nội bộ.
6. Tạo bảng xoay như bình thường.Trong trường hợp này, Job_Title được đặt trong vùng Hàng, và Sales_Amount đi đến khu vực Giá trị.

   Như bạn thấy ở đây, Excel nhận ra ngay rằng bạn đang sử dụng hai bảng từ mô hình dữ liệu nội bộ và nhắc bạn tạo mối quan hệ giữa chúng. Bạn có tùy chọn cho phép Excel tự động phát hiện mối quan hệ giữa các bảng của bạn hoặc để nhấp vào nút Tạo. Luôn luôn tạo ra các mối quan hệ của mình, để tránh bất kỳ khả năng của Excel nhận được nó sai.

   

   Khi Excel nhắc bạn, chọn tạo mối quan hệ giữa hai bảng.
7. Nhấp vào nút Tạo.

   Excel mở hộp thoại Tạo mối quan hệ, được hiển thị ở đây. Ở đó, bạn chọn các bảng và các trường xác định mối quan hệ. Bạn có thể thấy rằng bảng Giao dịch có một trường Sales_Rep. Nó liên quan đến bảng Employees thông qua trường Employee_Number.

Xây dựng mối quan hệ thích hợp bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Bảng và Cột.

Sau khi tạo mối quan hệ, bạn có một bảng xoay đơn sử dụng dữ liệu từ cả hai bảng để tạo phân tích cần thiết. Hình dưới minh họa rằng, bằng cách sử dụng mô hình dữ liệu nội bộ Excel, bạn đã đạt được mục tiêu hiển thị bán hàng theo tên công việc.

Bạn đã đạt được mục tiêu hiển thị bán hàng theo chức danh công việc.

Bạn thấy rằng trình đơn thả xuống dưới bên phải được đặt tên là Cột liên quan (Chính). Thuật ngữ chính nghĩa là mô hình dữ liệu nội bộ sử dụng trường này từ bảng kết hợp làm khóa chính.

Khóa chính là trường chỉ chứa các giá trị không phải là không có giá trị duy nhất (không có bản sao hoặc khoảng trắng). Các trường khoá chính là cần thiết trong mô hình dữ liệu để tránh lỗi kết nối và nhân bản. Mỗi mối quan hệ bạn tạo phải có một trường được chỉ định làm khóa chính.

Bảng Nhân viên phải có tất cả các giá trị duy nhất trong trường Employee_Number, không có khoảng trống hoặc giá trị null. Đây là cách duy nhất mà Excel có thể đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu khi tham gia nhiều bảng.

Sau khi bạn gán các bảng cho mô hình dữ liệu nội bộ, bạn có thể cần điều chỉnh mối quan hệ giữa các bảng. Để thay đổi các mối quan hệ trong mô hình dữ liệu nội bộ, hãy nhấp vào tab Dữ liệu trên Ribbon và chọn lệnh Quan hệ. Hộp thoại Quản lý mối quan hệ, được hiển thị ở đây, mở ra.

Hộp thoại Quản lý mối quan hệ cho phép bạn thay đổi các mối quan hệ trong mô hình dữ liệu nội bộ.

Ở đây, bạn sẽ thấy các lệnh sau:

• Mới: Tạo mối quan hệ mới giữa hai bảng trong mô hình dữ liệu nội bộ.
• Chỉnh sửa: Thay đổi mối quan hệ đã chọn.
• Kích hoạt: Thực thi mối quan hệ đã chọn, nói Excel xem xét mối quan hệ khi tổng hợp và phân tích dữ liệu trong mô hình dữ liệu nội bộ.
• Hủy kích hoạt: Tắt mối quan hệ đã chọn, nói Excel bỏ qua mối quan hệ khi tổng hợp và phân tích dữ liệu trong mô hình dữ liệu nội bộ.
• Xóa: Xóa mối quan hệ đã chọn.