Khái niệm phân chia nhiệm vụ và kiểm tra CPA - những núm vú

Phân chia nhiệm vụ là quá trình tách các nhiệm vụ quan trọng giữa nhiều nhân viên để giảm nguy cơ trộm cắp. Trên môi trường kinh doanh và các khái niệm (BEC) kiểm tra một phần của kỳ thi CPA, quá trình này là một kiểm soát nội bộ quan trọng mà bạn nên hiểu.

Mặc dù các kiểm soát khác - chẳng hạn như phê duyệt bằng văn bản và đối chiếu tài khoản ngân hàng - là quan trọng, làm thế nào bạn phân bổ công việc cho nhân viên là rất quan trọng. Nếu các nhiệm vụ không được tách biệt cẩn thận, những người lao động không trung thực có thể ghi đè lên tất cả các kiểm soát nội bộ khác của bạn.

Quyền tạm giữ tài sản:

• Nhân viên A có quyền truy cập vào tài sản, chẳng hạn như sổ séc của công ty. Ủy quyền di chuyển tài sản:

• Nhân viên B có quyền ký kết séc, cho phép tiền mặt được chuyển (thanh toán). Nhân viên B cũng đồng ý mua các mặt hàng có giá trị lớn. Ghi chép:

• Nhân viên C thường là kế toán viên. Nhân viên C xem xét các hồ sơ ghi lại một giao dịch và sau đó đăng các hoạt động vào hồ sơ kế toán. Nhân viên C kết hợp sổ séc. Séc kiểm tra nhân viên B, và nhân viên A giữ sổ kiểm tra thực tế.

  Đây là một kịch bản phân chia nhiệm vụ. Giả sử rằng một người quản lý nhà hàng, Rob, có thẩm quyền cho phép thanh toán cũng như khả năng ký séc. Rob quyết định tạo ra một phiếu giảm giá

giải ngân . Chứng từ là một tài liệu ủy quyền thanh toán cho bên bán. Trong trường hợp này, phiếu mua hàng này là $ 1,000 để thanh toán cho Northern Meat Supply. Nhà hàng mua thịt, thịt gà và cá từ các nhà cung cấp. Sử dụng phiếu mua hàng làm tài liệu, Bob tạo ra một chi phiếu phải trả cho Northern Meat Supply.

Sue, kế toán của nhà hàng, hoà giải tài khoản ngân hàng. Cô ấy thông báo thanh toán mỗi tháng cho Northern Meat Supply. Cô ấy không nghĩ đến khoản thanh toán là không bình thường, vì nhà hàng trả tiền cho người bán thịt, gà và cá. Vài tháng sau, Rob bỏ đi làm việc tại một nhà hàng khác.

Cuối năm, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục để kiểm toán các khoản phải trả. Là một phần của thủ tục của nó, một kiểm toán viên đồng ý (so sánh) một mẫu thanh toán của nhà cung cấp cho các lô hàng gửi đến. Kiểm toán viên nhận thấy rằng không có sản phẩm nào được nhận từ Thịt thịt phía Bắc. Sau khi điều tra thêm, công ty xác định rằng Thịt Bắc Bắc là một

người trả tiền giả tưởng . Công ty chỉ đơn giản là một tài khoản ngân hàng mà Rob kiểm soát. Bởi vì Rob có hai nhiệm vụ nên được tách ra (quyền mua hàng và ký séc), ông đã có thể ăn cắp tài sản từ công ty.Kịch bản này là phổ biến trong bài kiểm tra của BEC. Việc phân chia nhiệm vụ cũng được kiểm tra và chứng nhận (AUD).