Tạo chỉ mục tài liệu Word 2007 - núm vú

Nếu bạn muốn tạo một chỉ mục cho tài liệu Word 2007, nhiệm vụ đầu tiên là đánh dấu các từ hoặc cụm từ bạn muốn đưa vào chỉ mục. Cách phổ biến nhất để làm điều đó là để chèn một điểm đánh dấu chỉ mục trong tài liệu tại mỗi lần xuất hiện của mỗi mục mà bạn muốn xuất hiện trong chỉ mục.

Đánh dấu mục nhập

Để đánh dấu mục nhập theo cách thủ công, làm theo các bước này miễn là bạn có thể tỉnh táo:

1. Mở tài liệu bạn muốn lập chỉ mục.

2. Chọn từ hoặc cụm từ bạn muốn trong chỉ mục bằng cách sử dụng chuột hoặc bàn phím.

3. Nhấn phím tắt Alt + Shift + X.

Alt + Shift + X là một trong những phím tắt đáng nhớ của Word, để đảm bảo. Nó mở hộp thoại Mark Index Entry.

4. Kiểm tra lại nội dung trong trường nhập chính. Nếu nó đúng, hãy nhấp vào nút Mark. Nếu không, sửa nó và sau đó nhấp vào Đánh dấu.

Văn bản không phải xuất hiện trong chỉ mục chính xác như xuất hiện trong tài liệu. Bạn có thể làm nổi bật một chữ viết tắt để bao gồm trong chỉ mục, ví dụ, nhưng sau đó chỉnh sửa trường nhập chính để sao chép toàn bộ từ, chứ không phải là viết tắt, xuất hiện trong chỉ mục.

5. Để lập chỉ mục một mục dưới một từ khác, gõ mục nhập khác vào trường Nhập chính và nhấp vào nút Đánh dấu một lần nữa.

Ví dụ: bạn có thể muốn tạo một mục nhập cho "mutt, manga" bên cạnh "muty mangy. "

6. Đánh dấu bất kỳ mục lục bổ sung nào bằng cách đánh dấu chúng trong tài liệu và nhấp vào nút Đánh dấu.

Hộp thoại Mark Index Entry hoạt động giống như hộp thoại Spelling theo cách nó ở trên màn hình sao cho bạn có thể đánh dấu hiệu quả các mục chỉ mục bổ sung. Vì vậy, trong khi hộp thoại Mark Index Entry vẫn hiển thị, bạn có thể chọn văn bản cho một mục nhập khác và sau đó nhấp Mark để đánh dấu nó. Bạn có thể tiếp tục lập chỉ mục miễn là bạn có năng lượng.

7. Sau khi bạn đánh dấu tất cả các mục chỉ mục mà bạn muốn, nhấp vào nút Đóng.

Các mục chỉ mục được đánh dấu bằng các mã đặc biệt được định dạng dưới dạng văn bản ẩn để bạn không thể nhìn thấy chúng thường xuyên và chúng không in. Tuy nhiên, chúng ở đó, chờ đợi để được tính khi bạn tạo chỉ mục.

Dưới đây là một số mẹo kịp thời để chuẩn bị các mục nhập chỉ mục của bạn:

• Cách hiệu quả nhất để tạo chỉ mục là sau khi bạn viết và chỉnh sửa tài liệu của mình. Tạo các mục chỉ mục như bạn viết tài liệu của bạn chỉ làm chậm bạn xuống và distracts bạn từ nhiệm vụ chính của bạn: viết.
• Nếu bạn gặp một từ hoặc cụm từ trong khi đánh dấu mục nhập mà bạn biết xảy ra ở nơi khác trong tài liệu của bạn, hãy nhấp vào nút Đánh dấu tất cả trong hộp thoại Đánh dấu Mục nhập Đánh dấu.Bằng cách nhấp vào nút Đánh dấu Tất cả, bạn tạo mục nhập chỉ mục không chỉ cho văn bản đã chọn mà còn cho bất kỳ sự xuất hiện khác của văn bản được chọn trong tài liệu.
• Mỗi lần bạn đánh dấu một mục nhập chỉ mục, Word sẽ kích hoạt tùy chọn Hiển thị Tất cả các Định dạng Đánh dấu, cho thấy không chỉ văn bản ẩn được sử dụng để đánh dấu các mục chỉ mục, mà còn các ký tự thường bị ẩn khỏi khung nhìn, chẳng hạn như các mã trường, các ký tự tab, dấu gạch nối tùy chọn, v.v … Hành vi này là bình thường, vì vậy đừng ngạc nhiên khi nó xảy ra
• Các mục nhập chỉ mục trông giống như sau: {XE "mangy mutt"}, được định dạng dưới dạng văn bản ẩn. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản nhập mục lục (phần giữa dấu ngoặc kép) nếu bạn muốn thay đổi một mục nhập chỉ mục sau khi bạn tạo nó.

Tạo chỉ mục

Sau khi bạn đánh dấu các mục nhập chỉ mục, quá trình tạo chỉ mục tương đối dễ dàng:

1. Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn chỉ mục xuất hiện.

Chỉ mục thường bắt đầu trên một trang mới gần cuối của tài liệu.

2. Mở thẻ References trên Ribbon và sau đó nhấp vào nút Insert Index trong nhóm Index.

Hộp thoại chỉ mục xuất hiện.

3. Chọn kiểu chỉ mục mà bạn muốn từ danh sách Định dạng thả xuống.

4. Chơi với các điều khiển khác trong tab Chỉ mục để tinh chỉnh chỉ mục.

• Kiểu: Cho phép bạn đặt các chỉ số trên các dòng phân đoạn riêng biệt (Indented) hoặc chạy cùng nhau (Run-in).

• Cột: Thiết lập số cột mà bạn muốn trong chỉ mục. Hai là tiêu chuẩn.

• Ngôn ngữ: Nếu bạn có nhiều tùy chọn ngôn ngữ được cài đặt trong Word, bạn có thể chọn ngôn ngữ để sử dụng ở đây.

• Right Align Page Numbers: Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốn đặt các số trang ở cạnh phải của chỉ mục.

• Tab Leader: Thay đổi hoặc loại bỏ đường chấm chấm nối mỗi mục nhập chỉ mục với số trang. Bạn chỉ có thể gỡ bỏ đường nét rải rác khi chọn tùy chọn Right Align Page Numbers.

• Định dạng: Cho phép bạn chọn một trong vài định dạng cài sẵn cho chỉ mục. Hoặc, bạn có thể chỉ định Từ Tiêu bản để sử dụng các kiểu trong mẫu của tài liệu để xác định định dạng cho chỉ mục.

5. Nhấp OK.

Chỉ mục được chèn vào tài liệu.