Tạo một Purchase Order trong QuickBooks - núm vú

Một đơn đặt hàng phục vụ một mục đích đơn giản: Nó nói với một số nhà cung cấp mà bạn muốn mua một số mặt hàng. Trên thực tế, một đơn đặt hàng là hợp đồng mua.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không sử dụng đơn đặt hàng. Nhưng khi chúng phát triển đến một quy mô nhất định, nhiều doanh nghiệp quyết định sử dụng chúng vì đơn đặt hàng trở thành bản ghi vĩnh viễn các mặt hàng mà bạn đã đặt hàng. Hơn nữa, việc sử dụng đơn đặt hàng thường chính thức hóa quy trình mua hàng trong công ty. Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng không ai trong công ty của bạn có thể mua bất cứ thứ gì có giá hơn 100 đô la trừ khi họ nhận được đơn mua hàng. Nếu chỉ có bạn có thể phát hành đơn đặt hàng, bạn đã kiểm soát hiệu quả hoạt động mua hàng thông qua thủ tục này.

Để sử dụng QuickBooks để tạo đơn đặt hàng, hãy làm theo các bước sau:

1. Thông báo cho QuickBooks rằng bạn muốn tạo một đơn đặt hàng bằng cách chọn Nhà cung cấp -> Tạo đơn mua hàng.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Tạo đơn mua hàng.

Lưu ý rằng nếu trình đơn Nhà cung cấp không cung cấp lệnh Tạo lệnh mua, QuickBooks không biết bạn muốn tạo đơn đặt hàng.

2. Sử dụng hộp danh sách thả xuống trình đơn của Nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp mà bạn muốn mua mặt hàng đó.

Danh sách thả xuống của Người bán hàng liệt kê từng nhà cung cấp trong Danh sách nhà cung cấp của bạn.

3. (Tùy chọn) Phân loại việc mua hàng bằng cách sử dụng hộp danh sách thả xuống Lớp.

4. (Tùy chọn) Cung cấp một Địa chỉ Gửi hàng đến khác trong hộp Danh sách thả Gửi đến.

Hộp danh sách thả xuống của tàu Để hiển thị danh sách tất cả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn. Bạn chọn con tàu để giải quyết bằng cách chọn một trong những tên khác. Sau khi bạn chọn một mục nhập từ danh sách Gửi đến, QuickBooks điền vào hộp Gửi đến địa chỉ với thông tin thích hợp.

5. Xác nhận ngày đặt hàng.

Ban đầu, QuickBooks đặt ngày hệ thống hiện tại vào hộp Date. Tuy nhiên, bạn nên xác nhận rằng ngày mà QuickBooks nhập như ngày đặt hàng mua hàng là chính xác. Đây là ngày hợp đồng. Thông thường, ngày đặt ra các điều khoản hợp đồng - chẳng hạn như số ngày mà mặt hàng đó cần được vận chuyển trong đó.

6. Xác nhận số đơn đặt hàng.

Số đơn đặt hàng, hoặc số P. O., xác định duy nhất tài liệu đơn đặt hàng. QuickBooks tuần tự số lệnh mua cho bạn và đặt số tiếp theo vào P.Hộp O. No. Việc đoán rằng QuickBooks tạo ra đúng thứ tự mua hàng thường là chính xác, nhưng nếu nó không chính xác, hãy nhập số thay thế.

7. Xác nhận nhà cung cấp và chuyển đến thông tin.

Khối Nhà cung cấp và khối Vận chuyển để xác định nhà cung cấp mà bạn đang mua mặt hàng đó và con tàu để xác định địa chỉ mà bạn muốn nhà cung cấp gửi lô hàng. Thông tin này phải chính xác nếu danh sách nhà cung cấp của bạn được cập nhật và bạn đã sử dụng hộp danh sách thả xuống Ship To một cách chính xác để xác định, nếu cần thiết, một địa chỉ Ship To thay thế. Tuy nhiên, xác nhận rằng thông tin thể hiện trong hai khối địa chỉ này là chính xác. Nếu thông tin không đúng, tất nhiên, sửa chữa nó. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin chặn địa chỉ bằng cách chọn thông tin không chính xác và sau đó đánh lại bất cứ điều gì cần được hiển thị.

8. Mô tả từng mục mà bạn muốn đặt hàng.

Bạn sử dụng các cột của cửa sổ Tạo đơn mua hàng để mô tả chi tiết từng mục mà bạn muốn đặt hàng như là một phần của việc mua. Mỗi mục đi trên hàng riêng của mình. Để mô tả mục mà bạn muốn mua từ nhà cung cấp, bạn cung cấp các thông tin sau:

•

Mục: Cột Mục cho phép bạn ghi lại số mục duy nhất cho mặt hàng mà bạn muốn mua. Hãy nhớ rằng các mục cần phải được nhập, hoặc được mô tả, trong Danh mục. Điều chính bạn cần biết về Danh sách mục là bất cứ điều gì bạn muốn hiển thị trên hóa đơn - hoặc, đối với vấn đề đó, về đơn đặt hàng - cần được mô tả trong tệp mục. •

Mô tả: Cột Mô tả hiển thị mô tả cho mục mà bạn chọn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa trường Mô tả để nó có ý nghĩa đối với khách hàng hoặc nhà cung cấp. •

Số lượng: Cột Số lượng cho phép bạn xác định số lượng mặt hàng mà bạn muốn. Bạn nhập số mục mà bạn muốn trong trường này, rõ ràng. •

Giá: Cột Giá cho phép bạn nhập giá cho mỗi đơn vị hoặc tỷ lệ trên mỗi đơn vị cho mặt hàng. Lưu ý rằng QuickBooks sử dụng các nhãn khác nhau cho cột này tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà bạn đã thiết lập. •

Khách hàng: Cột Khách hàng cho phép bạn xác định khách hàng mua vật phẩm đó. •

Số tiền: Cột Số tiền cho biết tổng chi tiêu cho mặt hàng đó. QuickBooks sẽ tính toán số tiền cho bạn bằng cách nhân số lượng theo tỷ lệ (hoặc giá). Bạn cũng có thể chỉnh sửa số tiền cột. Trong trường hợp này, QuickBooks sẽ điều chỉnh tỷ lệ (hoặc giá) để tỷ lệ số lượng thời gian luôn bằng với số tiền. Bạn cần nhập mô tả của từng mục cần được bao gồm trong đơn đặt hàng. Ví dụ: điều này có nghĩa là nếu bạn muốn đặt hàng sáu món hàng từ nhà cung cấp, đơn đặt hàng của bạn phải bao gồm sáu dòng thông tin.

9. In đơn đặt hàng.

Bạn sẽ muốn in lệnh mua hàng. Mục đích của việc ghi lại một đơn đặt hàng vào QuickBooks là tạo một hồ sơ chính thức về việc mua hàng. Bạn hầu như luôn luôn muốn truyền đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp.Đơn đặt hàng nói với nhà cung cấp chính xác những gì bạn muốn mua và giá mà bạn sẵn sàng trả. Để in lệnh mua hàng, bạn có thể nhấp vào nút In. Bạn cũng có thể in lệnh mua hàng sau đó trong một đợt; để làm như vậy, lưu tất cả các đơn đặt hàng mà bạn muốn tạo, và sau đó chọn File -> Print Forms -> Purchase Orders lệnh.

10. Lưu đơn đặt hàng.

Để lưu đơn đặt hàng của bạn, nhấp vào nút Lưu & Đóng hoặc nút Lưu & Mới. Nếu bạn nhấp vào nút Lưu & Mới, QuickBooks sẽ lưu lại đơn đặt hàng đó và hiển thị lại phiên bản trống của cửa sổ Tạo đơn đặt hàng mua hàng để bạn có thể ghi lại một đơn đặt hàng khác.