Nguy cơ sử dụng Excel cho mô hình hoá tài chính - những người giả vờ

Các nhà lập mô hình tài chính, như bất cứ ai làm việc nhiều với Excel, rất ý thức được những rủi ro vốn có liên quan. Theo một nghiên cứu của Ray Panko, người có thẩm quyền hàng đầu về thực hành bảng tính, gần 90% các bảng tính có sai sót.

Một số nhà quản lý coi mô hình như thể họ có thể đưa ra câu trả lời cho tất cả các quyết định kinh doanh và giải quyết mọi vấn đề kinh doanh. Thật đáng sợ khi nhìn thấy niềm tin mù quáng mà nhiều nhà quản lý có trong mô hình tài chính của họ.

Mô hình tài chính rất quan trọng đối với các doanh nghiệp ngày nay. Sự phụ thuộc vào các mô hình tài chính dựa trên Excel đã được giữ kín trong nền văn hoá của nhiều tổ chức, và thực tiễn đưa ra "các mô hình kế thừa" cho các nhân viên cấp dưới, những người không hiểu mô hình hoạt động như thế nào là một thực tế phổ biến. Các mô hình đã được sử dụng nhiều lần qua nhiều năm được truyền lại và sử dụng lại. Là một nhà tư vấn, tôi đã nhìn thấy lần này và một lần nữa - người dùng không hiểu mô hình hoạt động như thế nào, nhưng anh ấy "khá tự tin" nó cho anh ta những kết quả chính xác.

Theo cả PwC và KPMG, hơn 90 phần trăm của bảng tính của công ty có chứa các lỗi vật chất. Xem xét tầm quan trọng của bảng tính trong kinh doanh, rủi ro này không phải là một trong những được đưa nhẹ. Nhóm Rủi ro Bảng tính Châu Âu (EuSpRIG) được thành lập vào năm 1999 chỉ nhằm mục đích giải quyết các vấn đề về tính toàn vẹn của bảng tính. Họ nghiên cứu và báo cáo về các câu chuyện kinh dị trên bảng tính, có chứa các lỗi về bảng tính mới nhất được báo cáo trên phương tiện truyền thông và cách họ có thể tránh được. Những hậu quả thảm khốc của việc sử dụng bảng tính không kiểm soát được luôn luôn làm phiền, và làm cho đọc một phần khủng khiếp.

Cả hai công thức và logic lỗi đều rất dễ thực hiện và phổ biến trong các mô hình tài chính doanh nghiệp. Là một người lập mô hình tài chính, bạn nên thận trọng tìm kiếm lỗi khi xây dựng mô hình.

Mặc dù những nguy cơ chính của việc sử dụng Excel liên quan đến tính nhạy cảm của nó đối với các lỗi, các vấn đề liên quan về năng lực và thiếu kỷ luật cũng đảm bảo đề cập đến.

Sức chứa

Trước Excel 2007, số lượng hàng tối đa mà Excel có thể xử lý là 65.000. Điều đó có vẻ như rất nhiều, đặc biệt nếu bạn chỉ bắt đầu với Excel, nhưng nó

không nơi nào gần đủ. Người sử dụng Excel trung bình sẽ thường xuyên chạy ra khỏi hàng và phải nghỉ mát để sử dụng Microsoft Access hoặc lưu giữ dữ liệu trong nhiều bài tập để lưu trữ dữ liệu. Của tôi, làm thế nào mọi thứ đã thay đổi! Từ Excel 2007 trở đi, số lượng hàng tăng lên hơn một triệu, có vẻ như là một cải tiến lớn vào thời điểm đó. Ở thời đại dữ liệu lớn này, tuy nhiên, bạn vẫn có thể dễ dàng chạy hết hàng, đặc biệt khi bạn bắt đầu chạy một vài công thức xuống cột. Thực tế, bất cứ thứ gì hơn một nửa triệu hàng trở nên rất chậm bằng cách sử dụng Excel thông thường.

Việc thiếu năng lực của Excel vẫn có thể được coi là một mối nguy hiểm bởi vì, bất chấp tất cả các khả năng mới của Excel hiện đại, nhiều người trong số họ vẫn đang được phát triển và rất ít người đang sử dụng chúng đến hết khả năng của họ được nêu ra. Để giải quyết các hạn chế về kích thước của Excel khi làm việc với số lượng lớn dữ liệu, mọi người vẫn đang cắt dữ liệu thành nhiều phần khác nhau, nhập và xuất từ ​​Access hoặc các cơ sở dữ liệu khác để tránh lưu trữ dữ liệu và xóa các dữ liệu lưu trữ, các thực hành nguy hiểm vì chúng dễ bị lỗi và không tốn thời gian.

Thiếu kỷ luật

Excel là một công cụ rất linh hoạt. Bạn có thể làm khá nhiều

bất cứ điều gì trong Excel, nhưng nó không có nghĩa là bạn nên! Một trong những lý do tôi thích nó rất nhiều là thiếu ranh giới hoặc hạn chế. Hầu hết các phần mềm buộc bạn phải sử dụng nó theo một cách nào đó, nhưng Excel cho phép bạn gõ bất cứ điều gì vào bất kỳ tế bào nào. Bây giờ, thật là tuyệt vời vì nó không có ranh giới, nó cũng vô cùng nguy hiểm và hơi đáng báo động. Bạn biết chỉ cần bao nhiêu thiệt hại có thể được thực hiện với một mô hình tài chính không chính xác, và thực tế là không có kiểm tra và cân bằng - ngoại trừ những gì bạn làm như là người tạo mẫu - đó là một viễn cảnh đáng sợ.

Nhiều mô hình tài chính tốt nhất đã được tạo ra cho mục đích chống lại sự thiếu kỷ luật trong các mô hình tài chính. Kiểm tra lỗi, định dạng, và các quy tắc về cách bố trí mô hình, thiết kế và cấu trúc được thiết kế để đưa một số ranh giới xung quanh mô hình, mà không có chúng trở thành một công cụ nguy hiểm trong tay kẻ xấu.